Складення номенклатури справ

4.1.1. Номенклатура справ – це обов’язковий для кожного структурного підрозділу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

4.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення у структурному підрозділі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання в Інвентарному журналі обліку справ, які знаходяться на архівному зберіганні (далі – Інвентарний журнал) (додаток 24).

4.1.3. У структурному підрозділі складаються номенклатури справ підрозділів структурних підрозділів (додаток 25) і зведена номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 26).

Номенклатура справ структурного підрозділу оформлюється на бланку структурного підрозділу з кутовим розміщенням реквізитів.

Номенклатура справ підрозділу структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, призначеною посадовою особою.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства або особою, відповідальною за діловодство, на основі номенклатур справ підрозділів структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається Галузевим державним архівом Міністерства оборони України.

4.1.4. Зведена номенклатура справ структурного підрозділу схвалюється комісією структурного підрозділу з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Галузевого державного архіву Міністерства оборони України один раз на п’ять років або невідкладно в разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи структурного підрозділу, після чого затверджується керівником структурного підрозділу. Під час складання номенклатури справ протягом наступних чотирьох років на ній проставляється відмітка про погодження з експертно-перевірною комісією Галузевого державного архіву Міністерства оборони України з зазначенням дати і номера протоколу.

4.1.5. Зведена номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Галузевим державним архівом Міністерства оборони України. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах та передачі документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та по особовому складу у повному обсязі на державне зберігання.

Підрозділи структурних підрозділів отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.

4.1.6. Зведена номенклатура справ структурного підрозділу щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

4.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у структурному підрозділі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

4.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляються порядкові номери справ.

У графі 2 проставляються номери справ за номенклатурою справ минулого року або індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу підрозділу структурного підрозділу (за штатом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 3 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої відносяться документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа структурного підрозділу.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Міністерства оборони України”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення житлом”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в який планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів структурного підрозділу на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів структурним підрозділом за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 номенклатури зазначаються дати початку справ.

Графи 6 та 7 номенклатури заповнюються наприкінці календарного року, де зазначаються дата закінчення справи та кількість аркушів у ній відповідно.

У графі 8 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву структурного підрозділу чи інших установ для їх продовження, про облік в інвентарному журналі справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

4.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

 

Формування справ

4.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

4.2.2. Справи формуються у структурному підрозділі, як правило, децентралізовано, тобто в підрозділах структурного підрозділу. У структурних підрозділах з обсягом документообігу до 10 тисяч документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

4.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ;

вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;

за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 міліметрів завтовшки).

4.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

4.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

4.2.6. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності структурного підрозділу, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (по особовому складу) групуються в різні справи. Накази з кадрових питань (по особовому складу) групуються відповідно до їх видів.

4.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у три справи:

плани роботи на визначений період (півроку, рік) і плани окремих засідань;

протоколи засідань і документи до них (тези доповідей, співдоповідей, виступів, слайди, довідки, розрахунки, таблиці, графіки, окремі рішення тощо);

документи з організації засідань (доручення, схеми розміщення учасників, списки учасників, матеріали проведення нарад щодо підготовки засідань тощо).

4.2.8. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

4.2.9. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності структурного підрозділу або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

Справи уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони формуються у хронологічному порядку.

4.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

4.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

4.2.12. Особові справи державних службовців та військовослужбовців формуються відповідно до порядків та настанов ведення особових справ.

4.2.13. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати та грошового забезпечення) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

4.2.14. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у структурному підрозділі та його підрозділах здійснюються службою діловодства і уповноваженим органом у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу.