Відмітки про наявність додатків

2.3.18.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

2.3.18.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

2.3.18.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 2.3.13 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5 до Інструкції (пункт 8)

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

 

Додаток до наказу Міністерства оборони України 21 березня 2012 року № 213

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

2.3.18.4. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівником структурного підрозділу на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

2.3.18.5. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додаток:	1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2012 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2012 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

 

Додаток:

лист Укрдержархіву від 20.09.2011 № 595/ 04-12 і додаток до нього, усього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі:

 

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

 

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

2.3.19.1. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Міністр оборони України підписує документи Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем’єр-міністру України, Першому віце-прем’єр-міністру України, віце-прем’єр-міністрам України, міністрам, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради України, народним депутатам України, головам обласних державних адміністрацій, Героям України, Героям Радянського Союзу, Героям Соціалістичної Праці, повним кавалерам ордена Слави, особам, нагородженим чотирма і більше медалями “За відвагу”, інвалідам Великої Вітчизняної війни та іншим. З іншими посадовими особами та громадянами листування можуть вести заступники Міністра оборони України, начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України та керівники структурних підрозділів відповідно до наданих їм повноважень.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівництвом Міністерства оборони та Генерального штабу згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

2.3.19.2. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку, на проекті резолюції для керівництва Міністерства оборони та Генерального штабу, підготовленої за допомогою СЕДО), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Міністр

підпис

ініціали, прізвище

або

Директор департаменту фінансів Міністерства оборони України

підпис

ініціали, прізвище

або

підпис

ініціали, прізвище

2.3.19.3. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком структурним підрозділам підписується тільки оригінал, який залишається у справі структурного підрозділу – автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

2.3.19.4. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Директор	підпис	ініціали, прізвище
Головний бухгалтер	підпис	ініціали, прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками, наприклад:

Міністр оборони України	Міністр фінансів України
підпис, ініціали, прізвище відбиток гербової печатки	підпис, ініціали, прізвище відбиток гербової печатки

2.3.19.5. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	ініціали, прізвище
Секретар комісії	підпис	ініціали, прізвище

2.3.19.6. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Тимчасово виконуючий обов’язки” або “ТВО” здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.

2.3.19.7. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно з законодавством.

2.3.19.8. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

2.3.20.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

2.3.20.2. Погодження може здійснюватись як у Міністерстві оборони, Генеральному штабі, структурних підрозділах посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені у проекті документа (внутрішнє погодження), так і за їх межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

Посадова особа, якій надано документ на погодження, проводить його погодження лише в межах своїх повноважень, без внесення коригувань у суть і зміст документа.

2.3.20.3. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: надпис “ПОГОДЖЕНО” (“ПОГОДЖЕНО із зауваженнями”), особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням найменування посади цієї особи.

2.3.20.4. Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа за зразком, наведеним у додатку 13 до цієї Інструкції. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі (структурному підрозділі).

2.3.20.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші.

2.3.20.6. Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особу, яка підписує документ.

2.3.20.7. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати проект документа, який доповідається на підпис Міністру оборони України, визначає керівник структурного підрозділу, що його розробляє, спільно з відповідними працівниками уповноважених органів у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу на підставі вимог чинного законодавства, Положення про Міністерство оборони та Положення про Генеральний штаб, повноважень Міністра оборони України та розподілу обов’язків між керівництвом Міністерства оборони, розподілу повноважень між керівництвом Генерального штабу, положень про структурні підрозділи та органи військового управління Збройних Сил України.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати інші документи, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

2.3.20.8. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

2.3.20.9. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

2.3.20.10. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО Міністр оборони України підпис ініціали, прізвище 05.03.2012

2.3.20.11. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

2.3.20.12. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади	підпис	ініціали, прізвище
25.10.2011

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

2.3.20.13. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з центральними органами виконавчої влади та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

2.3.21.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства оборони, Генерального штабу або структурного підрозділу.

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, наведено в додатку 14 до цієї Інструкції.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування структурного підрозділу або підрозділу структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші структурні підрозділи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

2.3.21.2. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.