Сохранение созданной Базы данных.

Сохранение созданной Базы данных.

Закрыть все таблицы и проч.Щелкнуть на кнопке ”Оффис” (вверху слева), Сохранить как, База данных Access 2007.

 

Создание новой таблицы путем ввода данных в режиме Таблица (так лучше не делать!)

На вкладке Создание – Таблицы щелкаем Таблица,открывается окно Таблица в режиме Таблица.

Вводим в каждый столбец данные определенного типа без ошибок, чтобы Access мог автоматически определить тип и формат данных. Отметим, что Access автоматически создает и затем заполняет первое поле (столбец) Код типа Счетчик (которое затем делается ключевым). Если вы хотите сделать ключевым другой столбец, то переходим в режим Конструктор и см. выше.

 

2 Создание новой таблице в режиме Конструктор (так и делать!)

Перейти в режим Конструктор можно, щелкнув на Режим (слева на вкладке Главная), затем на Конструктор. Видим три столбца: Имя поля (заголовок столбца), Тип данных (для определения или изменения формата данных) и Описание (последнее необязательно).

Значения в первом поле не должны повторяться. Для этого поля удобно использовать тип данных Счетчик.

Последовательность действий:

- Задаем имя первого поля и соответствующий тип данных (щелкаем в правой части поля Тип данных - возникает список типов. Выбираем нужный).

Затем делаем первое поле ключевым: для этого щелкаем на соответствующем поле, щелкаем на Работа с таблицами и, затем щелкаем на изображении желтого ключа.

- Определяем имена и типы еще несколько полей (использование кириллицы в именах полей и таблиц может приводить к ошибкам при работе в сетях).

- Переходим в режим Таблицы (Режим, Режим таблицы).

- Заполняем таблицу данными. Сохранить как … Присваиваем таблице имя.

(В общем случае щелкаем на треугольнике и выбираем из списка нужный вариант, например, Запрос.)

 

Переименование таблицы

Щелчок правой кнопкой на имени таблицы, в контекстном меню. Щелкаем Переименовать.

 

Открытие уже существующего объекта (например, Таблицы или Запроса)

Щелчок на черном треугольнике списка (слева под раскрытой вкладкой), щелчок на Таблицы, двойной щелчок на имени таблицы.

 

Изменение ширины столбца

В режиме таблицы щелкнуть правой на заголовке столбца, Ширина столбца, ввести значение.

Или: навести курсор на правую границу заголовка столбца, нажать и протащить.

 

Поиск и замена данных

В режиме Таблица поместить курсор в любую строку нужного столбца, на вкладке Главная щелкнуть Найти в группе Найти (справа). Появится диалоговое окно Поиск и замена.

 

Сортировка (в режиме таблицы)

Щелкаем на соответствующем столбце, затем на вкладке Главная-Сортировка и фильтр щелкаем на соответствующей кнопке сортировки (по возрастанию или убыванию); или на Фильтр (воронка) затем выбрать вариант сортировки.

Или щелкаем правой кнопкой и выбираем в контекстном меню.

Или щелчок на треугольнике списка в заголовке столбца (справа), выбираем нужное.

Для отмены: щелчок на кнопке под двумя кнопками сортировки.

 

Фильтрация

В режиме Таблица щелчок правой на одной из ячеек столбца, щелкаем Числовые фильтры, выбираем вариант фильтрации (меньше,...), ОК.

Или щелчок на треугольнике списка в заголовке столбца (справа), выбираем нужное.

Или щелчок на воронке.

Для отмены: щелчок на Применить фильтр (справа внизу).

 

Фильтр по выделенному

В окне базы данных выбираем таблицу или запрос. Устанавливаем курсор в ячейке (содержащей например, текст ”Иван”) для отбора записей (т.е. строк) с аналогичным значением поля (”Иван”). На Главная-Сортировка и фильтр нажимаем кнопку Выделение (воронка с молнией наверху справа (или кнопку Фильтр воронка вверху посередине)), щелкаем Р авно ”Иван” (варианты: Не равно равно ”Иван”, Содержит ”Иван”, не содержит ”Иван”).

Для отмены фильтра – щелчок на воронке Удалить фильтр (внизу справа), или щелчок правой и в контекстном меню выбрать Снять фильтр с Имя, или кнопка Параметры расширенного фильтра, затем Очистить все фильтры.

.

Другой вариант фильтра по выделенному: щелкаем правой кнопкой мыши на ячейке с ”Иван” и в появившемся окне выбираем нужное.

Можно выделить фрагмент ”Ив”и щелкнуть Начинается с ”Ив”. Тогда при фильтрации останутся только строки с именем, начинающимся на ”Ив”. Можно выделить фрагмент ”ан” и и щелкнуть заканчивается на ”ан”.. Тогда при фильтрации останутся только строки с именем, заканчивающимся на ”ан”.

 

Создание Запроса на выборку

Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц и представляет их в табличном виде. В практической работе приходится использовать в одном запросе сразу несколько связанных таблиц. Как и в случае фильтра происходит извлечение части записей. Но фильтр не позволяет: объединять таблицы, отображать только часть полей таблицы, вычислять суммы, средние значения и т.д., не может быть сохранен как отдельный объект.

Изменения данных в Запросе автоматически дублируются в соответствующих таблицах.

 

6 Создание простого Запроса на выборку с помощью Мастера

На вкладке Создание в группе Другие щелкаем Мастер запросов, в окне Новый запрос выбираем Простой запрос, ОК. В списке Таблицы и запросы щелкаем на кнопке поочередно выбираем таблицы (а также, если нужно - Запросы). Для каждой таблицы в окне Доступные поля выделяем поочередно нужные поля и нажимаем кнопку >. Далее, Готово.

7 Создание Запроса на выборку в режиме конструктора(применяют более опытные пользователи)

На вкладке Создание - Другие щелкаем Конструктор запросов, открывается окно Запрос, в окне Добавление таблицы поочередно выделяем нужные таблицы и щелкаем Добавить, Закрыть.

В верхней части Окна Запроса появляются изображения добавленных таблиц, содержащие списки полей.

В нижней части Окна Запроса выбираем столбец, щелчок в правой части ячейки строки Имя таблицы. В раскрывшемся списке выберите имя нужной таблицы. Аналогично в ячейке Поле выберите имя столбца данной таблицы. В следующих столбцах аналогично выберите поля одной или нескольких таблиц. Щелчок на Выполнить! (Или - переходим в режим Таблицы (щелчок на панели слева)). Появляется таблица, составленная из выбранных столбцов выбранных таблиц.

 

Сортировка и фильтрация в Запросе производятся так же, как для простой таблицы.

 

Условия отбора в запросе

В режиме конструктора в строке Условие отбора задается условие (одно на столбец). Например: <5 OR >1 (или > 10 AND <50).

 

Удаление записи из таблицы

Выделяем запись в режиме Таблицы (щелчок в левой части записи). Delete. Да.

Запросы с параметрами

Если Запрос приходится выполнять многократно с различными значениями в строке Условие отбора (например, отбирать продажи на сумму, большую заданного значения), то удобно пользоваться Запросом с параметром (или с несколькими параметрами).

Для этого:

Открыть запрос в режиме Конструктор, в строку Условие отбора вместо конкретного значения ввести слово (или фразу) в квадратных скобках. Теперь, если щелкнуть Выполнить (слева под знаком!) на вкладке Конструктор (в режиме Конструктор), то при выполнении Запроса появится диалоговое окно Параметры Запроса, вписать требуемое значение параметра.

В одном Запросе может быть несколько параметров.

Если тип данных дата или числовой, то лучше определить тип данных (после введения слова в строку Условие отбора). Для этого щелкнуть Параметры в группе Показать или скрыть на вкладке Конструктор. Откроется окно Параметры Запроса. В левом столбце ввести слово (можно без квадратных скобок), в правом – выбрать тип данных.

 

Удаление связи таблиц

Закрыть все открытые таблицы. Перейти в окно базы данных. Схема данных.

Щелкнуть правой кнопкой на средней части линии связи и в контекстном меню: Удалить.

 

Создание поля подстановки

Access позволяет использовать коды вместо значений данных – это ускоряет доступ к данным. При необходимости внести изменения (или просмотреть значение в данном поле) удобно использовать поле подстановки. В этом случае, вместо того, чтобы определять числовой код конкретного товара (например, стола) и вносить его, можно выбрать текст «Стол» в раскрывающемся списке.

Например, пусть имеются две таблицы Заказы и Товары. Их можно связать общим полем Код Товара. До связывания этих таблиц, в таблице Заказы, в режиме конструктора, в строке Код товара щелкнуть левой кнопкой в правой части ячейки столбца Тип данных. Появится раскрывающийся список, в нем выбрать пункт Мастер подстановок. В первом окне диалога мастера подстановок выбрать вариант использования данных из таблицы, Далее. Во втором окне выбрать таблицу Товары., Далее. В третьем окне выбрать поле Название товара, щелкнуть кнопку >, Далее. Выбрать порядок сортировки. Далее, Готово. Установить связь между таблицами. Теперь при просмотре таблицы Заказы, в поле Код товара вместо числового значения будет видно текстовое название товара. При изменении значения Кода товара в таблице Заказы (в режиме таблицы) надо щелкнуть в правой части ячейки столбца Код товара и в раскрывшемся списке выбрать нужный текст (например, Стол). Аналогично, при заполнении записи нового заказа

 

Формы

Предполагается, что имеется готовая таблица (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах), и что требуется создать форму для просмотра или изменения данных в этой таблице. Форма может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса, причем можно отображать только часть полей данных. Например, некоторым пользователям нужны лишь некоторые поля большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных.

При добавлении или изменении данных в Форму автоматически вносятся соответствующие изменения в таблицы.

Использование инструмента Форма для создания новой формы и ввода данных

В области переходов (слева) щелкнуть на имени таблицы или запроса, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание-Формы щелкаем Форма (слева наверху). Access создаст форму (с отображением всех полей таблицы) и представит ее в режиме макета. Сохранить Форму.

Переход между строками таблицы осуществляется с помощью Page up и Page Down.

Если Access обнаруживает еще одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу в форму (показывая только соответствующую часть записей). Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с исходной таблицей, то Access не добавляет таблицы данных в форму

 

Разделенная форма (слева на вкладке Создание-Формы - Другие формы, разделенная форма) позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой из двух частей формы.

 

Сохранение созданной Базы данных.

Закрыть все таблицы и проч.Щелкнуть на кнопке ”Оффис” (вверху слева), Сохранить как, База данных Access 2007.

 

Создание новой таблицы путем ввода данных в режиме Таблица (так лучше не делать!)

На вкладке Создание – Таблицы щелкаем Таблица,открывается окно Таблица в режиме Таблица.

Вводим в каждый столбец данные определенного типа без ошибок, чтобы Access мог автоматически определить тип и формат данных. Отметим, что Access автоматически создает и затем заполняет первое поле (столбец) Код типа Счетчик (которое затем делается ключевым). Если вы хотите сделать ключевым другой столбец, то переходим в режим Конструктор и см. выше.

 

2 Создание новой таблице в режиме Конструктор (так и делать!)

Перейти в режим Конструктор можно, щелкнув на Режим (слева на вкладке Главная), затем на Конструктор. Видим три столбца: Имя поля (заголовок столбца), Тип данных (для определения или изменения формата данных) и Описание (последнее необязательно).

Значения в первом поле не должны повторяться. Для этого поля удобно использовать тип данных Счетчик.

Последовательность действий:

- Задаем имя первого поля и соответствующий тип данных (щелкаем в правой части поля Тип данных - возникает список типов. Выбираем нужный).

Затем делаем первое поле ключевым: для этого щелкаем на соответствующем поле, щелкаем на Работа с таблицами и, затем щелкаем на изображении желтого ключа.

- Определяем имена и типы еще несколько полей (использование кириллицы в именах полей и таблиц может приводить к ошибкам при работе в сетях).

- Переходим в режим Таблицы (Режим, Режим таблицы).

- Заполняем таблицу данными. Сохранить как … Присваиваем таблице имя.

(В общем случае щелкаем на треугольнике и выбираем из списка нужный вариант, например, Запрос.)

 

Переименование таблицы

Щелчок правой кнопкой на имени таблицы, в контекстном меню. Щелкаем Переименовать.

 

Открытие уже существующего объекта (например, Таблицы или Запроса)

Щелчок на черном треугольнике списка (слева под раскрытой вкладкой), щелчок на Таблицы, двойной щелчок на имени таблицы.

 

Изменение ширины столбца

В режиме таблицы щелкнуть правой на заголовке столбца, Ширина столбца, ввести значение.

Или: навести курсор на правую границу заголовка столбца, нажать и протащить.

 

Поиск и замена данных

В режиме Таблица поместить курсор в любую строку нужного столбца, на вкладке Главная щелкнуть Найти в группе Найти (справа). Появится диалоговое окно Поиск и замена.

 

Сортировка (в режиме таблицы)

Щелкаем на соответствующем столбце, затем на вкладке Главная-Сортировка и фильтр щелкаем на соответствующей кнопке сортировки (по возрастанию или убыванию); или на Фильтр (воронка) затем выбрать вариант сортировки.

Или щелкаем правой кнопкой и выбираем в контекстном меню.

Или щелчок на треугольнике списка в заголовке столбца (справа), выбираем нужное.

Для отмены: щелчок на кнопке под двумя кнопками сортировки.

 

Фильтрация

В режиме Таблица щелчок правой на одной из ячеек столбца, щелкаем Числовые фильтры, выбираем вариант фильтрации (меньше,...), ОК.

Или щелчок на треугольнике списка в заголовке столбца (справа), выбираем нужное.

Или щелчок на воронке.

Для отмены: щелчок на Применить фильтр (справа внизу).

 

Фильтр по выделенному

В окне базы данных выбираем таблицу или запрос. Устанавливаем курсор в ячейке (содержащей например, текст ”Иван”) для отбора записей (т.е. строк) с аналогичным значением поля (”Иван”). На Главная-Сортировка и фильтр нажимаем кнопку Выделение (воронка с молнией наверху справа (или кнопку Фильтр воронка вверху посередине)), щелкаем Р авно ”Иван” (варианты: Не равно равно ”Иван”, Содержит ”Иван”, не содержит ”Иван”).

Для отмены фильтра – щелчок на воронке Удалить фильтр (внизу справа), или щелчок правой и в контекстном меню выбрать Снять фильтр с Имя, или кнопка Параметры расширенного фильтра, затем Очистить все фильтры.

.

Другой вариант фильтра по выделенному: щелкаем правой кнопкой мыши на ячейке с ”Иван” и в появившемся окне выбираем нужное.

Можно выделить фрагмент ”Ив”и щелкнуть Начинается с ”Ив”. Тогда при фильтрации останутся только строки с именем, начинающимся на ”Ив”. Можно выделить фрагмент ”ан” и и щелкнуть заканчивается на ”ан”.. Тогда при фильтрации останутся только строки с именем, заканчивающимся на ”ан”.