Попередній розгляд документів 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Попередній розгляд документів



 

3.4.1. Документи, адресовані керівникам Міністерства оборони, Генерального штабу, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в уповноваженому органі у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу, службах діловодства.

3.4.2. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом Міністерства оборони, Генерального штабу або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду Міністром оборони України (начальником Генерального штабу – Головнокомандувачем Збройних Сил України) підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Міністерства оборони (Генерального штабу) і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступникам Міністра оборони України (начальника Генерального штабу – Головнокомандувача Збройних Сил України) або керівникам структурних підрозділів (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків. Документи, що надійшли на адресу структурних підрозділів, в уповноваженому органі у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу не реєструються.

3.4.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.4.4. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені в положеннях (статутах) про структурний підрозділ та в положеннях про підрозділи структурних підрозділів, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівниками різних рівнів та їх заступниками, посадових інструкціях, а також номенклатура справ, схеми проходження документів.

3.4.5. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації в уповноваженому органі у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу (додаток 16), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

 

Реєстрація документів

3.5.1. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

3.5.2. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівництва Міністерства оборони, розпорядчих документів, листів за підписом керівництва Міністерства оборони, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано уповноваженим органом у сфері діловодства Міністерства оборони.

Реєстрація документів, що надійшли на розгляд керівництва Генерального штабу, листів за підписом керівництва Генерального штабу, протоколів і рішень колегіальних органів Генерального штабу проводиться централізовано уповноваженим органом у сфері діловодства Генерального штабу.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Пропозиції, заяви і скарги, що надходять на адресу Міністерства оборони (Генерального штабу), реєструються і опрацьовуються у структурному підрозділі Міністерства оборони (Генерального штабу), який за функціональним призначенням відповідає за розгляд звернень та пропозицій громадян, та передаються на розгляд Міністру оборони України (начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України).

Документи, що надходять на адресу Міністерства оборони від органів судової влади та державної виконавчої служби, процесуальні документи реєструються і опрацьовуються в юридичній службі Міністерства оборони. Після первинного розгляду керівником служби вони направляються на виконання відповідальному структурному підрозділу, іншому органу військового управління (з’єднанню, військовій частині, організації Збройних Сил України) або передаються за необхідності на розгляд керівництву Міністерства оборони.

Запити на доступ до публічної інформації реєструються у структурному підрозділі, що відповідає за зв’язки із засобами масової інформації.

Накази по особовому складу Міністра оборони України реєструються у структурному підрозділі, призначеному для формування військової кадрової політики Міністерства оборони.

3.5.3. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

3.5.4. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб;

запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України;

накази з основних питань діяльності;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази по особовому складу (відповідно до їх видів);

документи колегіальних органів (плани, протоколи засідань, окремі рішення, списки учасників, тези доповідей і виступів, довідкові матеріали, організаційні документи тощо);

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

аудиторські звіти та рекомендації;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

довіреності;

звернення громадян;

запити на інформацію.

3.5.5. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.3.8 цієї Інструкції.

3.5.6. У структурному підрозділі може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова або автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

3.5.7. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 17 і 18).

3.5.8. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється у структурному підрозділі лише один раз.

Кількість примірників карток визначається структурним підрозділом і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек у структурному підрозділі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один передається виконавцю разом із документом.

Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

3.5.9. В уповноважених органах у сфері діловодства Міністерства оборони та Генерального штабу, службах діловодства реєстрація документів, у тому числі і документів з грифом обмеження доступу “Для службового користування”, проводиться за автоматизованою формою реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) в СЕДО. Журнальна або карткова форма реєстрації дозволяється тільки на етапі впровадження СЕДО у структурних підрозділах. Електронні журнали в паперовому вигляді не відтворюються.

3.5.10. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 19) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 20).

Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці СЕДО визначається особливістю програми.

 



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2017-02-07; просмотров: 105; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.209.63.120 (0.012 с.)