Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Міністерства оборони та Генерального штабу

3.3.1. Доставка документів до Міністерства оборони, Генерального штабу та структурних підрозділів здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і технічних засобів зв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою (нарочним).

Поштою та через кур’єрську службу (нарочним) доставляються письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами технічних засобів зв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

3.3.2. Усі документи, що надходять до Міністерства оборони та Генерального штабу, приймаються в уповноваженому органі у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу відповідно, до структурних підрозділів – у службах діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під підпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником структурного підрозділу.

3.3.3. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

3.3.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший зберігається у службі діловодства.

3.3.5. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

3.3.6. Факт і дата надходження документа до структурного підрозділу обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 3.3.2 цієї Інструкції.

3.3.7. Електронні носії інформації обов’язково передаються до структурного підрозділу із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

3.3.8. У разі надходження документів, надісланих факсимільним зв’язком, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Факсимільні повідомлення формуються у справи на одному боці аркуша односортного, високої якості паперу формату А4 (210х297 мм).