Информационная среда организации

Информационная среда организации – совокупность источников информации, оказывающих воздействие на организацию. На её основании в процессах функционирования организации возникает инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в ней играют документированная информация, информационные технологии и персонал.

Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях: от руководителя до исполнителя.

Управленческая деятельность направляется преимущественно знаниями в виде разного рода документов, записей данных, представляемых пользователям соответствующими подразделениями: архивом, канцелярией, библиотекой.

Центральное место в информационной среде организации занимает человек, поэтому процесс формирования информационной среды должен учитывать индивидуальные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования и инфраструктура организации должны строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников с последующим их включением в систему менеджмента персоналом. Особенно важна роль руководителя организации.

Прогрессивный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы во внедрении новой техники и расширении индустриализации.

Имеют значение уровни взаимодействия рабочего места с окружающей средой. Функциональный анализ деятельности организации, её профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учётом информационного портрета каждого специалиста и сформулировать соответствующие профессиональные требования к нему.

Информационное обеспечение рабочего места складывается из: (№ 9)

1. Личного информационного массива работника (его документов);

2. информации, полученной от источников внутри рабочей группы (структурного подразделения, отдела);

3. информации, полученной из других структурных подразделений организации;

4. информации, полученной из других организаций;

5. информации, полученной из глобальных информационных сетей;

6. неформальной информации, полученной работником любыми способами и от любых источников.

 

6.Информационные ресурсы организации (№ 7)

Информационные ресурсы (ИР) – организованная документированная информация, включающая банки и базы данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.

1.Закон «О НАФ РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учёта, хранения и использования документов НАФ и архивов в РБ. В нём определяются понятия «технотронный документ» и «информационный ресурс».

2. Закон «Об электронном документе» (10 января 2001г.) устанавливает правовые основы применения электронных документов. В нём определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, права и обязанности, ответственность участников правовых отношений в сфере обращения электронных документов. Даны понятия ЭЦП и средств ЭЦП, подлинности и целостности электронного документа. Его недостатками является то, что он ссылается сам на себя, в нём не определён единый удостоверяющий центр, лишь в общих чертах описывается выработка и распространение открытых ключей ЭЦП, не определяется статус, права и обязанности лица, осуществляющего эту деятельность.

Удостоверением и сертификацией ЭЦП занимает Государственный центр безопасности информации. Вопросами шифрования занимается КГБ.

3.Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах РБ (1996г.) даёт классификацию машиночитаемых документов, унифицированные формы учётных документов и образцы их заполнения, технологию подготовки, оформления, учёта, хранения и передачи электронных документов.

4.Основные правила работы архивов (1997г.)

5.Правила учёта и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.) содержат сведения о порядке контроля электронных документов при передаче на государственное хранение, об обеспечении доступа к информации и защите права собственности на ИР.

6.Методические рекомендации по архивному хранению электронных документов (1998г.) содержат рекомендации по обеспечению сохранности и доступности электронных документов на стадии архивного хранения. В них рассматривается вопрос выбора оптимального формата файлов.

7.СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных электронных документов(ЭД). Рассматривается вопрос планирования жизненного цикла электронного документа, идентификации, удостоверения подлинности.

8.Методические рекомендации по применению НПА в целях обеспечения сохранности электронных документов (2000г.).

9.Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000г.).

10.Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности ЭД и подготовке их передачи на государственное хранение (2001г.).

11.Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче ЭД и ИР на государственное хранение (поглотила Методические рекомендации 2001 года) (2005г.).

12.Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации ЭД при передачи их на государственное хранение (2003г.).

13.Правила работы архива ЭД БелНИЦЭД (2003г.).

14.Методические рекомендации по передаче ЭД в ведомственные архивы из структурных подразделений (2003г.).

15.Типовое положение об архиве ЭД организации (2004г.).

16.Методические рекомендации по учёту и хранению ЭД в учреждениях, организациях, на предприятиях. (2004г.).

 

Работа с ИР в организации определяется:

1)Законом «О НАФ РБ».

2)Законом «Об информатизации». Государственной регистрации и накоплению полежат имеющие государственное значение ИР, ИТ и программные продукты, созданные как за счёт государственных средства, так и других. Основанием для государственной регистрации ИР является Постановление СМ РБ «О государственной регистрации ИР» от 28.08.2000 (редакция 2004г.). Утверждено Положение о государственном регистре ИР, где определяется порядок регистрации.

3)Перечнем ИР, имеющих государственное значение, утвержденный Постановление СМ РБ от 29.05.2001. Он постоянно обновляется и переутверждается. В нём определены все государственные органы и их ИР.

Процесс регистрации осуществляется следующим образом. Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию, утвержденную в 2000 году. Она передаётся в институт прикладных программных систем НАН РБ. Изменения и дополнения тоже должны быть зарегистрированы.

 

7. Сроки хранения ИР

Сроки хранения ИР определяются Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности архивов (2006г.). Если срок не указан в этих перечнях, то он рассматривается на заседании ЭК, в состав которой должен входить человек, занимающийся организацией работы с ЭД. В организации должен быть составлен перечень ЭД и ИР с указанием сроков хранения в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности ЭД. Этот перечень должен согласовываться с БелНИЦЭД.

Архивные копии. Для постоянно обновляемых ИР необходимо регулярное создание архивных копий на правах подлинников (в соответствии с Инструкцией о периодичности создания архивных копий ИР).

Если организация является источником комплектования, то все нормативные документы должны согласовываться с БелНИЦЭД (на ЭПК).

Классификация ИР.

По видам ИТ: базы данных и банки данных (государственные кадастры и регистры, реестры, базы данных учётно-статистического характера, научно-исследовательские базы данных, базы данных нормативной, справочной и библиографической информации) и интернет-публикации (правительственные сайты, сайты органов государственного управления, образовательные и научные сайты, сайты СМИ).

По срокам хранения: постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение; постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение; временного срока хранения.

К ИР постоянного срока хранения, подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных, научно-исследовательские базы данных, инернет-публикации государственных органов, отдельные сайты НИИ и учебных заведений (по решению ЭПК БелНИЦЭД).

К ИР постоянного срока хранения, не подлежащим передаче на государственное хранение, относятся официальные базы и банки данных организаций, имеющих лицензию Департамента по архивам и делопроизводству на постоянное хранение ИР или заключенный с Департаментом договор на продление сроков хранения документов.

К ИР временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до минования надобности.

Некоторые исследователи в ИР включают ИТ. Информационные технологии – технологии, ориентированные на получение, обработку и передачу информации. Их цель – производство информации для её анализа человеком и принятие на его основании решения по выполнению какого-либо действия.

Основные характеристики. Предметом обработки являются данные. Целью процесса – получение информации. Средства осуществления процесса бывают программными, аппаратными, программно-аппаратными вычислительными комплексами.

Процесс обработки данных разделяется на операции в соответствии с данной предметной областью. Выбор управляющих воздействий на процесс должен осуществляться лицами, принимающими решение.

Критерием оптимизации процесса является своевременность доставки информации пользователю, её надёжность, доступность и полнота.

Новые ИТ – технологии с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующие персональные компьютеры и телекоммуникацию.

Основные принципы новых ИТ:

1. Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.

2. Интегрированность с другими программными продуктами.

3. Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Проблемы:

1. Выработка соглашений и стандартов, протоколов для компьютерной связи.

2. Организация защиты и безопасности информации.

Базовые ИТ:

- технологии программирования;

- телекоммуникационные технологии;

- базы данных;

- технологии обработки изображений;

- экспертные системы (анализируют информацию, на основе этого анализа принимается решение);

- технологии криптографии.

Прикладные ИТ:

- АСДОУ;

- системы поддержки принятия решений;

- геоинформационные системы – сбор, обработка картографической информации;

- системы автоматизированного проектирования (САПР: AutoCad).

К обеспечивающим ИТ относятся микроэлектронные базы средств вычислительной техники.

Некоторые исследователи включают в ИР персонал.

Для построения системы управления ИР (СУИР) в организациях важны все составляющие ИР. Для создания информационной инфраструктуры организации и системы регулирования, использования ИР эти элементы тоже важны. Должен быть решен вопрос о порядке создания ИР, получения, предоставления и передачи информации, доступа к ней, порядок её использования (в или за пределами организации).

Качество и степень полноты ИР особенно важны для удовлетворения потребностей организации. Их важнейшим индикатором являются неудовлетворенные запросы пользователей. Постоянный мониторинг степени соответствия информационных потребностей ИР позволяет выявить и устранить проблемы.

 

8. Управление документацией (УД)

УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ. Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.

В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:

1. Выявить связь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов, образования, разработки стандартов и терминологии.

2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.

3. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработке и осуществлении программ УД.

Целями УД в организации является:

1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.

2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.

3. Разработка механизма контроля за содержанием документов с целью предотвращения создания ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними.

4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.

Содержание УД включает следующие вопросы:

1) управление центром документации;

2) составление графиков контроля за документами;

3) управление хранением дел в организации;

4) управление машиночитаемыми и электронными документами;

5) управление информационно-поисковой службой (ИПС);

6) управление перепиской;

7) управление формами документов.

УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.

Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.

Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.

Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.

 

Стандарты в области УД

В рамках ISO осуществляется сотрудничество между национальными организациями, с Международной электронно-технической комиссией, Международным союзом электронной связи, всемирным почтовым союзом, Европейской экономической комиссией ООН. В ISO есть Технический комитет 46 «Информация и документация».

Международные стандарты не имеют обязательного характера для стран-участниц. В РБ – Госкомитет по стандартизации. Он проводит разработку проектов международных стандартов, определяет позицию РБ при голосовании по принимаемым стандартам.

Уровень гармонизации наших и международных стандартов приблизительно равен 60%. Существует 3 степени их соответствия.

1. Идентичная: они равнозначны по техническому содержанию, структуре и изложению (как правило, аутентичный перевод).

2. Модифицированная: содержат технические отклонения, которые можно разъяснить.

3. Неэквивалентная: имеются изменения в структуре и содержится незначительная часть требований международных стандартов.

 

Проблемы автоматизации УД