Організація автоматизованого зведеного обліку та складання звітності

Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Автоматизоване формування оперативної звітності забезпечує щоденний контроль за господарськими операціями підприємства.

Створення статистичної звітності забезпечує формування відомостей за окремими показниками господарської діяльності підприємства в натуральному й вартісному вираженні.

Фінансова звітність базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку та складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

Автоматизований комплекс задач зведеного обліку і складання звітності забезпечує:

§ послідовність;

§ узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках із наступним групуванням даних на одному або кількох рахунках;

§ відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства, і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку;

§ автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, півріччя, рік) бухгалтерського балансу та звітності, завершального етапу облікового процесу.

Автоматизоване оброблення задач зведеного обліку та складання звітності сприяє:

§ якісному контролю за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

§ збереженню грошових коштів і контролю за використанням їх за цільовим призначенням;

§ визначенню фінансових результатів діяльності підприємства та контролю за розподілом прибутку;

§ систематизації та узагальненню даних в аналітичному й синтетичному розрізах про виробничо-господарську діяльність підприємства для забезпечення прийняття управлінських рішень.

Організацію та методологію автоматизованого зведеного обліку та складання звітності регламентують відповідні нормативні документи, чинні в Україні: Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність»; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 «Звіт про фінансові результати»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 «Звіт про рух грошових засобів»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 «Звіт про власний капітал»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 «Виправлення помилок і змін у фінансовій звітності»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 19 «Об'єднання підприємств»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 20 «Консолідована фінансова звітність».

Вхідна інформація для автоматизованого розв'язування задач зведеного обліку та складання звітності — це первинна інформація, що утворюється в процесі фінансово-господарської діяльності, а також інформація, що повністю формується в процесі задач інших ділянок обліку.

Розв'язання задач цієї ділянки обліку формує та використовує таку нормативно-довідкову інформацію:

§ довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

§ довідник рахунків бухгалтерського обліку;

§ довідник допустимої кореспонденції рахунків;

§ довідник формування показників звітності (номер і найменування форми, періодичність, код форми, номери рядка та графи, синтетичний рахунок, субрахунок основного рахунка, код аналітичного обліку, структурний підрозділ, кореспондуючий рахунок, субрахунок кореспондуючого рахунку, код аналітичного обліку, операція, знак суми);

§ довідник взаємозв'язків показників звітності (номер і найменування показника, номер форми звітності, номери рядка та графи звітності, відповідність номерам іншої форми звітності рядка, графи) використовується для автоматичного контролю правильності відображення показників у звітності;

§ довідник групування статей звітності (найменування узагальненого показника, умовне позначення, найменування статей балансу, умовне позначення, номер рядків балансу, що входять у статтю балансу, рахунок, найменування рахунка);

§ довідник розрахунку показників підприємства (найменування показника, його умовне позначення, спосіб розрахунку, оптимальне співвідношення);

§ довідник-календар (рік, поточний місяць, дні) дає можливість визначити період отримання інформації;

§ довідник типових господарських операцій;

§ довідник підприємств;

§ довідник структурних підрозділів.

Вихідною інформацією є:

§ проміжна звітність (місячна та квартальна);

§ фінансова звітність (календарний рік).

Основне завдання автоматизації зведеного обліку та складання звітності — надання інформації, що задовольняє вимоги таких груп користувачів:

§ внутрішніх користувачів, тобто тих користувачів, які здійснюють облік;

§ управлінського складу підприємства;

§ зовнішніх користувачів.

Організаційний розподіл автоматизованого введення зведеного обліку та складання звітності передбачає три рівні [6].

Головне меню цієї автоматизованої ділянки обліку має такий вигляд (рис. 25).

Функція «Вхідна інформація» передбачає:

§ бухгалтерську довідку;

§ книгу обліку господарських операцій (основне джерело формування бухгалтерської звітності, з усіма бухгалтерськими операціями, що змінюють стан рахунків. Бухгалтерські записи виконуються: безпосереднім введенням господарських операцій із формуванням бухгалтерських проводок; для генерації бухгалтерських проводок під час формування первинної інформації через використання Довідника типових господарських операцій; за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМ бухгалтера);

§ інформацію, що надходить з інших АРМ бухгалтера.

Функція «Нормативно-довідкова інформація» пропонує користувачеві весь перелік нормативно-довідкової інформації.

У режимі «Аналітичний облік» формується вихідна інформація:

§ відомість аналітичного обліку (оборотно-сальдова відомість за синтетичним рахунком в аналітичному розрізі);

§ картка аналітичного обліку (характеристика кожного аналітичного об'єкта, рух за аналітичним рахунком і залишки на кінець звітного періоду);

§ довідкова інформація за аналітичним обліком (відображає потрібну аналітичну інформацію за певний період часу в розрізі документів і дат проведення цих операцій).

Рис. 25. Схема діалогу автоматизованого зведеного обліку та складання звітності

Функція «Синтетичний облік» забезпечує такі функції:

§ головна книга (основний бухгалтерський регістр для узагальнення бухгалтерської інформації, формується за визначений проміжок часу);

§ оборотно-сальдовий баланс (узагальнення даних у вигляді оборотів за рахунками; формується в розрізі вибраного періоду часу з розшифруванням проведених операцій);

§ довідкова інформація (забезпечує контроль усіх проведених господарських операцій загалом на підприємстві (у підрозділі) з точки зору правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку);

§ шахова відомість (забезпечує контроль стану всіх рахунків, а занесені до неї підсумки по вертикалі й горизонталі дають уявлення про проведені обороти по рахунках за будь-який потрібний проміжок часу).

Функція «Звітність» забезпечує формування потрібної стандартної звітної форми та генерацію нових. Звіти формуються й відображаються на визначену дату.

Використовуючи дані довідника групування статей звітності, довідника розрахунку показників підприємства, а також на основі фактичних звітних даних здійснюється розрахунок інформації за показниками.

Режим «Моделювання управлінських рішень» забезпечує дослідження фінансового стану та прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства. Цей процес поділяється на:

§ аудит майнового стану підприємства;

§ показники платоспроможності;

§ показники ділової активності;

§ показники рентабельності;

§ показники ліквідності;

§ беззбитковість підприємства;

§ модель фінансової стратегії;

§ облік фінансових результатів.

Моделювання фінансової стратегії забезпечує комплексне прогнозування майбутнього фінансового стану за окремими показниками або за групою комплексно пов'язаних показників, що вможливлює розроблення стратегічного напряму в господарсько-фінансовій діяльності підприємства.

Особливе значення має прогнозування даних балансу та звіту про прибутки й збитки.

Діагностика стану підприємства, проведені дослідження, моделі фінансової стратегії тощо є основою для автоматизованої імітації даних. Імітаційна модель звітності дає можливість залучати до обігу фінансові ресурси та перейти на нові форми ведення фінансово-господарської діяльності підприємства.

Крім того, можна змоделювати отримання максимального прибутку на будь-який потрібний період часу в розрізі кожного окремого об'єкта або загалом всієї продукції, що дає можливість керівникам підприємства прийняти відповідні рішення поліпшити фінансово-господарську діяльність підприємства.

«База знань» містить набір оптимальних управлінських рішень задач зведеного обліку та складання звітності, що характеризується такими інформаційними зв'язками:

§ наявність і рух основних засобів, нарахування амортизаційних відрахувань за кодами виробничих витрат та зношування основних засобів (облік основних засобів);

§ надходження запасів та їх витрати за кореспондуючими рахунками (облік виробничих запасів);

§ нарахування заробітної плати за кореспондуючими рахунками, нарахування страхових внесків, утримання із заробітної плати, резерв майбутніх витрат, дані про використання фондів (облік праці та її оплати);

§ витрати на виробництво, фактичні витрати на капітальний ремонт, інформація про закриття виробничих рахунків (облік витрат на виробництво);

§ виручка від реалізації, податок на додану вартість, фактична виробнича вартість відвантаженої продукції, фактична собівартість виготовленої продукції, розподіл позавиробничих витрат, результат від реалізації (облік готової продукції та її реалізації);

§ інформація про реалізацію готової продукції, позавиробничі витрати, надходження матеріальних цінностей за фактичною собівартістю, виплати заробітної плати через касу та перерахування через розрахунковий рахунок (облік фінансово-розрахункових операцій).

Автоматизоване ведення бухгалтерського обліку робить можливим виконання контрольних, аналітичних та аудиторських робіт із використанням бази облікових даних (використовуються дані, сформовані та роздруковані в результаті автоматизованого обліку, або аналітичні, контрольні, аудиторські функції виконуються за допомогою обчислювальної техніки та відповідних програмних засобів).

Виконання автоматизованого контролю, аналізу та аудиту залежить від таких чинників:

§ рівня автоматизації бухгалтерського обліку;

§ наявності методик проведення автоматизованого контролю, аналізу та аудиту;

§ рівня доступу до облікових даних;

§ складності оброблення інформації.

На практиці застосовуються три способи використання комп'ютерної техніки в аналізі, контролі та аудиті:

§ перевірка даних за допомогою програмних засобів, що діють на підприємстві, шляхом імітації облікових даних (паралельний прорахунок та створення імітаційної бази даних);

§ перевірка даних за допомогою спеціальних програм, розроблених співробітниками підприємства (опрацювання даних зі структурою, аналогічною структурі реального програмного забезпечення з імітацією даних. В імітаційну базу даних входять додаткові модулі, що дають можливість контролювати потрібні параметри облікового процесу);

§ перевірка даних за допомогою спеціальних аудиторських програм, підготовлених аудиторською контролюючою організацією (порівняння змодельованих облікових даних і реальних даних, наявних в інформаційній системі, на основі тестування розрахунків і перерахунків, підсумовування, повторного упорядкування й формування звітних даних зі здійсненням порівняння з реальними даними).

За умов автоматизованого обліку перевіряється діюча система захисту інформації від несанкціонованого доступу та слушність обчислень облікових показників на всіх рівнях організаційної структури.

На 1-му рівні передбачено:

§ контроль на значимість;

§ допустимість кореспонденції рахунків;

§ допустимість або наявність даних у нормативно-довідковій інформації;

§ порядок і слушність коригування нормативно-довідкової інформації та законність його проведення;

§ контроль підсумкових сум;

§ повнота вхідної та отримуваної вихідної інформації;

§ відповідність даних вхідної інформації вихідній тощо.

На ІІ-му рівні (бухгалтерії):

§ контролюється повнота надходження інформації з інших автоматизованих ділянок обліку;

§ порядок розрахунку інформації;

§ перевірка вихідної інформації, що використовується на цьому етапі оброблення даних;

§ аналіз достовірності розрахунків (внутрішньомашинний контроль співвідношення підсумків за вихідними даними, відповідність бухгалтерським проводкам, відповідність даних, зафіксованих у нормативно-довідковій інформації);

§ перевірка інформаційного ланцюжка отримання вихідної інформації відповідно до розробленої технології та відповідності даної технології чинному законодавству України;

§ контроль використання вихідної інформації, її юридичної повноцінності та відповідності машинних даних, даним, призначеним для архівного збереження;

§ визначення відповідності законодавчим актам України використаних нормативно-довідкових даних;

§ аналіз виправлень вихідної інформації;

§ перевірка цілості й перезапису інформації для архівного збереження та відповідності її вихідної інформації, відтвореної на паперовому носії, тощо.

ІІІ-й рівень передбачає додаткові послуги: перевірку достовірності даних, виявлення резервів, фінансове прогнозування майбутньої діяльності підприємства. Якщо АРМ має спеціальну функцію, то стає можливе виконання внутрішнього і зовнішнього аудиту.

Внутрішній аудит в умовах автоматизованого оброблення облікових даних виконується за такими основними напрямами:

§ контрольна функція;

§ перевірка рівня досягнення програмних цілей, поставлених перед підприємством;

§ відповідність доречності проставлених кореспонденцій рахунків господарським операціям;

§ відповідність даних вибіркових інвентаризацій фактичним даним;

§ відповідність підсумкових даних;

§ виявлення відхилень від установлених нормативних даних;

§ аудиторське підтвердження достовірності інформації, що міститься в бухгалтерській звітності;

§ оцінка діяльності підприємства;

§ моделювання облікового процесу з метою отримання потрібної інформації для управління підприємством;

§ імітація облікових даних для планування та прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

Зовнішній.аудит облікових даних в умовах автоматизованого оброблення забезпечує:

§ відповідність звітних даних прийнятому принципу відображення даних у звітності (на предмет узгодженості показників формам звітності);

§ застосування всіх прийомів, використовуваних у внутрішньому аудиті;

У надання додаткових аудиторських послуг з оцінювання, прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.