Відмітка про засвідчення копій документів

2.3.22.1. Міністерство оборони, Генеральний штаб, структурні підрозділи можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника, який його підписав.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Міністерством оборони, Генеральним штабом або структурним підрозділом, а також під час формування особових справ працівників структурний підрозділ може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

2.3.22.2. Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник організаційно-планового відділу Адміністративного департаменту

Міністерства оборони України підпис ініціали, прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного структурного підрозділу (без зображення герба) або печаткою уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони, уповноваженого органу у сфері діловодства Генерального штабу (служби діловодства, кадрового органу, бухгалтерії тощо), в якому знаходиться на зберіганні зазначений документ.

Копія документа, яка готується з метою передання до іншої установи або структурного підрозділу, що складається з 2 і більше аркушів, прошивається, на звороті останнього аркуша засвідчується печаткою відповідно до пункту 2.3.22.1 цієї Інструкції та робиться завірюючий напис.

Приклад завірюючого напису:

“Усього пронумеровано 5 (п’ять) аркушів”

Начальник організаційно-планового відділу Адміністративного департаменту

Міністерства оборони України підпис ініціали, прізвище

Дата

2.3.22.3. На копіях вихідних документів (других примірниках), що залишаються у справах структурного підрозділу, текст бланків не відтворюється, а зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Директор		ініціали, прізвище
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу організації діловодства	підпис	ініціали, прізвище
відбиток печатки служби діловодства
Дата

Дата, індекс

На копіях вихідних документів (других примірниках), що залишаються у справах структурного підрозділу, підписаних його керівництвом, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

У справах уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони (Генерального штабу) разом із другими примірниками залишаються засвідчені копії оригіналів документів за підписом керівництва Міністерства оборони (Генерального штабу), які виготовляються за допомогою копіювальної техніки.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

На вимогу керівництва структурного підрозділу – автора вихідного документа йому може надаватися копія вихідного документа, яка виготовляється за допомогою копіювальної техніки, за рішенням керівника уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони (Генерального штабу).