Виділення елементів робочої книги.

Дія багатьох команд ставиться не до одного виділеного елемента (осередку, стоці, стовпцю або аркушу робочої книги), а до їхньої сукупності. Такі сукупності однотипних елементів називаються діапазонами. У межах документа можна попередньо виділити один або кілька несуміжних діапазонів. Всі елементи таких діапазонів обробляються в рамках однієї операції (наприклад, форматуються, очищаються, переміщаються й. т. буд.).

Зауваження.

Деякі операції не можуть виконуватися для несуміжних діапазонів осередків. У цьому випадку видається повідомлення: “Дана команда незастосовна для незв'язних діапазонів” (Can not that command on nonadjacent selections).

Розглянемо основні способи виділення діапазонів однотипних елементів за допомогою миші.

Прямокутний діапазон осередків можна виділити одним з наступних способів:

1. Клацанням миші виділити першу вхідну в діапазон осередок. Цей осередок стане активної. При натиснутій лівій кнопці миші протягти покажчик по діагоналі виділюваного прямокутного діапазону осередків.

2. Виділити осередок, що коштує в будь-якому куті передбачуваного прямокутного діапазону осередків. Нажати клавішу і клацнути на осередку в протилежному куті діапазону. Такий спосіб рекомендується для виділення діапазону осередків, що не вміщається в межах вікна й потребуючого використання смуг прокручування.

Для виділення всіх осередків таблиці досить нажати кнопку в лівому верхньому куті аркуша (на перетинанні заголовків рядків і стовпців).

Щоб виділити всі осередки стовпця (рядка ) досить клацнути мишею в заголовку цього стовпця (рядка). Для виділення декількох суміжних стовпців (рядків) необхідно або протягти покажчик миші при натиснутій лівій кнопці через заголовки відповідних стовпців (рядків), або нажати клавішу і клацнути на заголовку останнього стовпця (рядка) діапазону суміжних стовпців (рядків).

Вибір аркуша в книзі здійснюється клацанням на ярличку з його ім'ям. Потрібний аркуш можна вибрати також за допомогою контекстного меню: клацанням правої кнопки миші по одній із кнопок прокручування ярличків аркушів книги.

Діапазон з декількох суміжних аркушів можна виділити в такий спосіб: клацнути на ярличку першого вхідні в діапазон аркуша й, нажавши клавішу , клацнути на ярличку останнього аркуша діапазону. Щоб виділити всі аркуші робочої книги досить виконати команду Вибрати всі аркуші (Select All Sheets) з контекстного меню будь-якого ярличка робочого аркуша.

Розглянемо, яким образом можна виділити кілька несуміжних діапазонів однотипних елементів.

Процедуру виділення несуміжних діапазонів осередків можна представити в такий спосіб:

1. Виділити перший діапазон осередків.

2. При натиснутій клавіші клацнути мишею на першому осередку, що буде входити в наступний діапазон осередків, і протягти покажчик миші через всі осередки другого діапазону. Результат буде аналогічним, якщо при натиснутій клавіші клацнути мишею на першому осередку несуміжного діапазону й відпустити клавішу. Нажати клавішу і клацнути мишею на останньому осередку цього діапазону.

3. Виконати дії з попереднього пункту для виділення наступного несуміжного діапазону осередків.

Для виділення мишею кілька несуміжних діапазонів рядків (стовпців) виділяють перший діапазон, а потім діють за аналогією з тільки що розглянутою процедурою виділення осередків.

Щоб виділити кілька окремих несуміжних аркушів у робочій книзі, необхідно виділити перший аркуш і при натиснутій клавіші клацати по ярличках інших виділюваних аркушів.

Несуміжні діапазони аркушів виділяються за аналогією з виділенням несуміжних діапазонів осередків: за допомогою клавіш і

Уведення даних у таблицю.

Всі Дані, які обробляє , діляться на наступні три типи: числа, формули й текст. До числового типу даних ставляться:

· константа, наприклад: 125; 125.5; 3.46Е+03;

· дата, наприклад: 32.12.97; 6 апр 97; дек 97;

· час, наприклад: 14:30; 14:30:59; 1:30:55 РМ;

· дата й час, наприклад: 28 жовтень, 1955 23:46:36.

Всі числові дані після уведення в осередок за замовчуванням вирівнюються по правому краї.

Укажемо деякі особливості, які необхідно враховувати при уведенні текстових даних в осередки.

Довжина тексту в осередку не може перевищувати 255 символів. Для кожного символу в осередку можна задати свої параметри форматування. Якщо уведений текст повністю не міститься в поточний осередок, то він буде відображений (але не поміщений!) поверх сусіднього осередку праворуч. Остання в цьому випадку повинна бути порожній - у противному випадку не текст, що вміщається, буде обрізаний по правому краї свого осередку. Повний текст, уведений в осередок, завжди видний у рядку формул.

Довгий текст можна розбити в осередку на кілька рядків натисканням комбінації клавіш <Alt>+ .

Формула завжди починається із символу “=”, наприклад: =А1+$В3. Після уведення в осередок формули виробляються обчислення, результату яких відображається в осередку. При цьому в рядку формул буде представлена уведена формула.

Будь-які дані, які програмою не розпізнаються в якості числових (константа, дата, час), інтерпретуються як текстові. Довжина тексту, поміщеного в осередок, не може перевищувати 255 символів. Ознакою текстової інформації, що вводиться в осередок, є знак апострофа, якому треба першим, наприклад, '3.06.53 - це текстовий, а не числовий тип даних. Текстові дані за замовчуванням вирівнюються по лівому краї осередку.

Для уведення даних в осередок необхідно виконати наступні дії:

· помістити покажчик миші на потрібний осередок;

· увести дані ( автоматично розпізнає тип даних, що вводяться, і представляє вміст осередку у відповідному форматі за замовчуванням);

· завершити уведення даних натисканням клавіші , будь-якої клавіші керуванням курсором, або виконавши клацання мишею на іншому осередку робочого аркуша.

Дані будь-якого типу, уведені в осередок, можуть бути представлені в певному форматі. Для цього використовується команда Осередку … (Cells…) меню Формат (Format). Форматування вмісту осередку не приводить до зміни самого вмісту, а визначає зовнішнє подання уведеного значення.

У табл. 12.1 показане зовнішнє подання одиниці в різних форматах.

 

 

Таблиця 12.1
Подання “1” у різних форматах
Подання	Формат
	Загальний
1,00	Числовий
1,00 р.	Грошовий
1,0 р.	Фінансовий
1 Січень, 1980	Дата
0:00:00	Час
100,0%	Відсоток
	Дробовий
1,00Е+00	Експонентний
	Текстовий
	Додатковий

Уведення формул.

При уведенні формул необхідно дотримувати наступних правил:

1. Всі формули в починаються зі знака “=”.

2. Формула являє собою сполучення констант, операторів, посилань, функцій, імен діапазонів і круглих дужок, використовуваних для зміни послідовності обчислень. Приклад запису формули:

= СУМ (А1:А15)/$C$3+ЦІНА*(150+КОЛИЧ)

У цьому прикладі СУМ - ім'я функції; А1, А15, $C$3 - посилання; А1:А15 - діапазон (масив) осередків; ЦІНА, КОЛИЧ - імена діапазонів осередків; 150 - константа.

3. У формулах можуть використовуватися арифметичні оператори +; -; *; /; % (визначення значення відсотка); ^ (зведення в ступінь); оператори порівняння =; <; >; <=; >=; <> (не дорівнює) і оператор об'єднання текстових даних &. Крім того, розпізнає три адресних операторів для вказівки діапазонів осередків:

1) Оператор діапазону (двокрапка). Наприклад, по формулі = СУМ(B1:D1) обчислюється сума осередків B1, C1 і D1, що входять зі склад діапазону B1:D1. Оператор діапазону можна використовувати для вказівки посилань на осередки всього стовпця (наприклад, А:А), на осередки всього рядка (наприклад, 1:1), на осередки всього робочого аркуша (А:IV або 1:16384).

2) Оператор об'єднання діапазонів (крапка з коми). Наприклад, по формулі =СУМ(З5:З7; А3:З3) обчислюється сума двох несуміжних діапазонів З5:З7 і А3:З3.

3) Оператор перетинання діапазонів (пробіл). Наприклад, по формулі =СУМ(А5:В11 У8:З10) обчислюється сума вмісту трьох осередків В8:В10. Використовувані у формулах посилання на осередки можуть бути трьох типів: абсолютні, відносні й змішані.

 

Абсолютне посилання задає абсолютні координати осередку в робочому аркуші. При переміщенні або копіюванні формули з одного осередку в інші таке посилання у формулі не змінюється й завжди вказує на ту саму осередок у таблиці. Для запису абсолютного посилання в стилі “A1” використовується знак $, наприклад $B$5, $C$4 і т.д.

Відносне посилання в стилі “А1” записуються без знака $, наприклад: А1, В5, J3 і т.д. При обчисленні формули такі посилання, так само як і абсолютні, указують на координати осередків таблиці, що беруть участь в операції. Наприклад, по формулі =А2+В2+З2, так само як і по формулі =$A2+$B2+$C2, здійснюється підсумовування вмісту перших трьох осередків другого рядка робочого аркуша. Відмінність полягає в тім, що при копіюванні формули з відносними посиланнями в інше місце останні змінюються.

Для пояснення змісту зазначених типів посилань розглянемо фрагмент таблиці

 

	A	B	C	D
				=А1+В1+З1
	=А1+А2

В осередку А3 таблиці записана формула =А1+А2, тобто сума елементів першого стовпця, а в осередку D1 - формула =А1+В1+З1, тобто сума елементів першого рядка. Помітимо, що обидві формули містять відносні посилання. При обчисленні по цих формулах в осередках А3 і D1 будуть відображені значення 79 і 56, відповідно. Якщо скопіювати або перемістити формулу з осередку А3 в осередки В3 і З3, то в них з'являться формули =В1+В2 і =З1+З2, тобто суми другого й третього стовпця відповідно.

При копіюванні формули з осередку D1 в осередок D2 в останній буде записана формула =А2+В2+З2, тобто сума другого рядка, рівна 109.

Змінимо посилання в обох вихідних формулах. В осередок А3 запишемо формулу =$A1+$A2, а в осередок D1 формулу =A1+$B$1+C$1. При копіюванні першої формули в осередки В3 і З3 у них з'являться записи =$A$1+B2 і =$A$1+C2, відповідно. При копіюванні другої формули в осередок D2 в останній з'явиться запис =А2+$B$1+C$1.

Оператор аналізу (ЕСЛИ)

Занесення даних в осередки може виконуватися також з використанням операторів аналізу наявної в таблиці інформації. Для цього використовується оператор ЕСЛИ (клас логічних функцій), структура якого наведена нижче:

= ЕСЛИ (умова; дія, виконувана при виконанні умови; дія, виконувана при невиконанні умови)

Наприклад, нехай є список співробітників, що має структуру:

 

Нехай треба сформувати нову графу таблиці в стовпці D і заповнити її преміями співробітникам залежно від стажу за умовою: якщо стаж більше 20 років, премія - 500 рублів, інакше - 100 рублів.

Оператор ЕСЛИ для співробітника на прізвище Кульків розміститься в осередку D2 і буде мати вигляд:

ЕСЛИ (C2>20;500;100)

Цей запис означає: якщо значення в осередку C2 (це стаж Кулькова) більше 20, виконується занесення числа 500 в осередок, куди поміщений дана формула (тобто в осередок D2); якщо умова не виконується (тобто стаж дорівнює або менше 20), в осередок, куди поміщений дана формула, заноситься число 100.

Помітимо, що в якості одного із зазначених у структурі дій може використовуватися ще один оператор ЕСЛИ. Таким чином, вони формують вкладену структуру.

Ускладнимо завдання. Нехай призначення премії виконується по більше складних правилах. Наприклад, якщо стаж більше 20 років, то премія 500 рублів; якщо стаж у межах від 10 до 20 років, то премія 300 рублів; якщо стаж менше 10 років, то премія 100 рублів. Тоді в осередку D2 розміститься оператор аналізу наступного виду:

ЕСЛИ (C2>20;500; ЕСЛИ (C2<10;100;300))

У цій формулі зовнішній оператор ЕСЛИ має умову C2>20. У цьому випадку призначається премія в 500 рублів. Однак якщо ця умова не виконується, потрібне продовження аналізу даних. Для цього призначений ще один оператор ЕСЛИ, що є вкладеним стосовно першого.

У другому операторі аналізу визначається, якому із двох умов, що залишилися, відповідає стаж співробітника: якщо стаж менше 10 років, призначається премія 100 рублів, інакше (тобто, якщо стаж від 10 до 20 років) - премія 300 рублів.

Уведення формул

Для уведення формули в осередок необхідно виконати наступні дії:

1. Виділити потрібний осередок.

2. Указати як перший символ знак рівності.

3. Увести частину формули до тієї позиції, у якій повинна вказуватися перше посилання. Задати посилання на потрібний осередок або діапазон осередків. При цьому може використовуватися два способи: посилання на ці елементи вводиться посимвольно із клавіатури або уведення здійснюється клацанням миші на потрібному осередку (методом вказівки). Останній спосіб краще, оскільки уведення посилань із клавіатури вимагає більших тимчасових витрат і сполучений з помилками.

4. Увести частину, що залишилася, формули. Завершити уведення натисканням клавіші . В осередку при правильному уведенні формули з'являється результат обчислення. Саму формулу можна побачити тепер у рядку формул.

Якщо формула уведена з помилками або обчислення результату по формулі неможливо, то в осередку з'являється повідомлення про помилку (табл.1.1).

 

Таблиця 1.1
Повідомлення про помилки у формулі
Текст повідомлення	Можливі причини	Спосіб усунення
#ДЕЛ/0!	Розподіл на нуль	Перевірити вміст осередку, що впливає
#ССЫЛКА!	Зазначено некоректне посилання	Перевірити посилання, особливо зовнішні: чи правильно зазначений шлях, чи не був перейменований файл, аркуш і т.д.
#ЧИСЛО!	Неможливість обчислення значень (наприклад, витяг квадратного кореня з негативного числа)	Перевірити правильність завдання аргументів функцій
#ПУСТО!	Невірно зазначене перетинання діапазонів осередків (немає загальних осередків)	Задати правильно діапазон осередків
#ЗНАЧ!	Задано аргумент неприпустимого типу	Уточнити типи аргументів для застосовуваної функції
#ИМЯ!	Зазначено неприпустиме ім'я операнда (наприклад, функції або діапазону)	Перевірити правильність написання імен
#Н/Д!	Немає даних в осередку, на якій зроблене посилання	Перевірити вміст осередку, що впливає

1.6 Побудова діаграм в середовищі .

 

У програмі термін діаграма використовується для позначення всіх видів графічного представлення числових даних. Побудова графічного зображення проводиться на основі ряду даних. Так називають групу осередків з даними в межах окремого рядка або стовпця. На одній діаграмі можна відображати декілька рядів даних.

Діаграма зберігає зв'язок з даними, на основі яких вона побудована, і при оновленні цих даних негайно змінює свій вигляд.

Для побудови діаграми використовують Майстер діаграм, що запускається клацанням на кнопці Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. Часто зручно заздалегідь виділити область (Мал. 1.1), що містить дані, які відображатимуться на діаграмі, але задати цю інформацію можна і в ході роботи майстра.

Мал. 1.1

Тип діаграми. На першому етапі роботи майстра вибирають форму діаграми. Доступні форми перераховані в списку Тип на вкладці Стандартні (Мал. 1.2). Для вибраного типу діаграми справа указують декілька варіантів представлення даних (палітра Вигляд), з яких слід вибрати найбільш відповідний. Після завдання форми діаграми слід клацнути на кнопці Далі.

Мал. 1.2.

Вибір даних. Другий етап роботи майстра служить для вибору даних, по яких буде будується діаграма. Якщо діапазон даних був вибраний заздалегідь, то в області попереднього перегляду у верхній частині вікна майстра з'явиться приблизне відображення майбутньої діаграми (Мал.1.3).

Мал.1.3

Якщо дані утворюють єдиний прямокутний діапазон, то їх зручно вибрати за допомогою вкладки Діапазон даних. Якщо дані не утворюють єдиної групи, то інформацію для зображення окремих рядів даних задають на вкладці Ряд. Попереднє представлення даних автоматично оновлюється при зміні набору даних, що відображаються.

Оформлення діаграми. Третій етап роботи майстра (після клацання на кнопці Далі) полягає у виборі оформлення діаграми (Мал.1. 4.).

 

Мал.1.4.

На вкладці вікна майстра задаються:

× Назва діаграми, підписи осей (вкладка Заголовки);

× Відображення і маркеровка осей координат (вкладка Осі);

× Відображення сітки ліній, паралельних осям координат (вкладка Лінії сітки);

× Опис побудованих графіків (вкладка Легенда);

× Відображення написів, відповідних окремим елементам даних на графіці (вкладка Підпис даних);

× Представлення даних, використаних при побудові графіка, у вигляді таблиці (вкладка Таблиця даних).

Залежно від типу діаграми деякі з перерахованих вкладок можуть бути відсутніми.

Розміщення діаграми. На останньому етапі роботи майстра (після клацання на кнопці Далі) указується, чи слід використовувати для розміщення діаграми новийробочий листабо один з тих, що є (Мал. 1.5.).

Мал. 1.5.

Після клацання на кнопці Готово діаграма будується автоматично і вставляється на вказаний робочий лист (Мал.1.6.).

 

Мал.1.6.

Редагування діаграми. Готову діаграму можна змінити. Вона складається з набору елементів, таких, як самі графіки (ряди даних), осі координат, заголовок діаграми, область побудови і інше (Мал. 1.7.).

Мал. 1.7.

При клацанні на елементі діаграми він виділяється маркерами, а при наведенні на нього покажчика миші – описується спливаючою підказкою (Мал.1.8.).

Мал. 1.8.

Відкрити діалогове вікно для форматування елементу діаграми можна через меню Формат (для виділеного елементу) або через контекстне меню (команда Формат) (Мал.1.9.).

Мал.1.9.

Різні вкладки діалогового вікна, що відкрилося, дозволяють змінювати параметри відображення вибраного елементу даних (Мал. 1.10.).

Мал. 1.10.

Якщо потрібно в діаграму внести істотні зміни, слід знов скористатися Майстром діаграм. Для цього слід відкрити робочий лист з діаграмою або вибрати діаграму, упроваджену в робочий лист з даними.

Щоб видалити діаграму, можна видалити робочий лист, на якому вона розташована (Правка Видалити лист), або вибрати діаграму, упроваджену в робочий лист і натиснути клавішу DELETE.

Вибір типу діаграми

Для кращого відображення тієї або іншої природи даних слід підібрати відповідний тип діаграми. Його, так само як і будь-які інші параметри, задані при роботі з майстром діаграм, завжди можна змінити пізніше в процесі форматування документа.

Щоб вибрати інший тип діаграми, виконайте команду Диаграма ® Тип диаграмы (Chart > Chart Type). Відкриється вікно діалогу, схоже на перше вікно майстра діаграм. Якщо ви не знайшли відповідного типу в списку вкладки Стандартні (Standard Types), клацніть на вкладці Нестандартні (Custom Types).

Ряди даних

Ряди даних – це стовпці, лінійки, крапки, бульбашки або інші маркери, відображуючи чисельні значення осередків таблиці. Кожному рядку або стовпцю джерела даних відповідає окремий ряд даних, маркери якого мають однаковий колір. Залежно від типу діаграми можна міняти колір, форму і інші параметри рядів даних. Для модифікації форми маркерів виконаєте наступні дії:

1. Двічі клацніть на маркеру дальнього ряду даних.

2. На вкладці Фігура (Shape) вікна діалогу, що відкрилося, виберіть необхідний варіант форми.

3. Для розсунення рядів даних розверніть вкладку Параметри (Options).

4. Збільште число в лічильнику Глибина діаграми (Chart Depth), щоб розсунути ряди даних.

5. Введіть в лічильник Глибина зазору (Gap Depth) інше число, щоб скоректувати форму маркерів.

6. Якщо необхідно змінити порядок проходження рядів на діаграмі, то виконуються наступні дії:

7. Розкрийте вкладку Порядок рядів (Series Order).

8. В однойменному списку виберіть переміщуваний ряд, а потім за допомогою кнопок Вниз (Move Down) або Вгору (Move Up) перемістите виділений ряд даних;

9. Клацніть на кнопці ОК.