Чтобы разделить карточки по отдельным вопросам или разделам они могут быть изготовлены разных цветов, либо с цветной каймой.

ЭВМ-форма – карточка выводится на экран компьютера. В настоящее время эта регистрация практически вытеснила ручную. Она имеет ряд преимуществ:

· Регистрация документов с помощью компьютера позволяет регистрировать документы на различных рабочих местах, в структурных подразделениях.

· На основе базы данных можно организовать информационно-справочную систему.

· Позволяет организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При поступлении документов графы «резолюция» и «исполнитель» можно не заполнять, заполняются они только в случае, если руководитель накладывает резолюцию.

2. 26Контроль за исполнением документа является одной из функций управления. Выделяют 2 вида контроля:

· контроль по существу вопроса;

· контроль за сроком исполнения.

Контроль по существу вопроса осуществляется руководителем или другим уполномоченным лицом, т.е. оценивается насколько правильно, удачно исполнен документ.

Контроль за сроком исполнения ведет служба делопроизводства. Его можно подразделить на:

· текущий;

· предупредительный.

Контроль по срокам исполнения может быть установлен законодательством (например, сроки исполнения по письмам граждан). Часто в документах, поступающих от вышестоящих организаций и требующих решения каких-либо вопросов, сроки исполнения уже проставлены. Когда документ поступает от коллегиальных органов, в нем сроки исполнения проставляются по каждому вопросу отдельно. Существуют документы, в которых срок исполнения составляет несколько месяцев, полгода, год. В этих случая срок исполнения рекомендуется разбить на несколько этапов и контроль осуществлять поэтапно. Форма контроля выбирается фирмой самостоятельно.

Наиболее удобна сроковая картотека. В ней используются регистрационные карточки и обычный регистрационный ящик. Система проста: ящик делится на 32 части подвижными разделителями. 31 разделитель – по дням месяца, 32-ой – для карточек, срок исполнения которых заканчивается в следующем месяце, или позже. За первым разделителем оказываются карточки с просроченным сроком исполнения, там они находятся до тех пор, пока не будет определен новый срок исполнения. В начале каждого дня карточки просматриваются, срок исполнения которых закончился этим днем. Если этим днем документ не исполнен, то докладывается руководителю. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, которое его установили. При предупредительном контроле за 3 дня до истечения срока исполнения исполнитель предупреждается в устной форме, что срок исполнения документа заканчивается. Когда документ исполнен на оборотной стороне делается отметка об исполнении, дается оценка как решен вопрос, отметка об отправлении документа. После снятия документа с контроля он направляется в справочно-информационную картотеку

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Т.е. это специальный классификационный справочник, определяющий порядок распределения документов по делам и позволяющий быстро отыскать нужный документ.

Номенклатура дел является документом многоцелевого значения, т.к. позволяет систематизировать и распределять документы по делам и указывает сроки хранения, соответствующие каждому конкретному документу.

Распределение документов в соответствии с номенклатурой дел и установление примерных сроков их хранения можно назвать первым этапом определения ценности документа.

Общие требования к оформлению номенклатуры дел изложены в следующих нормативных актах:

1. государственной системе документационного обеспечения управления;

2. основных правилах работы ведомственных архивов;