Роль информации в управлении

Исследование проблемы документации в организациях требует в первую очередь определения роли информации в управлении и тщательного анализа самого понятия информации.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления.

Все взгляды на сущность информации формируются вокруг двух подходов: атрибутивного и функционального.

Атрибутивный. Информация – неотъемлемое внутреннее свойство всех материальных объектов. Содержится во всех элементах и системах материального мира. Познавательный процесс представляет собой декодирование информации, которая содержится в предметах реального мира.

Функциональный. Исходя из неразрывной связи информации с управлением, функционированием, не признается существование информации в неживой природе. Информация – содержание сигнала или сообщения, полученного кибернетической системой из внешнего мира. Кибернетика – наука об общих принципах управления в различных системах (технической, биологической, социальной). Дословно переводится как «наука управлять». Информатика – наука, изучающая процессы передачи, обработки информации с помощью средств вычислительной техники. Предусматривается наличие в системе особого вида отражающей подсистемы – информационной.

Типы информации.

Связанная и свободная информация (классификация Автократова). Связанная – уровень организации документа; программа функционирования системы.

Свободная (относительная) – отношение или воздействие одного объекта на другой, благодаря чему второй из них становится носителем информации. Особенность свободной информации заключается в том, что она обнаруживается и используется только при наличии подготовленного к её восприятию потребителя. Лишь в таком случае может происходить процесс передачи информации.

Процессом и результатом взаимодействия связанной и свободной информации является актуальная информация – сообщение, поступающее в системы, необходимое ей и обеспечивающее её жизнедеятельность. Часть сообщений, получаемая и имеющаяся в распоряжении системы, но не использованная в текущем управлении – потенциальная информация.

Связанная информация имеет определенную структуру. Данные – совокупность сообщений о реальных социальных событиях и фактах, не соотнесенная с возможностью её использования. Когда они получают пригодную для использования форму, то становятся информацией.

Информационный процесс – процесс и результат взаимодействия собственной информации системы с получаемой извне свободной информацией. Т.е. взаимодействие систем с внешней средой.

Этапы информационного процесса.

1. Производство (социализация) знаний.

2. Обращение (обработка, преобразование, хранение, поиск и передача) информации.

3. Потребление (получение, восприятие, использование) информации.

Информационные системы характеризуются как интегрированные совокупности, искусственные единства методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объёме.

В зависимости от источника социальной информации они бывают экономические, научно-технические, политические. В зависимости от функции, выполняемой в управлении: организационными, регулирующими, учетно-контрольными.

Классификация Михайлова:

· информация, непосредственно необходимая для управления; т.е. циркулирующая по каналам данной системы и используемая для решения задач системы;

· информация для развития данной системы.

С помощью информации реализуется связь с управляющей и управляемой частью системы.

Процесс управления - совокупность действий по планированию, организации, мотивации и контролю. Включает в себя:

· сложную цель развития ситуации;

· данные о внешней обстановке, собственном положении, состоянии органа управления;

· операцию сравнения желаемого и фактического состояния;

· выработку решения о действиях;

· реализацию решения и контроль за его выполнением.

По сроку службы выделяют постоянную и переменную информацию. Постоянная остается для данной организации длительное время стабильной (нормативная, ГОСТы и др.). Переменная периодически меняет своё содержание (штатное расписание и др.).

Структура:

- систематизированная;

- частично систематизированная;

- несистематизированная.

Систематизированная информация – унифицированная по составу информации, адресам, формам и срокам передачи.

Несистематизированная – нерегламентированная информация, которая поступает эпизодически.

Форма отражения информации бывает визуальной, аудиальной и аудио-визуальной. Форма представления: буквенная и цифровая.

Направление движения по отношению к организации:

- входящая информация;

- исходящая.

Свойства информации:

· структурированность;

· смысл;

· ценность (полная, достоверная, оперативная, содержательная).