Сбор и регистрация экономической информации

 

2.1.1. Особенности организации процессов
сбора и регистрации информации

Сбор экономической информации обычно сопровождается одновременно и ее представлением (регистрацией), преимущественно в носителях документальной формы. Лишь в оперативном управлении значительны объемы устной информации. При этом различается первоначальная регистрация (регистрация первичной информации) и регистрация результатной информации. Первоначальная регистрация обычно совпадает по времени со сбором первичных данных, поэтому обе процедуры рассматриваются совместно. Регистрация результатной информации неразрывно связана с процедурами обработки. Наиболее распространенной формой представления экономической информации является документ. Документ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном формализованном виде информацию, оформленную установленным порядком, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение и предназначенную для передачи и использования. Документ является информационной моделью некоторой хозяйственной или экономической ситуации, сложившейся на предприятии или во внешней среде (на рынке товаров, услуг, рабочей силы и т.д.).

Сбор данных в сфере экономики заключается не только в отборе профессионально важной информации, но и в ее первоначальной регистрации, т.е. представлении в формализованном виде. Сбор информации сопровождается нередко регистрацией не только подлинных значений единиц информации, но и их кодовых обозначений, то есть процесс регистрации совмещается с кодированием.

Информация собирается либо внутри объекта управления, либо поступает из внешней среды. В зависимости от этого по-разному строится технология ее сбора. Наиболее сложной задачей является сбор внешней информации, источником которой является внешняя среда, в которой осуществляется деятельность предприятия. Внутренняя информация отражает производственно-финансовую деятельность промышленных и других предприятий. Источникам внутренней информации могут являться финансовые и бухгалтерские отчеты, отчеты о производственной деятельности предприятия, отчеты агентов по сбыту, данные патентно-лицензионных подразделений и т.д. Первичная информация используется всеми органами управления для осуществления процессов анализа, контроля, принятия решений, формирования системы воздействий на объект управления. Трудности сбора внутренней первичной информации объясняются необходимостью получения точного, полного и своевременного воспроизведения всей картины хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Операции сбора информации принадлежат к числу наименее автоматизированных.

Сбор информации, прошедшей ранее первоначальное представление, отличается спецификой. Здесь ведущая роль отводится операциям поиска, выполнение которых обусловливается формой представленной информации. Так, поиск по документам организуется иначе, чем выборка данных, зарегистрированных на машинных носителях. Сбор результатной и хранимой информации тесно связан с операциями информационного поиска. Этим еще раз подтверждается положение о тесном переплетении информационных процедур.

Особенности организации сбора информации зависят во многом и от принадлежности их к функциональным разновидностям (плановые, учетные и др.). Эти особенности вызываются различными факторами: составом источников информации, способом отражения собранной информации в формах представления, возможностью автоматизации операций сбора и др.

Операции первоначальной регистрации информации дополняется часто операциями размножения (репродуцирования), сущность которых заключается в создании наряду с основным документом еще и его копий. Репродуцирование экономической информации вызывается многими причинами: большим числом адресатов (получателей информации), контрольными функциями и др.

К операциям сбора предъявляются определенные требования: информация должна собираться в полном объеме и своевременно, быть достоверной и полезной, удобной для восприятия и для дальнейшего ее использования. Уже на стадии сбора и регистрации информации целесообразно осуществлять ее прагматическую оценку исходя из анализа состава задач, для решения которых она предназначается.

Собранная и зарегистрированная информация направляется (пере­дается) на обработку, хранение или для использования в оперативном управлении.

 

2.1.2. Технология сбора информации

Технология сбора информации включает следующие этапы:

Выявление основных источников возникновения и получения информации. Реализация этого этапа базируется на анализе моделей информационных потоков.

Классификация источников информации по степени приоритетности и выбор необходимых источников. На этом этапе строится классификационная модель на основании соотнесения одного источника информации с другими и выявлении сходства и различия между ними.

Определение способов получения информации. На этом этапе выявляются основные каналы передачи информации, описываются технические, программные и методические средства, обеспечивающие процесс передачи и получения информации.

Классификация каналов передачи информации по степени приоритетности, выбор необходимых каналов.

Организации процесса сбора информации. Здесь производится сбор информации из выбранных источников.

Классификация и анализ полученной информации.

Разработка формы представления информации. На этом этапе определяется информационной состав и структура носителя информации.

Регистрация информации.