Инвентаризация, порядок её проведения и отражения в бухгалтерском учёте

На практике учетные показатели не всегда соответствуют фактическому наличию хозяйственных средств и источников их образования. Основными причинами таких расхождений являются:

1. естественные потери(естественная убыль), возникающие под влиянием биолог, физ и хим воздействий внешней среды (изменение веса или кол-ва средств в результате усушки, раструски, распыла, утечки, порчи грызунами, насекомыми или микробами);

2. неточности при приеме или отпуске средств: в результате на складе образуются излишки, недостачи или пересортица средств;

3. ошибки в учете: арифметические ошибки в подсчетах, описки в первичных документах, неправильное отражение документарных данных в аналитическом и синтетическом учете;

4. прямые злоупотребления материально ответственных лиц.

Только путем периодической сверки фактических остатков средств с данными учета можно выявить имеющиеся расхождения. Фактические остатки средств устанавливают при инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бу.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета, а также реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности предприятия.

В зависимости от полноты охвата активов и обязательств организации:

Полная инвентаризация охватывает все активы и фин обяз-ва предприятия. Она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится 1 раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января или на дату, близкую к концу отчетного года.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия (только ден ср-ва в кассе или только материалы на опред-м складе). Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспеч сохранность имущества предприятия, дисциплинирует мат ответств-х лиц, позволяет своевременно вскрывать нарушения, злоупотребления и факты хищения.

В зависимости от назначения и характера различают инвентаризации:

Плановые инвентаризации проводятся согласно плану-графику в заранее намеченные сроки.

Внеплановые инвентаризации проводятся в следующих случаях:

1. при смене собственника или реорганизации предприятия;

2. при смене руководителя предприятия или организации;

3. при смене материально ответственных лиц (на день приема/передачи дел);

4. при установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, порчи ценностей;

5. после пожара или стихийных бедствий;

6. по решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

Порядок проведения, оформления инвентаризации и отражения ее результатов в учете определяется:

1. Законом РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»;

2. Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства Финансов РБ от 30.11.2007г. №180.

Для проведения инвентаризации на предприятии руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации, создаётся инвентаризационная комиссия (в крупных организациях - постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии). В состав комиссии включ представители администрации предпр-я, работники бух службы, др спец-ты, кроме материально ответственных лиц. Перед началом проведения инвентаризации членам раб инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателю комиссии – контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации.

Перед началом проверки инвентаризационная комиссия обязана:

1. опломбировать подсобные помещения и др места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

2. проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

3. получить у материально ответственного лица на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении мат ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам с указанием «до инвентаризации» или «на дату инвентаризации», что служит основанием для определения бухгалтерией остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным ценам, также материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество включены в отчет и сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Инвентаризация активов производится по кажд местонахождению средств и по кажд ответственному лицу, на хранении у которого эти средства находятся. Проверка факт остатков производится при обяз-м участии мат ответственных лиц. Факт наличие средств при инвентаризации определяется путем обяз-го подсчета, обмера или взвешивания.

Результаты оформляются инвентаризационными описями или актом, кот-е сост-тся по каждому местонахождению материальных ценностей и по каждому ответственному лицу, на хранении у которого находятся эти ценности.

Никакие помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах не допускаются. Исправления ошибок производится корректурным способом. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и мат ответственным лицом. Незаполненные строки прочеркиваются.

Кажд стр описи подпис-ся всеми членами комиссии и мат ответственным лицом. На каждой инвентаризационной описи или в акте мат ответственное лицо дает расписку.

При проверке факт наличия ср-в в случае смены мат ответственного лица, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества (средств).

Для выявления рез-в инвентаризации (недостач, излишков) составляются сличительные ведомости, в кот-х отражаются только те виды ср-в, по кот-м установлены отклонения в данных. Они подписываются всеми членами комиссии и мат ответств-ми лицами. По всем недостачам, потерям и излишкам средств комиссией дб получены от мат ответств-х лиц письменные объяснения.

На основании представленных объяснений и мат-в инвентаризации комиссия устанавливает хар-р и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разницы м/у данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные расходы либо за счет резерва по сомнительным долгам.

Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности (3 года) истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные доходы.