Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій

Аналогічно до рішення попередньо розглянутих задач, можна виокремити різні варіанти побудови системи автоматизованого оброблення даних задач з обліку фінансово-розрахункових операцій (комплексні, модульні).

На створення комплексної інформаційної системи обліку фінансово-розрахункових операцій значною мірою впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговування здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства (головного бухгалтера). На великих підприємствах можуть виокремлюватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства та головний бухгалтер.

Комплексна система автоматизованого оброблення фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, що утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.

До складу основної нормативно-довідкової інформації цієї ділянки обліку входять:

§ довідник типових основних документів (вид обороту, текст типової основи);

§ довідник підприємств (код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства);

§ довідник рахунків бухгалтерського обліку (код підприємства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування);

§ довідник зовнішніх організацій (код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити);

§ довідник прізвищ працівників (код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові);

§ довідник структурних підрозділів (код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування);

§ довідник статей обліку (код статті, її найменування);

§ довідник допустимої кореспонденції рахунків (основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції за дебетом та кредитом);

§ довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

§ довідник типових господарських операцій.

Вхідна інформація формується в таких основних документах:

§ прибутковий касовий ордер;

§ видатковий касовий ордер;

§ платіжна відомість;

§ платіжне вимога-доручення;

§ платіжне доручення;

§ зведене платіжне доручення;

§ виписка банку;

§ реєстр чеків;

§ заява на акредитив;

§ заява на перевод;

§ заява на продаж;

§ грошовий чек;

§ доручення на купівлю валюти;

§ доручення на продаж валюти.

Вихідна інформація така.

§ касова книга;

§ щоденна відомість;

§ відомість використання засобів за цільовим призначенням;

§ відомість надходження (витрати) коштів;

§ картка депонування;

§ відомість депонованих сум;

§ відомість руху коштів на рахунках;

§ відомість рахунків до отримання за термінами оплати;

§ відомість щодо руху валютних коштів;

§ авансовий звіт;

§ особовий рахунок;

§ відомість розрахунків із підзвітними особами;

§ відомість розрахунків тощо.

Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором потрібної функції в головному меню, яке може складатися з таких рівнів (рис. 6) [3].

У формуванні первинних даних на банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології оброблення даних на касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дає можливість автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.

Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздруковано у визначеному форматі.

У режимі «Облік розрахунків із підзвітними особами» формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків.

Рис. 6. Структура програмного комплексу з обліку фінансово-розрахункових операцій

Режим головного меню «Облік розрахункових операцій» забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями та підприємствами (різними дебіторами та кредиторами). Уведена інформація групується в аналітичному розрізі, що дає можливість бухгалтеру перевіряти стан розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської та кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.

У процесі вибору функції «Аналітичний облік» формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.

За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками.

Він має можливість документально проаналізувати надходження й витрату коштів у національній грошовій одиниці та в іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій на кореспондуючих рахунках.

Режим «Моделювання надходження коштів» забезпечує бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а в разі потреби — і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження й динаміку коштів.

Функція «Аналіз грошового обігу» дає можливість одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкретний період, бухгалтерові розробляти практичні рекомендації з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначати шляхи залучення невикористаних коштів як за окремими напрямами, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому.