Організація передачі документів та їх виконання

3.6.1. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву структурних підрозділів.

3.6.2. Зареєстровані документи, разом із підготовленими в уповноважених органах у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу, службах діловодства проектами резолюцій, передаються на розгляд керівництву Міністерства оборони, Генерального штабу та структурних підрозділів у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації керівництву Міністерства оборони, Генерального штабу та структурних підрозділів у теці з грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

3.6.3. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства оборони, Генерального штабу та структурних підрозділів, повертаються з відповідною резолюцією до уповноважених органів у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу, служб діловодства, які здійснюють передачу документів на виконання.

3.6.4. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

3.6.5. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі (розносній книзі) із зазначенням часу, дати, особистого підпису, прізвища і ініціалів осіб, яким передано документи.

3.6.6. Передача документа з одного підрозділу структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це служби контролю.

3.6.7. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі (секретаря).

3.6.8. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

3.6.9. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження (у тому числі в інших органах виконавчої влади), подання для підписання (затвердження) керівництву Міністерства оборони, Генерального штабу та структурного підрозділу, а в деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

3.6.10. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюції керівника структурного підрозділу, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

3.6.11. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву Міністерства оборони, Генерального штабу та структурного підрозділу, а в деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

3.6.12. Керівник структурного підрозділу, в якому розробляється проект законодавчого чи іншого нормативно-правового акта, несе персональну відповідальність за його супроводження в органах виконавчої влади, структурних підрозділах Секретаріату Кабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України та комітетах Верховної Ради України.

Надання методичної (організаційної) допомоги щодо узгодження документа в інших органах виконавчої влади покладається на відповідний фаховий підрозділ Міністерства оборони.

3.6.13. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення (у тому числі посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків).

Документ подається на підпис разом із документами, на підставі яких його було складено.

3.6.14. Подання документів на підпис (розгляд) першому заступнику Міністра оборони України, заступнику Міністра оборони України, заступнику Міністра оборони України – керівнику апарату керівники структурних підрозділів Міністерства оборони та Генерального штабу здійснюють через уповноважений орган у сфері діловодства Міністерства оборони або через їх помічників чи особисто з подальшим поданням цих документів до уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони для обліку та доведення до виконавців.

Подання документів на підпис (розгляд) Міністру оборони України начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України, керівники структурних підрозділів Міністерства оборони здійснюють виключно через уповноважений орган у сфері діловодства Міністерства оборони за погодженням із першим заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України – керівником апарату (за напрямом діяльності).

Документи, які подаються на доповідь Міністру оборони України, погоджуються (візуються) першим заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України – керівником апарату (за напрямом діяльності) протягом однієї доби.

Подання документів на підпис (розгляд) першому заступнику начальника Генерального штабу Збройних Сил України та заступникам начальника Генерального штабу Збройних Сил України керівники структурних підрозділів Міністерства оборони та Генерального штабу здійснюють через уповноважений орган у сфері діловодства Генерального штабу або, як виняток, особисто з подальшим поданням цих документів до уповноваженого органу у сфері діловодства Генерального штабу для обліку та доведення до виконавців.

Подання документів на підпис (розгляд) начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України керівники структурних підрозділів Міністерства оборони та Генерального штабу здійснюють виключно через уповноважений орган у сфері діловодства Генерального штабу за погодженням із першим заступником начальника Генерального штабу Збройних Сил України та заступниками начальника Генерального штабу Збройних Сил України (відповідно до розподілу повноважень).

Документи, які подаються на доповідь начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України, погоджуються (візуються) першим заступником начальника Генерального штабу Збройних Сил України та заступниками начальника Генерального штабу Збройних Сил України (відповідно до розподілу повноважень) протягом однієї доби.

3.6.15. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.