Тема 2.5. Контроль в управлении

Вопросы:

1. Сущность и необходимость контроля деятельности экономического субъекта. Виды контроля.

2. Процесс контроля: установление стандартов, сравнение результатов и корректирующие действия.

Вопрос 1.

Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным".

 

Контроль (control) – слово, которое в английском языке имеет довольно широкий диапазон значений: от “управлять”, “регулировать” до “проверять”, “инспектировать”.

Контроль является одной из основных функций менедж­мента, представляет собой процесс достижения организацией своих целей.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль способствует успешному функционированию предприятия.

Основные причины необходимости контроля

неопределенность, сложность и динамич-ность среды

 

 

предупреждение воз-никновения кризисных ситуаций (обнаружения несоответствий и ошибочных дей­ствий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред)

 

поддержание успеха:

1. сопоставление факти-ческих результатов и плановых показателей,

2. оценка темпа продви­жения предприя-тия к намеченным целям.

 

Функция контроля - выявить проблемы и скорректировать

деятельность до того, как эти проблемы

перерастут в кризис.

 

 

Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей.

Контроль является последней из основных функций менеджмента после планирования, организации и мотивации.

 

Цели контроля

Своевременное вскрытие промахов, ошибок и недостатков в работе подчинённых и подразделений

 

 

Устранение недостатков путём оказания практической помощи работникам

 

Обобщение и распространение опыта работы для совершенствования деятельности и системы управления.

 

 

Виды контроля

 

предварительный

 

текущий

итоговый (заключительный)

Предварительный контроль осуществляется до факти­ческого начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить пред­варительный контроль. Строгое соблюдение правил и про­цедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных — все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать, так как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к:

человеческим

ресурсам,

материальным

ресурсам

финансовым

ресурсам.

анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливается мини­мально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области.

вырабатываются стан-дарты допустимого качества поступаемых материалов,

материалы проверяют на соответствие стандартам;

тщатель­но выбираются поставщики для заключения договоров.

 

 

проработка финансовых вопросов на стадии составления финан-сового плана для обеспечения организа-ции в процессе работы достаточными средства-ми.

Для ответа на вопрос когда, сколько, какие средства (наличные и безналичные) потребуются предприятию

Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса.

объект контроля

 

подчиненные,

субъект контроля

 

начальники.

 

 

Задача текущего контроля — своевременно выявить и скорректировать от­клонения, возникающие в ходе работы, от заданных пара­метров.

Текущий контроль основывается на обратных свя­зях.

Например: начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их рабо­та неудовлетворительна. В результате подчиненные испра­вили ошибки и усилили свое внимание к выполнению опе­раций. Таким образом, контроль дает возможность свое­временно реагировать на меняющиеся факторы.

Заключительный контроль осуществляется после вы­полнения работы. Фактически полученные результаты срав­ниваются с установленными ранее. Несмотря на то, что вмешаться в работу уже нельзя, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, вскры­вает упущения и недостатки в работе.

Роль заключительного кон­троля:

 

он дает информацию для дальнейшего планирования;

способствует мотивации.

 

 

Вопрос 2.

Этапы контроля

Выработка стандартов и критериев

 

 

Сопоставление достиг-нутых результатов с установленными стан-дартами

Принятие необходимых корректирующих действий

 

1. Выработать показатели результативности

 

1. Определение масштаба допустимых отклонений

2. Измерение результатов

3. Передача и распростра-нение информации

4. Оценка информации о результатах

 

1.невмешательство в работу (ничего не нужно предпри­нимать);

2.устранение отклонений;

3.изменение стандартов в результате их пересмотра.

 

Выработка стандартов и критериев – первый этап контроля, где определяется показатель результативности, т.е. то, что должно быть получено, чтобы поставленная цель считалась достигнутой. Цели могут выражаться в количественных показате­лях (прибыль, объем продаж, стоимость ресурсов) или в числен­ном виде косвенно (количество увольнений).

 

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами - второй этап контроля, где определяется, насколько достигнутые результаты соответ­ствуют его ожиданиям.

Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого устанавливается масштаб допустимых отклонений. Если отклонения не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.

Измерение результа­тов — самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позво­ляющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Сначала следует выбрать единицу измерения. Если стандарт — прибыль, то измерение следует вести в денежных единицах или в процентах в зависимости от формы выражения стандарта. Если руководитель контролирует неучастие в голосовании или увольне­ния с работы, то измерение должно вестись в процентах. Это по­зволит проследить динамику процесса. Таким образом, стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены.

Передача и распро­странение информации, играют ключевую роль в обеспе­чении эффективности контроля. Для того чтобы система контро­ля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установ­ленные стандарты, так и достигнутые результаты. Такая информа­ция должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до све­дения ответственных за соответствующий участок работников в удобном виде. Установленные стандарты должны быть хорошо по­няты сотрудниками.

Принятие необходимых корректирующих действий — третий этап контроля, вступающий в силу после того, как менед­жер вынесет оценку создавшейся ситуации.

1. ничего не нужно предпри­нимать – когда фактические результаты совпадают со стандартами.

2. устранение отклонений – устанавливаются причины отклонений, и осуществляется возвращение к правильным действиям

3. изменение стандартов в результате их пересмотра – пересмотр плана и стандартов.