Призначення форми при роботі з базою даних

Призначення форми при роботі з базою даних

Для більш зручного відображення інформації, що міститься в базі даних, використовуються форми. У повсякденному житті ми зазвичай заповнюємо форми, наприклад, коли вносимо плату за квартиру або телефон.
Вживання різних елементів інтерфейсу дозволяє наочніше представити запис. Додавання до форми Windows Media Player дозволяє відтворювати файли.avi (Audio-Video Interleaved) і.asf (ACTIVEX Streaming Format) з тим, аби користувачі могли розслабитися в процесі роботи. Як фонове зображення можна використовувати графічні файли з розширенням gif і jpg. Форми зазвичай використовують для наступних цілей:

-для введення нових даних в таблицю, їх редагування і видалення;

-для вибору даних, їх попереднього перегляду і для друку звіту;

-для відкриття інших форм або звітів.

Режими перегляду форми

Дані, приведені у формі, беруться з полів базової таблиці. Зв'язок між формою і джерелом даних можуть забезпечувати елементи управління, наприклад, поля. Форму можна переглядати в трьох режимах:

- Конструктор (Design View);

- Режим таблиці (Datasheet View);

- Режим форми (Form View).

Ознайомимося із зразком форми, що поставляється з учбовою базою Борей. У вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділимо значок Форми (Forms) (рисунок 1) у списку форм двічі клацнемо значок Клієнти і проглянемо дані по ним.

 

Рисунок 1 - Список форм

 

Роботу з формою полегшує її красиве оформлення. Для переміщення між полями форми використовуйте клавіші із стрілками або Tab.
Для додавання відомостей про нового клієнта натискуйте кнопку Новий запис (New Record) і заповните поля порожнього запису. Після введення даних в полі форми натискуйте клавішу Enter. Скористайтеся командами меню Правка (Edit)якщо потрібно буде вносити зміни до запису. Після переміщення курсора на наступний запис, зміни зроблені в попередньому записі зберігаються автоматично. Для підвищення швидкості введення даних і зменшення помилок у формах використовуються списки, що містять використовувані значення даних.

Форма для роботи з декількома таблицями

Access дозволяє створювати форми, які відображують дані з декількох зв'язаних таблиць. Наприклад, кожен тип товару може мати декілька найменувань. Тому, дані в таблиці «Типи» знаходитимуться на стороні відношення «один», а в таблиці «Товари» — на стороні «багато».
Наприклад, можна створити подчиненную форму для виведення даних з таблиць «Типи» і «Товари». Коли головна форма відображує типа «Напої», підлегла форма відображує лише ті товари, які входять в заданого типа (рисунок 2).

Головна форма заснована на таблиці з первинним ключем, а на пов'язаній з нею іншій таблиці — підлегла форма. Підлегла форма розташовується усередині головної. Головна форма може містити одну або декілька підлеглих форм. Можна створювати підлеглі форми до семи рівнів вкладеності, тобто можна підлеглу форму розмістити усередині головної форми, а іншу підлеглу форму усередині цієї підлеглої форми і так далі Наприклад, можна мати головну форму, що відображує відомості про клієнтів, підлеглу форму, що відображує відомості про замовлення, і ще одну підлеглу форму, що відображує відомості про замовлені товари.

 

Рисунок 2 - Головна форма, що містить підлеглу форму

 

При використанні форми з підлеглою формою для введення нових записів поточний запис в головній формі зберігається при вході в підлеглу форму. Це гарантує,, що записи з таблиці на стороні «багато хто» матиме зв'язаний запис в таблиці на стороні «один». Це також автоматично зберігає кожен запис, що додається в підлеглу форму. Головна форма може відображуватися лише як проста форма. Підлегла форма може відображуватися у вигляді таблиці, або у вигляді простої або стрічкової форми.

Передбачено декілька варіантів створення підлеглої форми: одночасно з головною або створення спочатку підлеглої форми, яку додають в ту, що існує, можна створити форму з двома підлеглими формами.

Створення форми

При створенні форми зручно користуватися діалоговим вікном Нова форма (New Form) (рисунок 3). Відображувати це вікно на екрані можна наступними способами:

- виділити таблицю або запит в базі даних і вибрати команду Форма (Form) у меню Вставка (Insert);

- натискувати кнопку Новий об'єкт (New Object) на панелі інструментів і в списку, що розкривається, вибрати Форма (Form);

- у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділити значок Форми (Forms) і натискувати на панелі інструментів кнопку Створити (New).

 

Рисунок 3 - Вибір методу створення форми

 

Всі таблиці і запити, доступні як джерела даних форми приведені в списку, що розкривається, в нижній частині вікна.

Автоформа

Автоформа: у стовпець (AutoForm: Columnar) для таблиці Замовлення показана на рисунку 4.

 

Рисунок 4 - Форма з полями, розташованими в стовпець

 

Автоформу можна створити наступними способами:

1. Вибрати команду Автоформа (AutoForm) у меню Вставка (Insert).

2. На панелі інструментів в списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт (New Object) вибрати Автоформа (AutoForm).

3. За допомогою майстра форм (Form Wizard).

4. Використовуючи режим конструктора.

У діалоговому вікні Нова форма (New Form) (див. мал. 25.4) можна вибрати наступні види автоформи:

- Автоформа: у стовпець (AutoForm: Columnar) — форма з полями розташованими в один стовпець (мал. 25.5).

- Автоформа: стрічкова (AutoForm: Tabular) — створює форму, в якій поля представлені у верхній частині вікна, а записи в рядках.

- Автоформа: таблична (AutoForm: Datasheet) — створює форму у вигляді таблиці Access.

Автоформат

Стиль вибирається в списку Форма — автоформат (Form Auto Formats). Його особливості можна побачити в правій частині вікна. Кнопка Параметри дозволяє відображувати в нижній частині вікна три прапорці додаткових атрибутів. Зніміть прапорці тих атрибутів, які ви не хочете застосовувати у формі (рисунок 11).

Для створення спеціального стилю форми натискуйте кнопку Налаштування (Customize). На екрані відображуватиметься вікно Налаштування автоформату (Customize AutoFormat) (рисунок 12). Положення перемикача дозволяють створити новий стиль на основі стилю об'єкту, відновити цей стиль або видалити.

Рисунок 11 - Вибір стилю оформлення форми з використанням команди Автоформату

 

Рисунок 12 - Вікно, використовуване для створення спеціального стилю форми

 

Висновки

1. У формі відображується один запис, що полегшує роботу з таблицями, які мають велику кількість полів. Використання списків, що розкриваються, для вибору значення поля зменшує вірогідність помилки при заповненні таблиці.

2. Для перемикання між режимами перегляду форми можна використовувати команди з меню Вигляд (View) або клацнути стрілку поряд з кнопкою Вигляд (View) на панелі інструментів і вибрати необхідний елемент списку.

3. Для відображення вікна майстра створення форми у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділите значок Форми (Forms) і двічі клацніть в списку значок Створення форми за допомогою майстра (Create form by using wizard).

4. Для створення нової форми у вікні бази даних і на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділите значок Таблиці (Tables) або Запити (Queries). Клацніть потрібний об'єкт бази даних в списку об'єктів в правій частині вікна, виберіть команду Форма (Form) у меню Вставка (Insert). У діалоговому вікні Нова форма (New Form) виберіть в списку Конструктор (Design View).

5. Вираження, що вводиться в обчислюване поле, повинне починатися із знаку рівності (=).

6. Вживання у формі таких елементів управління як списки і поля із списком, дозволяє вибирати потрібні значення, а не вводити їх, що полегшує роботу користувача і зменшує кількість помилок.

 

Загальні відомості про звіт

Звітом називається організована і така, що відформатувала інформація, узята з бази даних і призначена для виводу на друк. Він може мати вигляд таблиці або оформлений по розробленій користувачем вільній формі. Звіт дозволяє вибрати критерії, згідно з якими витягується інформація з бази даних. Його можна доповнити малюнками, діаграмами, коментарями.
У звіті можна групувати і сортувати дані, представити дані на діаграмі, обчислити підсумкове значення, наприклад, визначити виручку, отриману від продажу товарів на певну дату. Звіти дозволяють задати зовнішній вигляд відображення інформації у віддрукованому вигляді. Їх можна використовувати для аналізу даних і передачі їх в інші організації. Звіт можна відправити по електронній пошті, опублікувати в Інтернеті.

Звіт можна створити на базі однієї або декількох таблиць або запитів. Велика частина відомостей в звіті поступає з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелом даних для звіту. Останні відомості звіту зберігаються в його структурі. У проекті Microsoft Access можна створювати форми і звіти для бази даних SQL Server за допомогою тих же інструментів, що використовуються для їх створення в базі даних Microsoft Access.

Перегляд звіту

Натискуйте праву кнопку миші при перегляді звіту, виберіть команду Декілька сторінок (Multiple Pages) а потім задайте число сторінок для відображення.

Як приклад розглянемо звіти, представлені в учбовій базі даних Борей, що поставляється з Access. При спробі відкрити деякі звіти, може з'явитися вікно, що пропонує ввести умови відбору даних, наприклад, дати, що визначають звітний період (рисунок 1).

Рисунок 1 - Вікно, що пропонує ввести початкову і кінцеву дати відбору даних для звіту

 

Звіт відкривається в режимі предварительного перегляду (рисунок 2). У верхній частині видно заголовок звіту: Суми продажів по роках. Кнопки панелі інструментів Попередній перегляд дозволяють роздрукувати звіт, отобразитодну сторінку звіту (One Page), дві (Two Pages) або декілька (Multiple Pages) публікацію в Word і аналізі в Excel. Міру збільшення можна вибрати від 10 до 200% в списку, що розкриваєтьсяМасштаб (Zoom).

 

Рисунок 2 - Відображення звіту на екрані

Створення автозвіта

Аби створити звіт, виділите таблицю або запит у вікні бази даних і виберіть в меню Вставка (Insert) командуАвтозвіт (AutoReport) або на панелі інструментів в списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт (New Object) виберіть Автозвіт (AutoReport). В результаті буде створений звіт, що містить всі поля таблиці або запиту, розташовані в стовпчик (рисунок 3).

 

Рисунок 3 - Звіт, створений після вибору команди Автозвіта

Експорт звіту

Для відправки звіту в електронному вигляді його можна конвертувати в копію відеозображення (snapshot). Відкрийте звіт і виберіть в меню Файл (File) команду Експорт (Export). У діалоговому вікні Експорт файлу в тому, що розкриваєся списку Тип файлу (Save as Type) виберіть рядок Знімок (Snapshot Format) вкажіть ім'я файлу і натискуйте кнопку Експорт.

Сторінки доступу до даних

Бажано використовувати Microsoft Internet Explorer версії 5.5 і старше, оскільки раніші версії не дозволяють вибирати і працювати з декількома елементами управління або не відображують деякі властивості і панелі інструментів.

Сторінки доступу до даних можуть містити не лише статичну інформацію, що відформатувала, але і мати вигляд динамічних сторінок, що дозволяє користувачам створювати запити до бази даних, витягувати або змінювати необхідні дані. Вони створюються на базі таблиць, запитів, форм, звітів і можуть включати дані з інших джерел, наприклад, Microsoft Excel.
Сторінка доступу до даних записується як файли Dynamic HTML (DHTML) в окремий файл, який має розширенням.htm, а не.mdb, як останні об'єкти, і зберігається за межами Access. У вікно бази даних автоматично додається ярлик до файлу.

Сторінки доступу до даних вперше були введені в Access 2000. У подальших версіях Access вони придбали ряд нових функцій. Зараз форму або звіт можна зберегти у вигляді сторінки доступу до даних і отримати веб-сторінку. Їх можна опублікувати в Інтернеті, але для цього в конфігурацію системи повинен входити сервіс Remote Data Services.
Сторінку доступу до даних можна відкрити в режимі перегляду і режимі конструктора.

На рисунку 15 показаний зовнішній вигляд сторінки доступу до даних Огляд замовлень. Сторінки доступу до даних цього типа часто використовуються для об'єднання і угрупування відомостей, що зберігаються в базі даних, а також для публікації зведень даних. Завдяки наявності підключення до бази даних, сторінки відображують поточні дані.

 

Рисунок 15 - Сторінка доступу до даних

 

У нижній частині вікна, в якому можна переглядати дані і працювати з ними, можуть емулюватися кнопки переходу (Record Navigation): Перша (First), Попередня (Previous), Наступна (Next), Остання (Last). Кнопки переходу є елементом управління ACTIVEX, який забезпечує зв'язок таблиць і запитів з DHTML-страницей. Сторінка доступна лише для читання, редагувати дані на ній неможливо і кнопка Додати новий запис (Add New Record) не відображується.

Після натиснення украй правої кнопки Довідка (Help) на екрані відображуються Довідкові дані про особливості доступу до даних (Get Help on Specific Areas in Data Access Pages). Сторінка інтерактивна і містить кнопки панелі інструментів, що дозволяють сортувати і фільтрувати дані.
Клацніть елемент розгортання груп записів, і у вікні будуть видні заголовки груп, що містять по 3 записи. На елементі відображується знак «плюс» (+) або «мінус» (—). Елемент управління на сторінці доступу до даних пов'язаний з кодом HTML, який зберігається в полі таблиці. Можна запустити код HTML для виконання конкретних дій, наприклад для зміни кольору тексту.

Поширювати інформацію по Інтернет і интранет мережам дозволяють публікації. Сторінки можуть поширюватися в електронному вигляді за допомогою електронної пошти. Одержувачі бачитимуть поточні дані при кожному відкритті повідомлення.

Для перегляду сторінки доступу до даних у вікні оглядача Internet Explorer виконаєте наступні дії:

- Запустите оглядач в автономному режимі. Якщо на екрані відображуватиметься вікно Установка зв'язку (Dial-up Connection) то натискуйте кнопку Автономно (Work Offline).

- Виберіть в меню Файл (File) команду Відкрити (Open) і у вікні відкриття файлу натискуйте кнопку Огляд (Browse).

- Відкрийте теку Office 10\Samples і двічі клацніть значок Огляд товарів (Review Products).htm. Розширення файлу відображуватиметься у вікні, якщо у вікні Мій комп'ютер (My Computer) вибрана команда Властивості теки (Folder Options) і в діалоговому вікні на вкладці Вигляд (View) знятий прапорець Приховувати розширення для зареєстрованих типів файлів (Hide file extensions for known file types).

- У вікні Відкрити (Open) натискуйте кнопку ОК.

World Wide Web Consortium (W3C) запропоновані стандарти XML (extensible Markup Language) і CSS (Cascading Style Sheets). За бажання ви можете проглянути XML-код елементу управління, вибравши у вікні бази даних в меню Вигляд (View) команду Джерело HTML (Source). XML-код елементу управління генерується автоматично в режимі конструктора сторінок (Page Design). CSS використовуються при визначенні положення кожного об'єкту на сторінці. Позиція визначається від лівого верхнього кута області, в якій видно об'єкт.

Файли з розширенням.asp

Останніми роками в Інтернеті для відображення табличних даних все ширше використовуються файли з розширенням.asp. ASP переводиться як активні сторінки сервера. Технологія ASP належить Microsoft. Файли з розширенням.asp відкриваються в Internet Explorer. Вони мають атрибут Лише читання (Read Only) і можуть містити сценарій, створений в VBScript або Jscript. При здобутті веб-сторінки у форматі ASP в результаті експорту, імена всіх тек і файлів слід вказувати латинськими буквами, оскільки веб-сервер-сервер підтримує лише латинські імена сторінок, що генеруються.

 

 

Контрольні питання

 

1. Призначення форм.

2. Які є можливості створення форм?

3. Які можливості надає авто формат створення форм?

4. З яких частин складається форма?

5. Які об’єкти можно додати до форми за допомогою панелі єлементів?

6. Як створити обчислювальне поле?

7. Як зробити нестандартне оформлення форми?

8. Як створити автозвіт?

9. Створення звіту за допомогою майстра.

10. Створення звіту в режимі конструктора.

11. Як створити подлагоджений звіт?

12. Створення звіту на базі декількох таблиць.

13. Як експортувати звіт?

14. Що таке сторінка доступу до даних?

15. Як створити сторінку доступу за допомогою майстра?

16. Для чого використовуються файли з розширенням.asp?

 

 

Призначення форми при роботі з базою даних

Для більш зручного відображення інформації, що міститься в базі даних, використовуються форми. У повсякденному житті ми зазвичай заповнюємо форми, наприклад, коли вносимо плату за квартиру або телефон.
Вживання різних елементів інтерфейсу дозволяє наочніше представити запис. Додавання до форми Windows Media Player дозволяє відтворювати файли.avi (Audio-Video Interleaved) і.asf (ACTIVEX Streaming Format) з тим, аби користувачі могли розслабитися в процесі роботи. Як фонове зображення можна використовувати графічні файли з розширенням gif і jpg. Форми зазвичай використовують для наступних цілей:

-для введення нових даних в таблицю, їх редагування і видалення;

-для вибору даних, їх попереднього перегляду і для друку звіту;

-для відкриття інших форм або звітів.

Режими перегляду форми

Дані, приведені у формі, беруться з полів базової таблиці. Зв'язок між формою і джерелом даних можуть забезпечувати елементи управління, наприклад, поля. Форму можна переглядати в трьох режимах:

- Конструктор (Design View);

- Режим таблиці (Datasheet View);

- Режим форми (Form View).

Ознайомимося із зразком форми, що поставляється з учбовою базою Борей. У вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділимо значок Форми (Forms) (рисунок 1) у списку форм двічі клацнемо значок Клієнти і проглянемо дані по ним.

 

Рисунок 1 - Список форм

 

Роботу з формою полегшує її красиве оформлення. Для переміщення між полями форми використовуйте клавіші із стрілками або Tab.
Для додавання відомостей про нового клієнта натискуйте кнопку Новий запис (New Record) і заповните поля порожнього запису. Після введення даних в полі форми натискуйте клавішу Enter. Скористайтеся командами меню Правка (Edit)якщо потрібно буде вносити зміни до запису. Після переміщення курсора на наступний запис, зміни зроблені в попередньому записі зберігаються автоматично. Для підвищення швидкості введення даних і зменшення помилок у формах використовуються списки, що містять використовувані значення даних.

Форма для роботи з декількома таблицями

Access дозволяє створювати форми, які відображують дані з декількох зв'язаних таблиць. Наприклад, кожен тип товару може мати декілька найменувань. Тому, дані в таблиці «Типи» знаходитимуться на стороні відношення «один», а в таблиці «Товари» — на стороні «багато».
Наприклад, можна створити подчиненную форму для виведення даних з таблиць «Типи» і «Товари». Коли головна форма відображує типа «Напої», підлегла форма відображує лише ті товари, які входять в заданого типа (рисунок 2).

Головна форма заснована на таблиці з первинним ключем, а на пов'язаній з нею іншій таблиці — підлегла форма. Підлегла форма розташовується усередині головної. Головна форма може містити одну або декілька підлеглих форм. Можна створювати підлеглі форми до семи рівнів вкладеності, тобто можна підлеглу форму розмістити усередині головної форми, а іншу підлеглу форму усередині цієї підлеглої форми і так далі Наприклад, можна мати головну форму, що відображує відомості про клієнтів, підлеглу форму, що відображує відомості про замовлення, і ще одну підлеглу форму, що відображує відомості про замовлені товари.

 

Рисунок 2 - Головна форма, що містить підлеглу форму

 

При використанні форми з підлеглою формою для введення нових записів поточний запис в головній формі зберігається при вході в підлеглу форму. Це гарантує,, що записи з таблиці на стороні «багато хто» матиме зв'язаний запис в таблиці на стороні «один». Це також автоматично зберігає кожен запис, що додається в підлеглу форму. Головна форма може відображуватися лише як проста форма. Підлегла форма може відображуватися у вигляді таблиці, або у вигляді простої або стрічкової форми.

Передбачено декілька варіантів створення підлеглої форми: одночасно з головною або створення спочатку підлеглої форми, яку додають в ту, що існує, можна створити форму з двома підлеглими формами.

Створення форми

При створенні форми зручно користуватися діалоговим вікном Нова форма (New Form) (рисунок 3). Відображувати це вікно на екрані можна наступними способами:

- виділити таблицю або запит в базі даних і вибрати команду Форма (Form) у меню Вставка (Insert);

- натискувати кнопку Новий об'єкт (New Object) на панелі інструментів і в списку, що розкривається, вибрати Форма (Form);

- у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділити значок Форми (Forms) і натискувати на панелі інструментів кнопку Створити (New).

 

Рисунок 3 - Вибір методу створення форми

 

Всі таблиці і запити, доступні як джерела даних форми приведені в списку, що розкривається, в нижній частині вікна.

Автоформа

Автоформа: у стовпець (AutoForm: Columnar) для таблиці Замовлення показана на рисунку 4.

 

Рисунок 4 - Форма з полями, розташованими в стовпець

 

Автоформу можна створити наступними способами:

1. Вибрати команду Автоформа (AutoForm) у меню Вставка (Insert).

2. На панелі інструментів в списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт (New Object) вибрати Автоформа (AutoForm).

3. За допомогою майстра форм (Form Wizard).

4. Використовуючи режим конструктора.

У діалоговому вікні Нова форма (New Form) (див. мал. 25.4) можна вибрати наступні види автоформи:

- Автоформа: у стовпець (AutoForm: Columnar) — форма з полями розташованими в один стовпець (мал. 25.5).

- Автоформа: стрічкова (AutoForm: Tabular) — створює форму, в якій поля представлені у верхній частині вікна, а записи в рядках.

- Автоформа: таблична (AutoForm: Datasheet) — створює форму у вигляді таблиці Access.