У Генеральному штабі, його структурних підрозділах видаються розпорядчі документи, визначені нормативними актами Генерального штабу у сфері діловодства у Збройних Силах України.

2.4.1.2. Порядок підготовки, подання на підпис, реєстрації, видання, розсилки (доведення) наказів (спільних наказів (директив))Міністерства оборони та Генерального штабу визначається нормативним актом Міністерства оборонита Генерального штабу.

2.4.1.3. Порядок підготовки, подання на підпис, реєстрації, видання, розсилки (доведення) наказів по особовому складу визначається нормативним актом Міністерства оборони щодо обліку особового складу у Збройних Силах України.

2.4.1.4.Порядок підготовки, подання на підпис, реєстрації, видання, розсилки (доведення) спільних наказів (директив) Міністерства оборони та Генерального штабу з питань здійснення організаційних (організаційно-штатних) заходів, мобілізації та мобілізаційної готовності Міністерства оборони визначається окремими нормативними актами Міністерства оборони.

2.4.1.5. Порядок підготовки, подання на підпис, реєстрації, видання, розсилки (доведення) спільних наказів (директив) Міністерства оборони та Генерального штабу (із стратегічного (оперативного) планування застосування Збройних Сил України) та бойової готовності визначається окремими нормативними актами Міністерства оборонита Генерального штабу щодо ведення спеціального діловодства.

2.4.1.6. Проекти наказівМіністерства оборони України, заступника Міністра оборони – керівника апарату та Генерального штабу Збройних Сил України з основної діяльності, з мобілізаційної готовності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва Міністерства оборони, Генерального штабу чи за власною ініціативою.

Проекти наказівпо особовому складу Міністра оборони України, першого заступника Міністра оборони України та заступника Міністра оборони – керівника апарату готує Департамент кадрової політики Міністерства оборони України, а начальника Генерального штабу – Головнокомандувача Збройних Сил України, першого заступника начальника Генерального штабу Збройних Сил України – кадровий центр Збройних Сил України. Накази керівника структурного підрозділу (по стройовій частині) оформляються відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Збройних Силах України.

2.4.1.7. Проекти наказів Міністерства оборони з основної діяльності, з мобілізаційної готовності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, визначеними у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

2.4.1.8. Проекти наказів по особовому складу візуються працівником кадрового органу, який створив документ, та його керівником, а проекти наказів по особовому складу Міністра оборони України та його заступників, до яких включені особи, які підлягали спеціальній перевірці, – посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції.

2.4.1.9. Юридичною службою Міністерства оборони (Генерального штабу) обов’язково візуються за наявності всіх необхідних віз (погоджень) усі проекти розпорядчих документів нормативно-правового характеру, а також накази по особовому складу.

Проекти наказів, що подаються для підписання Міністру оборони України та начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України, обов’язково візуються (погоджуються) їх заступниками відповідно до розподілу повноважень та обов’язків.

Юридичною службою Міністерства оборони обов’язково візуються всі проекти розпорядчих документів нормативно-правового характеру перед поданням їх на погодження заступникам Міністра оборони України.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими центральними органами виконавчої влади.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

2.4.1.10. Накази Міністерства оборони підписуються Міністром оборони України, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки згідно з письмовим наказом.

Спільні накази Міністерства оборони з центральними органами виконавчої влади підписуються Міністром оборони та керівниками відповідних центральних органів виконавчої влади.

Спільні накази (директиви) Міністерства оборони та Генерального штабу з питань реформування та розвитку Збройних Сил України, стратегічного (оперативного) планування застосування Збройних Сил України (військ, сил), їх бойової і мобілізаційної готовності, оперативної та бойової підготовки, здійснення організаційних заходів та інспектування підписуються Міністром оборони України та начальником Генерального штабу – Головнокомандувачем Збройних Сил України.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

2.4.1.11. Наказ оформлюється на бланку конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 8). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

2.4.1.12. Текст наказу з питань основної діяльності структурного підрозділу, з адміністративно-господарських питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “керівникам структурних підрозділів”.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.

2.4.1.13. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратив чинність,…”.

Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до наказу…” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

“1. Внести зміни до наказу…”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;

“2) пункт 3 виключити”;

“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

“1) Внести зміни до... (додаються)”.

2.4.1.14. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

2.4.1.15. До наказів не може включатися пункт “Наказ довести до відома…”, крім наказів про накладання дисциплінарних стягнень на військовослужбовців. Структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у розрахунку розсилки, який розробник готує разом із проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

2.4.1.16. Під час ознайомлення з наказом згаданими в ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Оригінали наказів за підписом керівництва Міністерства оборони та Генерального штабу для ознайомлення згаданим у них особам не надаються.

2.4.1.17. Спільні накази Міністерства оборони з центральними органами виконавчої влади оформлюються на чистих аркушах паперу формату А4. Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску у послідовності підписання наказу міністрами, керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “НАКАЗУЄМО”. Підписи керівників розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості міністерств, установ, що їх видають.

2.4.1.18. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.

2.4.1.19. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та інші мають окрему порядкову нумерацію.

Накази по особовому складу Міністра оборони України, першого заступника Міністра оборони України та заступника Міністра оборони України – керівника апарату обліковуються і зберігаються в Департаменті кадрової політики Міністерства оборони України.

2.4.1.20. Копії наказів (витяги з наказів) засвідчуються службою діловодства чи кадровим органом і надсилаються заінтересованим структурним підрозділам, посадовим особам, працівникам. Розрахунок розсилки підписується працівником, який його склав.

Накази, директиви (копії наказів, директив), з основної діяльності, які готуються для передачі до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України, засвідчуються гербовою печаткою. До зазначених наказів (їх копій) підшиваються оригінали всіх матеріалів, що додаються до наказів, директив.

Протоколи

2.4.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, службових нарад, зборів тощо керівництвом Міністерства оборони та Генерального штабу, прийняття у структурних підрозділах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається структурним підрозділом, що готував засідання, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, прийнятих рішень тощо.

Протоколи засідань, службових нарад, зборів тощо під головуванням керівництва Міністерства оборони (Генерального штабу) підлягають обов’язковій реєстрації в уповноваженому органі з діловодства Міністерства оборони (Генерального штабу).

2.4.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

2.4.2.3. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

2.4.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

2.4.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

2.4.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

2.4.2.7. Текст протоколускладається із вступної та основної частин.

2.4.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, а також інших присутніх осіб.

У списку присутніх наводяться в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби – найменувань структурних підрозділів. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, розміщених у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

2.4.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

2.4.2.10. Після слова “СЛУХАЛИ” наводиться текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

2.4.2.11. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також із викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

2.4.2.12. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: “Кому?”, “Що зробити?” і “В який строк?”.

З кожного питання порядку денного приймається окреме рішення. Рішення поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

2.4.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про схвалення документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу (рішення) колегіального органу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (“додаток 1”, “додаток 2”). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

2.4.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

2.4.2.15. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

2.4.2.16. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим структурним підрозділам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

2.4.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях (резолюціях) вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

2.4.3.2. Службовий лист оформлюється у двох примірниках на загальному бланку для створення різних видів документів формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує сім рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів). Другий примірник оформлюється не на бланку.

2.4.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “Про що?”.

2.4.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

2.4.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини – “міністерство інформує…”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”, “вважається за доцільне…” тощо.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.3.19 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

2.4.3.6. Усі візи та внутрішні погодження викладаються на зворотному боці другого примірника листа.

2.4.3.7. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступники Міністра оборони України або начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України відповідно до розподілу обов’язків.

2.4.3.8. Службові листи, які подаються на підпис Міністру оборони України, начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України, як правило, обов’язково візуються їх заступниками відповідно до розподілу обов’язків.

2.4.3.9. Службові листи, які подаються на підпис (розгляд, затвердження) керівництву Міністерства оборони та Генерального штабу, виконавцем обов’язково попередньо погоджуються із структурним підрозділом, що відповідно до свого положення призначений для реалізації відповідної функції Міністерства оборони. Усі питання, які потребують витрачання фінансових ресурсів, підлягають погодженню із структурним підрозділом, призначеним для реалізації державної політики з питань фінансового забезпечення Збройних Сил України, фахівець якого письмово зазначає в аркуші погодження про можливість фінансового забезпечення пропозицій, викладених у документі. Після погодження проекти документів надаються виконавцем для юридичної експертизи та візування до юридичної служби Міністерства оборони або Генерального штабу.

Усі вихідні документи, які підписуються Міністром оборони України, а також документи, які підписуються заступниками Міністра оборони України, на Кабінет Міністрів України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Апарат Ради національної безпеки і оборони України, народних депутатів України, Комітети Верховної Ради України у разі їх безпосереднього звернення або за дорученням Міністра оборони України обов’язково перевіряються літературним редактором уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони.

Службові листи, підготовлені з порушеннями вимог цієї Інструкції, керівництву не доповідаються і повертаються на доопрацювання.

2.4.3.10. Юридичною службою Міністерства оборони України здійснюється обов’язкова юридична експертиза таких документів:

законопроекти, проекти актів Президента України, рішень Ради національної безпеки і оборони України та Кабінету Міністрів України, що ініціюються Міністерством оборони або підготовка яких покладена на Міністерство оборони;

проекти наказів та інших нормативних актів (наказів та директив нормативно-правового характеру), що подаються на підпис керівництва;

проекти нормативних актів, що надійшли для погодження до Міністерства оборони, з питань, що належать до його компетенції;

матеріали, що надійшли від правоохоронних і контролюючих органів, результати претензійної і позовної роботи, дані статистичної звітності, що характеризують стан законності у діяльності Міністерства оборони;

матеріали за наслідками перевірок, ревізій, інвентаризацій, державних фінансових аудитів;

матеріали, що є підставою для прийняття керівництвом Міністерства оборони рішень про витрачання бюджетних коштів та управління державним і військовим майном, яке належить Міністерству оборони;

документи, що є підставою для прийняття керівництвом Міністерства оборони рішень, що стосуються прав, свобод і законних інтересів військовослужбовців та працівників Збройних Сил України;

проекти листів та інших документів на адресу органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, їх посадових осіб, громадян, що підписуються керівництвом Міністерства оборони.

Юридичною службою Збройних Сил України здійснюється юридична експертиза відповідно до зазначеного цим пунктом переліку документів, з питань, що відносяться до сфери діяльності Генерального штабу.