Ввод и редактирование данных таблицы.

 

Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. В режиме таблицы данные отображаются в строках и столбцах. Строки (записи) таблицы в зависимости от выполняемых операций помечаются маркерами:

► - маркер текущей операции;

! («карандаш») – маркер редактируемой записи;

Æ - маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме;

*- маркер новой записи.

Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.

 

Ввод данных осуществляется после установки курсора в поле таблицы. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка данных типов: числовой, денежный, дата/время, логический. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля «Условие на значение». Для ввода в поле текущей записи значения того же поля предыдущей записи следует нажать комбинацию клавиш CTRL+’ (апостроф), для ввода текущей даты – CTRL+; для ввода текущего времени – CTRL+:.

Сохранение введенной записи выполняется автоматически при переходе к другой записи или при закрытии таблицы.

Настройка отображения записей в режиме таблицы

Access позволяет:

Изменить порядок следования полей в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить столбец или группу столбцов и перетащить их в нужное место. Изменение порядка следования столбцов в режиме таблицы не вызывает изменения в структуре таблицы.

Изменить ширину поля. Это можно сделать командой ФОРМАТ/Ширина столбца или перетаскиванием правой границы столбца (указатель мыши должен принять вид крестика с двунаправленной стрелкой ½½®). Если дважды щелкнуть мышью у правой границы столбца, ширина столбца будет выровнена по значению поля.

Изменить высоту записи. Это действие можно выполнить командой ФОРМАТ/Высота строки или перетаскиванием верхней границы строки таблицы. Установленная высота будет применена ко всем записям. Высота строки указывается в пунктах.

Изменить шрифт отображения данных с помощью команды ФОРМАТ/Шрифт.

Столбцы можно скрывать и отображать.

Сортировка записей

Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям. Для этого необходимо установить указатель в поле на уровне любой записи или выделить один или несколько столбцов и выполнить команду ЗАПИСИ/Сортировка по возрастанию (по убыванию) или воспользоваться кнопками панели инструментов.

Для восстановления первоначального порядка расположения записей следует выполнить команду ЗАПИСИ/Удалить фильтр.

Фильтрация записей

Фильтрация – это способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Установить критерий отбора можно с помощью следующих команд:

- фильтр по выделенному;

- исключить выделение;

- изменить фильтр;

- расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному отбирает записи таблицы на основании текущего выделения (выделяется значение поля). Фильтр обладает свойством накопления условий отбора. Условия добавляются одно к другому и образуют итоговый критерий, связывающий условия отбора логической функцией «И». Функция «Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.

Команда Изменить фильт р позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ».

Команда Расширенный фильтр позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». В результате выполнения команды появится окно расширенного фильтра для формирования условия отбора (фактически запроса).

Команда Применить фильтр позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.

 

Запросы.

 

Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. При закрытии запроса динамический набор данных этого запроса прекращает свое существование. В самом же запросе хранится структура запроса, в которой определены: таблицы, список полей, тип запроса, порядок сортировки, условия отбора записей и т.д.

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.

QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.

SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).

QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.

Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.

Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Для создания запросов имеются следующие мастера:

- Мастер создания простого запроса.

- Мастер создания перекрестного запроса.

- Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.

- Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса (рис. 141.

 

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

Бланк запроса представляет собой таблицу для определения полей и условий, которые будут использованы при создании динамического набора данных. Размер таблицы определяется количеством выбранных полей (столбцы) и видом запроса. Каждому виду запроса соответствует свой набор строк.

Выбор таблицы осуществляется в окне Добавление таблицы, в котором отображаются все таблицы и запросы базы данных (рис.142).

 

 

Окно Добавление таблицы вызывается:

- при создании нового запроса конструктором;

- при выполнении команды ЗАПРОС/Добавить таблицу;

- при нажатии кнопки Добавление таблицы (кнопка с рисунком «таблица со знаком плюс»);

- щелчком правой кнопкой мыши по области схемы данных и выбором в контекстном меню команды Добавить таблицу.

Добавить таблицу в запросе можно также, перетащив значок таблицы из окна базы данных в окно конструктора с открытым запросом.

Удалить таблицу можно клавишей DEL или командой ЗАПРОС/ Удалить таблицу – для предварительно выбранной таблицы.

Многотабличные запросы позволяют получить информацию нескольких таблиц, которые должны быть связаны. Создать связи в запросах можно следующим образом:

1. Предварительно перед созданием запроса создать связи. В этом случае связь таблиц в запросе будет установлена автоматически.

2. При создании связанных таблиц необходимо для связываемых полей задать одно имя и определить один тип, указав в одной из таблиц данное поле – ключевым. Связь будет установлена автоматически.

Создать связь можно в окне конструктора запросов. Созданные в окне конструктора запросов связи функционируют только в запросе. Кроме того, Access позволяет изменить в окне запросов установленные в схеме данных связи.

Запросы на выборку.

 

Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:

- простой запрос на выборку;

- запрос с параметром;

- запрос с итогами;

- запрос перекрестный;

- запрос с вычисляемым полем.

Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.

Бланк простого запроса содержит шесть строк:

- имя поля;

- имя таблицы;

- сортировка;

- вывод на экран (указывает, будет ли поле присутствовать в динамическом наборе данных);

- условие отбора (содержит первое условие, ограничивающее набор данных);

- или (содержит другие условия ограничения данных).

- Разработка простого запроса выполняется в несколько этапов:

- выбор таблицы;

- выбор полей (добавление полей в запрос);

- установление критериев отбора;

- задание порядка расположения записей (сортировка).

 

 

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу.

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.

Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса. Строка Групповая операция обязательно должна быть включена. В запросе обязательно должны быть установлены как минимум три параметра – поле заголовка строк, поле заголовка столбцов и поле для выбора значений. Поля, используемые в качестве строк и столбцов, должны содержать функцию Группировка в строке Групповая операция. Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:

- создать новый запрос для таблицы (таблиц), включив в макет нужные поля;

- выполнить команду ЗАПРОС/Перекрестный;

- в строке Перекрестная таблица указать, какое поле используется в качестве заголовков строк, какое – в качестве заголовков столбцов и какое - для выполнения вычислений в соответствии с выбранной групповой операцией;

- в строке Групповая операция поля значений необходимо выбрать итоговую функцию.

 

 

Запрос с параметром - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.

Запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для создания форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.

Чтобы создать запрос с параметром, необходимо в строку Условия отбора для заданного поля ввести текст приглашения для ввода данного, заключив его в прямоугольные скобки. Можно задать параметры для нескольких полей или для одного поля определить несколько параметров для отбора, используя запись условия в несколько строк совместно с логической операцией «ИЛИ».

Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговое окно определяется порядком расположения полей с параметром в бланке запроса.

 

 

Запрос с итогами позволяют производить выборку данных одновременно с их группировкой и вычислением групповых итогов с использованием различных статистических функций. В Access предусмотрено 9 статистических функций:

Sum - сумма значений некоторого поля для группы;

Avg - среднее значение некоторого поля для группы;

Max, Min - максимальное или минимальное значение поля для группы;

Count - число значений поля в группе (пустые значения поля не учитываются);

StDev - среднеквадратическое отклонение от среднего;

Va r - дисперсия значений поля в группе;

First, Last - значение поля из первой или последней записи.

Для выполнения групповой операции необходимо в режиме конструктора включить в таблицу описания запроса строку Групповая операция и указать в том поле, то поле, по которому должна быть группировка, а в тех полях, по которым должно вестись вычисление заменить слово "группировка" на требуемую статистическую функцию.

Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи (строке) для каждой группы, исходные строки групп отсутствуют.

В запросах с итогами можно выполнять следующие операции:

1. Групповые операции над всеми записями. Для этого в полях указываются итоговые функции. Результат запроса представляет собой одну запись, заголовки столбцов соответствуют названию функции и имени поля.

2. Групповые операции для некоторых групп записей. Функция Группировка указывается для полей, по которым будут группироваться данные. В полях, по которым будут выполняться вычисления, должны быть выбраны соответствующие вычислениям функции.

3. Группировку записей, которые соответствуют условию отбора. Для этого необходимо указать условие отбора для поля, где выбрана функция Группировка.

4. Вывод только тех результатов, которые удовлетворяют условию отбора. Для этого условие отбора задается для тех полей, по которым в строке Групповая операция выбрана итоговая функция (например, вывести те группы, средний балл студентов которых больше 4,5).

 

Запрос с вычисляемым полем позволяет произвести вычисления на основе данных, имеющихся в таблицах. В такой запрос вводятся новые дополнительные поля, содержащие формулы вычислений, причем эти поля создаются только в самом запросе, а не в таблицах базы данных.

Значения новых вычисляемых полей определяются в соответствии с выражениями над числовыми, строковыми значениями или над значениями дат, которые выполняются для всех записей или для записей, удовлетворяющих условиям отбора.

Для ввода выражения следует создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

Наряду с выводом результатов вычислений на экран допускается использование вычисляемых полей:

- для определения условий отбора записей в запросе или для определения записей, над которыми производятся действия;

- для обновления данных в запросе на обновление.

Вычисляемые поля позволяют:

- рассчитывать числовые значения и даты.

- комбинировать значения в текстовых полях.

- создавать подчиненные запросы.

- рассчитывать значения итоговых полей с помощью групповых функций.

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей. Для расчета итоговых значений следует выбрать в ячейке строки Групповая операция элемент Выра­жение.

Выражение – это набор элементов, объединенных операторами. Выражения могут задавать условия отбора в запросах. При этом Access вычисляет выражение при каждом его использовании, т.е. при каждом выполнении отбора.

Выражения могут содержать следующие элементы: константы, литералы, функции, имена объектов.

Константы – это величины, которые не могут быть изменены: Yes, No, Null, False, True.

Литералы – это фактические значения, которые водятся в виде чисел, текстовых строк или дат. Они используются в том виде, как их ввели. Числовой литерал – это обычное число; текстовый литерал – это последовательность символов, заключенных в кавычки; литералы даты и времени – это значения, заключенные в #... #.

Ввод данных в вычисляемые поля или их изменение в режимах таблицы или формы невозможен. При изменении значений полей, используемых в выражении, значение вычисляемого поля обновляется автоматически.

Формула, помещаемая в вычисляемое поле, всегда начинается со знака равенства (=).

 

Правила создания вычисляемого поля

1. В режиме конструктора запроса щелкнуть по пустой ячейке в строке Поле. Затем для ввода выражения следует либо щелкнуть по кнопке инструментальной панели Построить, либо выбрать одноименную команду в контекстном меню, щелкнув по пустому полю правой клавишей.

2. В окне построителя выражений необходимо создать выражение путем последовательного добавления в него имен полей таблиц и запросов, функций, констант и операторов, которые выбираются из соответствующих списков.

 

3. После создания в окне построителя выражения щелкнуть по кнопке OK и вернуться в окно конструктора запроса. В поле появится выражение. По умолчанию после нажатия клавиши ENTER или перемещения в другую ячейку полю будет автоматически присвоено имя ВыражениеN, где N является целым числом, возрастающим на единицу для каждого нового поля, содержащего выражение, в запросе.

Пример:

Выражение1:[Специальность]![Стоимость обучения]*0.2

Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле, выделив имя этого поля и введя новое имя, например, заменить имя Выражение1. на имя НДС.

4. При делении денежного значения на любое число возвращается числовое значение со значением свойства Размер поля "С плавающей точкой (8 байт)". Для того чтобы возвращалось значение типа "Денежный", следует указать этот тип в свойстве запроса Формат поля.

5. При вводе выражения в окно свойств, в поле бланка запроса Access выполняет автоматическую вставку определенных символов при изменении положения фокуса. В зависимости от типа поля, в которое вводится выражение, автоматически добавляются:

- прямые скобки ([ ]) вокруг имен форм, отчетов, полей и элементов управления;

- символы (#) вокруг дат;

- прямые кавычки вокруг (" ") строковых значений.

Имена объектов

Имена объектов в формульном выражении - это идентификаторы таблиц, форм, отчетов, элементов управления, полей. При вводе имени объекта в Access его нужно заключать в квадратные скобки [ ]. Если в имени объекта нет пробелов и знаков пунктуации, то скобки можно не вводить, однако их вставит сам Access.

При указании имени поля конкретного объекта используются операторы идентификации.

! – оператор идентификации используется для разделения ссылок на объекты. Например, для обращения к полю Дата рождения в форме СТУДЕНТ следует написать:

FORMS![СТУДЕНТ]![ДАТА РОЖДЕНИЯ].

Вывод на экран задает ссылку на значение поля элемента управления или свойства.

Элементы выражений

Элементами выражения могут быть операторы, имена полей, функции, литералы и константы.

Оператор =, <>, <, <=, >, >=, &, And, Or, Not, Like, Between, In определяет операцию, выполняемую над одним или несколькими элементами, и используются главным образом в условиях отбора записей.

Использование стандартных функций в выражениях

Функция – это ранее определенная последовательность действий (программа). В Access можно использовать функции двух видов: стандартные, входящие в состав Access или VBA (140 функций) и пользовательские, которые пользователь пишет сам на языке VBA. Все функции сгруппированы по категориям:

1. Функции даты и времени. Предназначены для управления значениями типа Дата и Время.

Date() – возвращает текущее системное время и дату;

Day() – возвращает целое число от 1 до 31 – день месяца;

Month() – месяц от 1 до 12 значения даты;

Weekday() – возвращает день недели (целое число, воскресенье соответствует 1);

Year() – возвращает год (целое число).

2. Функции преобразования типов данных. Позволяют назначить наиболее подходящий тип данных:

str() – возвращает число в виде строки;

Val() – возвращает число из строки;

Format() – возвращает строку в формате, определенном пользователем.

3. Математические и тригонометрические функции. Выполняют вычисления над числовыми значениями.

Abs() – возвращает абсолютное значение числа;

Sqr() –вычисляет квадратный корень числа;

Fix() – возвращает целую часть числа;

Int() – возвращает первое целое число, меньшее аргумента.

4. Текстовые (строковые) функции. Выполняют операции над текстовыми значениями.

Asc() – возвращает числовой код символа;

Chr() – возвращает символ по числовому коду;

Instr() – возвращает номер позиции знака в тексте;

Left() – возвращает указанное число знаков текста слева;

Right() – возвращает указанное число знаков справа;

Mid() – возвращает указанное число знаков, начиная с указанной позиции.

5. Финансовые функции. Эти функции аналогичны имеющимся финансовым функциям в Excel.

6. Статистические функции. Выполняют групповые операции над набором данных, который содержится в поле формы, отчета или запроса.

7. Логические функции

IIF(условие, значение_если_истина, значение_если_ложь)