Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником підприємства чи установи або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться такі відомості:

· про працівника:

– прізвище, ім'я та по батькові;

– дата народження;

· про роботу:

– переведення на іншу постійну роботу;

– звільнення;

· про нагородження й заохочення:

– про нагородження державними нагородами України та відзнаками України;

– заохочення за успіхи в роботі;

– інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

· про відкриття:

– про відкриття, на які видані дипломи;

– про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції;

– про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства й з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення й повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряються печаткою записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними, рік – чотиризначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 14 травня 2008 року, у графі 2 трудової книжки записується:

14.05.2008.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, у якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

У разі необхідності власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірену виписку з трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – вищою за належністю організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання осіб не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення у графі 3 пишуть: «Запис за №… недійсний. Прийнятий за професією… на посаду…» і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визначається недійсним запис про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «Запис за №… є недійсним; поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишуть: «Запис за №… є недійсним. Звільнений…» і наводять правильне формулювання. У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаний недійсний, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Витяг із трудової книжки

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому на вимогу видають завірений витяг із його трудової книжки у вигляді ксерокопії чи оформлений на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов’язково є позначка про завірення копії; слово «Копія» у правому верхньому куті аркуша не зазначають.