Вживання списків і полїй із списком

Ці елементи управління особливо зручні в тих випадках, коли, наприклад, можна вибрати в списку складні коди товарів. Розглянемо використання поля із списком у формі, що відображує дані з таблиці або запиту.

Для створення у формі поля із списком зручно користуватися майстром. Відкрийте форму в режимі конструктора і натискуйте спочатку на панелі елементів кнопку Майстри (Control Wizard) для запуску майстра, потім кнопку Поле із списком (Combo Box). Перемістите покажчик миші у форму. У активній зоні форми він матиме вигляд знаку «+», поряд з яким видно значок поля із списком. Виділите місце, де розташовуватиметься поле із списком. На екрані відображуватиметься діалогове вікно Створення полів із списком (Combo Box Wizard) (рисунок 15). Поставте перемикач в положення Об'єкт «поле із списком» використовуватиме значення з таблиці або запиту (I want the combo box to look up the value in а table or query) і натискуйте кнопку Далі (Next).

 

Рисунок 15 - Вибір способу набуття значень, що відображуються в полі із списком

 

У наступному діалоговому вікні Виберіть таблицю або запит із значеннями, які міститиме поле із списком (Which table or query should provide the value for your combo box?) (рисунок 16). Виберіть таблицю в списку і натискуйте кнопку Далі (Next).

У новому вікні виберіть поля, які мають бути включені в полі із списком, і натискуйте кнопку із значком >, аби перенести їх в список Вибрані поля (Selected Fields) (рисунок 17).

 

Рисунок 16 - Вибір таблиці або запиту, значення якої міститиме поле із списком

 

Рисунок 17 - Вибір полів, що відображуються в полі із списком

 

У наступному діалоговому вікні відображують списки значень для поля із списком (рисунок 18). За допомогою миші зміните ширину стовпців, якщо ви вважаєте, що вони мають бути ширше або вже пропонованої величини. Ширіна стовпця повинна дозволяти повністю відображувати дані, що зберігаються в нім. За умовчанням встановлений прапорець Приховати ключовий стовпець (Hide Кеу Column) і цей стовпець не відображується. Він використовується як джерело даних для вибраного вами поля.

Рисунок 18 - Завдання ширини стовпців із списком і утаєння ключового поля

 

У діалоговому вікні, показаному на рисунок 19 положенням перемикача виберіть дію, яка виконуватиметься при виборі значення із списку Запам'ятати значення (Remember the value for latter use) або Зберегти в полі (Store that value in the field).

 

Рисунок 19 - Вибір дії, яка виконуватиметься при виборі значення із списку

 

У останньому діалоговому вікні задайте підпис, який міститиме поле із списком (рисунок 20). Натискуйте кнопку Готово (Finish) і поле із списком буде включено у форму.

Рисунок 20 - Завдання підпису, який міститиме поле із списком

 

Після закінчення роботи з майстром натискуйте кнопку Вигляд (View) на панелі інструментів і перевірте роботу нового поля із списком в режимі форми.

Висновки

1. У формі відображується один запис, що полегшує роботу з таблицями, які мають велику кількість полів. Використання списків, що розкриваються, для вибору значення поля зменшує вірогідність помилки при заповненні таблиці.

2. Для перемикання між режимами перегляду форми можна використовувати команди з меню Вигляд (View) або клацнути стрілку поряд з кнопкою Вигляд (View) на панелі інструментів і вибрати необхідний елемент списку.

3. Для відображення вікна майстра створення форми у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділите значок Форми (Forms) і двічі клацніть в списку значок Створення форми за допомогою майстра (Create form by using wizard).

4. Для створення нової форми у вікні бази даних і на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділите значок Таблиці (Tables) або Запити (Queries). Клацніть потрібний об'єкт бази даних в списку об'єктів в правій частині вікна, виберіть команду Форма (Form) у меню Вставка (Insert). У діалоговому вікні Нова форма (New Form) виберіть в списку Конструктор (Design View).

5. Вираження, що вводиться в обчислюване поле, повинне починатися із знаку рівності (=).

6. Вживання у формі таких елементів управління як списки і поля із списком, дозволяє вибирати потрібні значення, а не вводити їх, що полегшує роботу користувача і зменшує кількість помилок.

 

Загальні відомості про звіт

Звітом називається організована і така, що відформатувала інформація, узята з бази даних і призначена для виводу на друк. Він може мати вигляд таблиці або оформлений по розробленій користувачем вільній формі. Звіт дозволяє вибрати критерії, згідно з якими витягується інформація з бази даних. Його можна доповнити малюнками, діаграмами, коментарями.
У звіті можна групувати і сортувати дані, представити дані на діаграмі, обчислити підсумкове значення, наприклад, визначити виручку, отриману від продажу товарів на певну дату. Звіти дозволяють задати зовнішній вигляд відображення інформації у віддрукованому вигляді. Їх можна використовувати для аналізу даних і передачі їх в інші організації. Звіт можна відправити по електронній пошті, опублікувати в Інтернеті.

Звіт можна створити на базі однієї або декількох таблиць або запитів. Велика частина відомостей в звіті поступає з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелом даних для звіту. Останні відомості звіту зберігаються в його структурі. У проекті Microsoft Access можна створювати форми і звіти для бази даних SQL Server за допомогою тих же інструментів, що використовуються для їх створення в базі даних Microsoft Access.

Перегляд звіту

Натискуйте праву кнопку миші при перегляді звіту, виберіть команду Декілька сторінок (Multiple Pages) а потім задайте число сторінок для відображення.

Як приклад розглянемо звіти, представлені в учбовій базі даних Борей, що поставляється з Access. При спробі відкрити деякі звіти, може з'явитися вікно, що пропонує ввести умови відбору даних, наприклад, дати, що визначають звітний період (рисунок 1).

Рисунок 1 - Вікно, що пропонує ввести початкову і кінцеву дати відбору даних для звіту

 

Звіт відкривається в режимі предварительного перегляду (рисунок 2). У верхній частині видно заголовок звіту: Суми продажів по роках. Кнопки панелі інструментів Попередній перегляд дозволяють роздрукувати звіт, отобразитодну сторінку звіту (One Page), дві (Two Pages) або декілька (Multiple Pages) публікацію в Word і аналізі в Excel. Міру збільшення можна вибрати від 10 до 200% в списку, що розкриваєтьсяМасштаб (Zoom).

 

Рисунок 2 - Відображення звіту на екрані

Створення автозвіта

Аби створити звіт, виділите таблицю або запит у вікні бази даних і виберіть в меню Вставка (Insert) командуАвтозвіт (AutoReport) або на панелі інструментів в списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт (New Object) виберіть Автозвіт (AutoReport). В результаті буде створений звіт, що містить всі поля таблиці або запиту, розташовані в стовпчик (рисунок 3).

 

Рисунок 3 - Звіт, створений після вибору команди Автозвіта