В конце распорядительной части помещается перечень документов, которые утратили силу или подлежат изменению в связи с вводом нового распорядительного документа.

Текст распорядительного документа начинается с заголовка с предлогом о (об). Подготовив текст документа, приступают к его оформлению. Распорядительный документ располагается на бланке организации.

Завершающим этапом является согласование документа и подписание. Согласование осуществляется путем визирования, либо простановкой штампа согласования. Документ визируется его составителями, исполнителями и юрисконсультом. Если документ касается финансовых вопросов, то он визируется финансовыми отделами, либо главным бухгалтером.

Распорядительные документы коллегиальных органов принимаются на их заседаниях после обсуждения. Если после обсуждения возникли замечания по документу, то он направляется на доработку и принимается на следующем заседании. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем, если это коллегиальный орган, то подписывает председатель и секретарь.

Документ вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Большинство поступающих в организацию и издаваемых организацией документов носят информационно-справочный характер. К таким документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма и т.п.

Эти документы носят вспомогательный характер и в отличие от распорядительных документов не обязательны к исполнению, т.е. они могут быть приняты к сведению, либо побуждать к каким-то действиям.

Справки – это документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Существует 2 вида справок:

1. с информацией о фактах и событиях служебного характера;

Справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Более многочисленную группу составляют справки 2 вида, они могут выдаваться как отдельным физическим лицам, так и организациям.

В зависимости от вида и назначения справки могут оформляться по унифицированной форме, либо носить индивидуальный характер.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка адресуется руководителю организации, либо в вышестоящее учреждение. Чаще всего в ней содержится информация о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе. Могут также содержаться выводы и предложения. Докладная записка может подаваться как по инициативе работника, так и по указанию руководителя.

Текст докладной записки разделяется на 2 части:

1. констатирующая – в ней излагается имеющий место факт и описывается ситуация, которая привела к этому факту;

Излагаются предложения или просьбы.

Докладная записка внутри организации оформляется на простом листе бумаги, где указываются обычные реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, подпись составителя. Докладная записка в вышестоящую организацию оформляется на общем бланке этого учреждения или организации и подписывается руководителем.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (например, плана отчета), либо объясняющий причины какого-либо события, факта, проступка.

Объяснительные записки разделяются на 2 группы:

1. Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.

По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.

Акт – это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссией, которая может быть как постоянно действующей, так и создаваемой приказом руководителя.