Реалізація бази даних у скбд MS Access

 

Створення таблиць і схем даних

На першому етапі необхідно створити структуру всіх таблиць у режимі Конструктора таблиць. Ключові поля одних таблиць можуть є зовнішніми ключами для інших таблиць. За цими значеннями проводиться зв'язування таблиць для забезпечення цілісності даних. Крім того, ці значення повинні використовуватися як вказівки списків полів підстановки таблиць. Поля підстановки використовуються для зручності уведення даних шляхом вибору зі списку можливих значень.

Результатом такого опису буде зв'язування таблиць відповідно до проекту структури бази даних. В MS Access зв'язок таблиць називається схемою бази даних. У вікні схеми також встановлюється для кожного зв'язку цілісність по посиланнях.

 

Розробка запитів до бази даних

Основним видом використання бази даних є пошук потрібної інформації для висновку або наступної обробки. Найпростішими операціями пошуку є фільтрація й сортування записів в одній таблиці. Однак найбільш загальний і гнучкий шлях - це побудова запитів до бази даних.

Більшість запитів створюється відразу на етапі створення бази даних, тому що це регулярно потрібна інформація, для одержання якої й створювалася база даних. У той же час на будь-якому етапі експлуатації бази даних можуть бути побудовані нові запити для реалізації нової функції.

В MS Access запити можуть бути записані мовою SQL або побудовані за допомогою Конструктора запитів. Поняття запиту вживається в Access у розширеному плані. Його варто трактувати як деяку команду на вибір, перегляд, зміну, створення або видалення даних.

Найпоширенішими є запити на вибірку. Результатом виконання такого запиту є таблиця, у якій за певними критеріями вибираються певні поля однієї або декількох взаємозалежних таблиць. При створенні нового запиту в режимі Конструктора запитів для нього за замовчуванням установлюється тип Запит на вибірку.

У процесі створення запиту в режимі Конструктора можна виділити ряд принципових

етапів:

 

- вказівка таблиць і полів, дані з яких повинні бути присутнім у запиті;

- завдання порядку, у якому повинні виводитися рядка при виконанні запиту;

- завдання умов відбору даних з таблиць.

Стовпці таблиці запиту можуть містити як поля таблиць, так і вираження, побудовані

на основі полів. Ще один випадок застосування запитів для рішення завдання обробки даних

- угруповання даних по тій або іншій ознаці.

 

Конструювання екранних форм

Дані можна вводити безпосередньо в таблиці. Однак при експлуатації бази даних уведення й редагування даних звичайно виробляється користувачами, для яких потрібний деякий інтерфейс у вигляді екранних форм. Використання спеціального інтерфейсу викликається декількома причинами. По-перше, з міркувань безпеки даних користувач взагалі не повинен мати доступ до таблиць, а тільки до тих полям і тим таблицям, які пов'язані з реалізацією тої або іншої функції, наприклад, уведенням даних про клієнтів або висновок звітів. По-друге, екранні форми надають більше зручне уведення даних. По-третє, логіка використання бази даних може зажадати побудови деякого сценарію, тобто послідовності виклику різних форм. У цьому випадку можна говорити про розробку додатка під MS Access.

Найпростіший спосіб створення форми в MS Access – за допомогою надбудови

Автоформа.

У режимі Конструктор видний структура форми. Вона складається із трьох частин: Заголовок, Область даних і Примітка форми. Як сама форма, так і її розділи розглядаються як елементи керування, що володіють деякими набудовувати^ся наборами, що, властивостей.

 

Конструювання звітів

Важливою функцією будь-яких програмних систем, пов'язаних з обробкою даних, є складання звітів. Під звітом розуміється структурований певним чином документ. Ці вимоги залежать від призначення звіту. Розглянемо способи створення звітів засобами MS Access. Найпростіший звіт у рамках розглянутого завдання – це надання списків клієнтів і співробітників. Для його створення можна скористатися надбудовами Автозвіт у стовпець або Автозвіт табличний. У режимі Конструктор можуть бути додані ті ж керуючі елементи, що й при конструюванні макета екранної форми. Більше складні звіти будуються звичайно не по таблицях, а по запитах і за допомогою Майстра звітів.