Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінських дій.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи.

Складовими частинами діловодства є система документації, документування та організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють та являють собою цілісні утворення із певними специфічними рисами. Особливість різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: зовнішньоекономічна, банківська, дипломатична, юридична тощо.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, укладання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Загальне управління організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в закладах покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

управління справами – у міністерствах, відомствах, корпораціях;

загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на різноманітні групи ділових паперів.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно й методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів й обчислювальний центр.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з діловими паперами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

– розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі;

– організовує за дорученням керівництва підготовку проектів ділових паперів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

– організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

– здійснює уніфікацію систем документації і ділових паперів з урахуванням можливості їх машинної обробки;

– контролює якість підготовки й оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням ділових паперів.

Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.