Матрица разделения административных задач управления

Наиболее проработанной разновидностью матрицы ответственности яв­ляется матрица разделения административных задач управления — мат­рица РАЗУ. В этой матрице используются символы, отражающие три прин­ципиальных аспекта выполнения каждой работы.

1. Принятие решения по работе:

Я — единоличное принятие решения;

! — участие в коллективном принятии решения с правом реша­ющей подписи;

Р — участие в коллективном принятии решения без права реша­ющей подписи.

2. Управление работой: 1 П — планирование;

О — организация;

К — контроль;

X — координация;

А — активизация.

3. Выполнение работы и ее техническое и информационное обслужи­вание:

С — согласование и консультирование;

Т — выполнение рабочих операций;

М — подготовка предложений;

И — получение информации;

± — выполнение расчетных операций;

прочерк — неучастие в выполнении работы.

При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:

• символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;

• символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;

• символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может прини­маться решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;

• символы принятия решения должны присутствовать в строке обя­зательно;

• символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;

• символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обя­зательно должен присутствовать в каждой строке. Таких симво­лов может быть более одного. При этом ответственного исполни­теля выделяют специальным образом, например, подчеркивани­ем, кружком, жирным шрифтом или курсивом.

Приведенные правила должны выполняться в любом случае. Все осталь­ные комбинации символов разрешены. Пример построения матрицы раз­деления административных задач управления (матрицы РАЗУ) представ­лен в табл. 9.5.

Таблица 9.5

Матрица разделения административных задач управления (фрагмент)

No п/п	\ Должностные лица и струк- турные под- X. разде- Задачи, ления решаемые в структурных \ подразделениях	К/	Дирек­тор	Зам. дирек­тора	Пла­новый отдел	Произ­водст­венный отдел	Лабо­рато­рия Ns 1		Лабо­рато­рия №...
	Разработка перспективных планов		!	РО	ТП	П	П		П
	Обеспечение работ материально-техни­ческими ресурсами		ЯО		п	т	П		П

\ — коэффициент трудоемкости выполнения задачи.

Помимо развитого аппарата изображения различных видов участия в вы­полнении работ матрица РАЗУ имеет еще достоинство: возможность пере­хода от символьного обозначения ответственности к численному и исполь­зования полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту. Такой переход осуществляется через таблицу парного сравнения (матрицу предпочтений) видов ответственности, обозначаемых символами (табл. 9.6). В эту таблицу вносятся экспертные оценки — сравнительной значимости или трудоем­кости операций, стоящих за каждым из символов.

Таблица 9.6

Таблица парного сравнения

Символы	к,	к,	...	кп	I
к,
к,
...
К,
£					£

В приведенной таблице символы сравниваются друг с другом. Более пред­почтительному символу присваивается два балла, менее предпочтительно­му — 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваи­вается один балл.

Техника заполнения таблицы парного сравнения следующая. Прежде все­го заполняются ячейки, в которых символы сравниваются сами с собой: в них ставится 1. Эти ячейки образуют диагональ. Затем заполнение таб­лицы осуществляется построчно для каждого символа, одновременно за­полняется соответствующая графа. Если в строке рассматриваемого сим­вола ставится 2, одновременно в графе сравниваемого символа ставится 0. Если в строке ставится 0, в графе — 2 и т.д. Таким образом заполняется первая строка и первая графа, затем вторая строка и вторая графа и т.д. Пример заполнения таблицы парного сравнения приведен в табл. 9.7.

Значимость каждого символа определяется как сумма значений по строке.

Правильно заполненная матрица удовлетворяет следующим условиям:

• сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов;

• сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали долж­на равняться удвоенному количеству символов.

Таблица 9.7

Таблица парного сравнения

Символы	к,	к,	кз	к.	к,	к6	к,	«в	x
к,	i
к.		j|Il!||l||ll
кз			jjjjjjjjjj
к4
к5					lillllllil
к6						вшшявш" SiBlllli
к,
к,
X

Для определения относительной значимости каждого символа сумму по строке делят на общую сумму всех значений всех символов:

Ук< =(12:64) -100 = 19;

УК2 =(8:64)-100 = 12,5;

VKs =(8:64)-100 = 12,5;

VKt =(6:64)-100 = 9;

yKj =(7:64) 100 = 11;

УКв =(3:64) -100 = 5;

Ук? =(8:64)-100 = 12,5;

УКв =(12:64) -100 = 19.

Затем осуществляется обработка экспертных оценок. Для этого записыва­ются индивидуальные оценки (оценки символов каждым экспертом). Наи­более приемлемым методом получения коллективных оценок является нахождение либо средней арифметической, либо статистической моды.

Подобным образом можно оценить трудоемкость или важность работ (за­дач, функций, процессов), представленных в первом столбце матрицы ответственности.

Имея количественные оценки трудоемкости работ и операций, отобража­емых символами матрицы ответственности, можно дать общую оценку тру­доемкости выполнения работ:

где Су — расчетная оценка трудоемкости выполнения работы /;

W(— оценка сравнительной трудоемкости работы i (из матрицы парного сравнения трудоемкости работ);

V. — оценка трудоемкости вида деятельности, обозначаемой символом;

— сумма всех оценок символов, приходящихся на данную работу.

Также можно рассчитать оценку трудоемкости всех операций, выполняе­мых конкретной структурной единицей:

S. = 2.2.C.V...

j J''']

Оценка трудоемкости операций, выполняемых конкретной структурной единицей, особенно важна, так как позволяет в относительных величинах оценить сравнительную трудоемкость деятельности различных структур­ных подразделений. Такая оценка весьма полезна при проектировании или оптимизации организационных структур управления, так как дает количе­ственные оценки себестоимости тех или иных структурных единиц. Оцен­ка трудоемкости может быть выражена и в денежных показателях путем пересчета через общий фонд заработной платы, который равен общему количеству оценок структурных подразделений:

F. = S. • (ФОТ: Z.Sy),

где Fj — денежная оценка деятельности структурной единицы;

S — оценка трудовой загрузки структурной единицы подразделений или должности;

ФОТ — общий фонд оплаты труда всех структурных единиц.

Сравнивая существующий фонд оплаты труда структурной единицы с полученной денежной оценкой деятельности, можно выявить подразде­ления и должности, перегруженные или недогруженные работой. Для нор­мализации деятельности надо либо изменить содержание выполняемых работ и операций, либо изменить фонды оплаты труда структурных еди­ниц.

Заработные платы сотрудников формируются не только на основе внут­ренних оценок трудоемкости, но и на основе состояния рынка труда. Поэтому часто возникают ситуации, при которых внутренняя стоимость сотрудника значительно ниже его рыночной стоимости.

Помимо внутренней трудоемкости и стоимости подразделений можно сходным образом оценить их важность с точки зрения вклада в достиже­ние целей проекта и получить не только затратную, но и доходную оценку. Алгоритм расчетов тот же. Только при оценке значимости символов и работ необходимо их сравнивать не по трудоемкости, а по важности каждого символа и работы для достижения результата. При необходимости можно

оценить в денежных показателях полезность деятельности каждой струк­турной единицы, осуществив пересчет не через фонд заработной платы, а через совокупный доход, создаваемый всеми структурными единицами, и получить оценку полезности структурных подразделений и должностей.

Сравнивая оценки внутренней себестоимости и полезности структурных единиц, можно провести функционально-стоимостной анализ организа­ционной структуры управления.

Таким образом, матрица разделения административных задач управления представляет собой не только матрицу ответственности, позволяющую наглядно изобразить систему ответственности структурных подразделе­ний и исполнителей за выполнение работ по проекту, но и является пол­ноценным инструментом организационного анализа и проектирования.