Оформлення реквізитів документів

Оформлення реквізитів документів

2.3.1. Організаційно-розпорядчі документи готуються та оформлюються з використанням реквізитів (за Державним стандартом України ДСТУ 4163–2003):

01 – зображення Державного Герба України;

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 – зображення нагород;

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 – назва організації вищого рівня;

07 – назва організації;

08 – назва структурного підрозділу організації;

09 – довідкові дані про організацію;

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 – місце складення або видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця і номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа до установи;

32 – запис про державну реєстрацію.

Реквізити 01, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 14 використовуються у бланках. Реквізити 02, 03 в Міністерстві оборони та Генеральному штабі не використовуються.

Зображення Державного Герба України

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування Міністерства оборони, Генерального штабу, структурного підрозділу, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота – 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

Коди

Код структурного підрозділу проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) і розміщується на бланку після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

Код форми документа згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД) на бланках не фіксується.

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про нього. Скорочене найменування структурного підрозділу вживається у разі, коли воно офіційно зафіксоване в зазначених документах.

Найменування Міністерства оборони, Генерального штабу наводяться у скороченому вигляді, як це зазначено в їх положеннях. На бланках структурного підрозділу, який має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування всіх установ вищого рівня.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу зазначаються тоді, коли вони є авторами документа, і розміщуються нижче найменування установи.

Довідкові дані про установу

Довідкові дані про Міністерство оборони, Генеральний штаб, структурний підрозділ містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку конкретного виду документа друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою, рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 05.03.2012.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо воно містить одну цифру, наприклад: 07 травня 2012 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 25 жовтня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Місце складення або видання

Відомості про місце складення або видання зазначаються на бланках після найменування структурного підрозділу.

Гриф обмеження доступу

Гриф обмеження доступу (“Для службового користування”) оформляється згідно з розділом 9 цієї Інструкції і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

Гриф обмеження доступу визначається виконавцем.

Адресат

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться в називному відмінку, наприклад:

Департамент фінансів Міністерства оборони України

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

 

Державна архівна служба Фінансово-економічне управління Начальнику управління прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам (структурним підрозділам), зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Департаментам апарату Міністерства оборони Тільки_______________

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається розрахунок розсилки із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата. У цьому разі оригінал документа разом з розрахунком розсилки залишається у справі структурного підрозділу.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270 (зі змінами). Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються в називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Міністерства оборони, Генерального штабу. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Міністерства оборони, Генерального штабу.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження. Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено в додатку 12 до цієї Інструкції.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ Перший заступник Міністра оборони України підпис ініціали, прізвище 30.07.2012

У разі коли документ затверджується розпорядчим документом, гриф затвердження складається зі слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства оборони України 01 липня 2012 року № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, першою зазначається особа, яка займає вищу посаду. Головним виконавцем документа є особа, яка зазначена першою або визначена окремо (“відп.”, “узаг.”).

Головному виконавцю надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Проекти резолюцій для керівництва Міністерства оборони та Генерального штабу готуються за допомогою СЕДО і друкуються на окремих аркушах формату А-5 (А-4).

Відмітка про контроль

Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль, як правило, робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа структурному підрозділу – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

У разі застосування електронної реєстрації документа відмітка про контроль ставиться в електронній карточці документа за допомогою СЕДО.

Текст документа

2.3.17.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція структурного підрозділу.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших структурних підрозділів або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування структурного підрозділу – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

2.3.17.2. Форма анкети використовується у разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

2.3.17.3. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження таблиці”.

Підпис

2.3.19.1. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Міністр оборони України підписує документи Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем’єр-міністру України, Першому віце-прем’єр-міністру України, віце-прем’єр-міністрам України, міністрам, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради України, народним депутатам України, головам обласних державних адміністрацій, Героям України, Героям Радянського Союзу, Героям Соціалістичної Праці, повним кавалерам ордена Слави, особам, нагородженим чотирма і більше медалями “За відвагу”, інвалідам Великої Вітчизняної війни та іншим. З іншими посадовими особами та громадянами листування можуть вести заступники Міністра оборони України, начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України та керівники структурних підрозділів відповідно до наданих їм повноважень.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівництвом Міністерства оборони та Генерального штабу згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

2.3.19.2. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку, на проекті резолюції для керівництва Міністерства оборони та Генерального штабу, підготовленої за допомогою СЕДО), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Міністр

підпис

ініціали, прізвище

або

Директор департаменту фінансів Міністерства оборони України

підпис

ініціали, прізвище

або

підпис

ініціали, прізвище

2.3.19.3. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком структурним підрозділам підписується тільки оригінал, який залишається у справі структурного підрозділу – автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

2.3.19.4. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Директор	підпис	ініціали, прізвище
Головний бухгалтер	підпис	ініціали, прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками, наприклад:

Міністр оборони України	Міністр фінансів України
підпис, ініціали, прізвище відбиток гербової печатки	підпис, ініціали, прізвище відбиток гербової печатки

2.3.19.5. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	ініціали, прізвище
Секретар комісії	підпис	ініціали, прізвище

2.3.19.6. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Тимчасово виконуючий обов’язки” або “ТВО” здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.

2.3.19.7. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно з законодавством.

2.3.19.8. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

2.3.20.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

2.3.20.2. Погодження може здійснюватись як у Міністерстві оборони, Генеральному штабі, структурних підрозділах посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені у проекті документа (внутрішнє погодження), так і за їх межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

Посадова особа, якій надано документ на погодження, проводить його погодження лише в межах своїх повноважень, без внесення коригувань у суть і зміст документа.

2.3.20.3. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: надпис “ПОГОДЖЕНО” (“ПОГОДЖЕНО із зауваженнями”), особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням найменування посади цієї особи.

2.3.20.4. Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа за зразком, наведеним у додатку 13 до цієї Інструкції. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі (структурному підрозділі).

2.3.20.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші.

2.3.20.6. Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особу, яка підписує документ.

2.3.20.7. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати проект документа, який доповідається на підпис Міністру оборони України, визначає керівник структурного підрозділу, що його розробляє, спільно з відповідними працівниками уповноважених органів у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу на підставі вимог чинного законодавства, Положення про Міністерство оборони та Положення про Генеральний штаб, повноважень Міністра оборони України та розподілу обов’язків між керівництвом Міністерства оборони, розподілу повноважень між керівництвом Генерального штабу, положень про структурні підрозділи та органи військового управління Збройних Сил України.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати інші документи, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

2.3.20.8. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

2.3.20.9. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

2.3.20.10. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО Міністр оборони України підпис ініціали, прізвище 05.03.2012

2.3.20.11. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

2.3.20.12. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади	підпис	ініціали, прізвище
25.10.2011

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

2.3.20.13. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з центральними органами виконавчої влади та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

2.3.21.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства оборони, Генерального штабу або структурного підрозділу.

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, наведено в додатку 14 до цієї Інструкції.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування структурного підрозділу або підрозділу структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші структурні підрозділи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

2.3.21.2. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

Протоколи

2.4.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, службових нарад, зборів тощо керівництвом Міністерства оборони та Генерального штабу, прийняття у структурних підрозділах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається структурним підрозділом, що готував засідання, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, прийнятих рішень тощо.

Протоколи засідань, службових нарад, зборів тощо під головуванням керівництва Міністерства оборони (Генерального штабу) підлягають обов’язковій реєстрації в уповноваженому органі з діловодства Міністерства оборони (Генерального штабу).

2.4.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

2.4.2.3. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

2.4.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

2.4.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

2.4.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

2.4.2.7. Текст протоколускладається із вступної та основної частин.

2.4.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, а також інших присутніх осіб.

У списку присутніх наводяться в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби – найменувань структурних підрозділів. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, розміщених у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

2.4.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

2.4.2.10. Після слова “СЛУХАЛИ” наводиться текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

2.4.2.11. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також із викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

2.4.2.12. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: “Кому?”, “Що зробити?” і “В який строк?”.

З кожного питання порядку денного приймається окреме рішення. Рішення поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

2.4.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про схвалення документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу (рішення) колегіального органу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (“додаток 1”, “додаток 2”). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

2.4.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

2.4.2.15. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

2.4.2.16. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим структурним підрозділам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

2.4.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях (резолюціях) вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

2.4.3.2. Службовий лист оформлюється у двох примірниках на загальному бланку для створення різних видів документів формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує сім рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів). Другий примірник оформлюється не на бланку.

2.4.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “Про що?”.

2.4.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

2.4.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини – “міністерство інформує…”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”, “вважається за доцільне…” тощо.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.3.19 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

2.4.3.6. Усі візи та внутрішні погодження викладаються на зворотному боці другого примірника листа.

2.4.3.7. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступники Міністра оборони України або начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України відповідно до розподілу обов’язків.

2.4.3.8. Службові листи, які подаються на підпис Міністру оборони України, начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України, як правило, обов’язково візуються їх заступниками відповідно до розподілу обов’язків.

2.4.3.9. Службові листи, які подаються на підпис (розгляд, затвердження) керівництву Міністерства оборони та Генерального штабу, виконавцем обов’язково попередньо погоджуються із структурним підрозділом, що відповідно до свого положення призначений для реалізації відповідної функції Міністерства оборони. Усі питання, які потребують витрачання фінансових ресурсів, підлягають погодженню із структурним підрозділом, призначеним для реалізації державної політики з питань фінансового забезпечення Збройних Сил України, фахівець якого письмово зазначає в аркуші погодження про можливість фінансового забезпечення пропозицій, викладених у документі. Після погодження проекти документів надаються виконавцем для юридичної експертизи та візування до юридичної служби Міністерства оборони або Генерального штабу.

Усі вихідні документи, які підписуються Міністром оборони України, а також документи, які підписуються заступниками Міністра оборони України, на Кабінет Міністрів України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Апарат Ради національної безпеки і оборони України, народних депутатів України, Комітети Верховної Ради України у разі їх безпосереднього звернення або за дорученням Міністра оборони України обов’язково перевіряються літературним редактором уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони.

Службові листи, підготовлені з порушеннями вимог цієї Інструкції, керівництву не доповідаються і повертаються на доопрацювання.

2.4.3.10. Юридичною службою Міністерства оборони України здійснюється обов’язкова юридична експертиза таких документів:

законопроекти, проекти актів Президента України, рішень Ради національної безпеки і оборони України та Кабінету Міністрів України, що ініціюються Міністерством оборони або підготовка яких покладена на Міністерство оборони;

проекти наказів та інших нормативних актів (наказів та директив нормативно-правового характеру), що подаються на підпис керівництва;

проекти нормативних актів, що надійшли для погодження до Міністерства оборони, з питань, що належать до його компетенції;

матеріали, що надійшли від правоохоронних і контролюючих органів, результати претензійної і позовної роботи, дані статистичної звітності, що характеризують стан законності у діяльн