После текста перед подписями при необходимости указывается количество экземпляров акта, и куда они направляются. Завершается текст акта подписью, причем перед подписью должность не указывается.

Некоторые виды актов требуют утверждения, например, акты о ликвидации, об уничтожении дел.

Телеграммы – это документы, передаваемые посредством телеграфной связи, и в зависимости от срочности передаваемой информации на телеграмме могут быть пометки:

· внеочередная;

· правительственная;

· срочная и т.д.

Категорию указывают перед адресатом. Далее дается точный адрес, без почтового индекса: город, № почтового отделения, улица, дом и название адресата. Многие организации на телеграфе имеют условный или сокращенный адрес (например, Кемерово – Колос – Петрову).

Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы – на чистом листе бумаги только на одной стороне через 2 интервала прописными буквами. Между словами – 2 пробела. Текст начинается с абзаца, в дальнейшем абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст состоит только из одного логического элемента – заключения, иногда с доказательствами. Пишется особым языком: без предлогов, союзов, знаков препинания. Но если они нужны, то пишутся сокращенно: ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), + (плюс), - (минус),! (восклицательный) и? (вопросительный) знаки, % (проценты),: (двоеточие) и т.д.

Официальные деловые письма (ДП) составляются на специальных бланках. Для таких бланков устанавливается определенный перечень реквизитов. Чаще всего бланк делового письма представляет собой обычный лист А4 с воспроизведенными на нем типографским способом элементами.

При оформлении бланка документа необходимо руководствоваться принципами технической эстетики. Например, необходимо учитывать, что человеческим глазом легче воспринимается верхняя часть листа, поэтому верхняя часть бланка должна быть более насыщенной.

На официальных бланках деловых писем должны присутствовать следующие реквизиты:

3. герб РФ – помещается только на бланках государственных учреждений;

4. наименование организации – помещается в полном и сокращенном виде, в котором они закреплены в уставе организации. Производственные сокращения не допускаются. Допускаются сокращенные названия организации 3-х видов:

· по первым буквам полного названия;

· по начальным слогам слов, входящих в название организации (например, Смолстрой);

· сочетание буквенного и слогового сокращения (например, НИИ Дорстрой).

3. справочные данные об организации:

• почтовый, телеграфный адрес организации (должен соответствовать почтовым правилам);
• номер тлф, факс;
• банковские реквизиты (расчетный счет, ИНН).

Дата документа – проставляется в левом верхнем углу, датой считается дата его подписания, она является поисковым символом и используется при ссылке на данный документ. Дата оформляется цифрами.

5. регистрационный № документа – входящий номер структурного подразделения, в котором составлен документ по номенклатуре организации, и порядковый номер документа в книге регистрации (например, 18/159);

Ссылка на регистрационный № и дату документа, на который следует ответ. Присутствует только на бланках писем. В письмах при ссылке на входящий документ слова: Ваш, Ваши не допускаются.

На ____ от _____

№ дата

Этот реквизит не применяется в самом тексте письма.

Адресат – включает наименование и адрес получателя письма и указывается в верхней правой части письма. Если письмо направляется в адрес организации, то пишется только название этой организации и её адрес. Если деловое письмо адресовано какому-либо должностному лицу (т.е. заранее известно кому), то вначале указывается название организации, должность лица адресата, его инициалы, фамилия. Если деловое письмо адресовано руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав должности адресата.

Знаки препинания могут быть опущены.

Но следует руководствоваться правилом: название организации и её адрес должны проставляться в строгом соответствии с её названием и адресом, на которые следует ответ, либо определяются по справочнику.