Поводом для акта могут быть различные события: ликвидация организации, акт приема-передачи материальных ценностей, акт о приеме объектов, инвентаризации.

Независимо от разновидности актов они составляются по единой схеме:

Комиссия изучает существо вопроса, по которому составляется акт, причем комиссия должна отражать только те события, которые подлинно установлены. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке с указанием даты и места составления (должны строго соответствовать дате и месту события).

Текст акта делится на 3 части:

1. Введение. Текст введения формализован, в нем указывается основание для составления акта, лица, присутствующие при составлении и участвующие в составлении акта. Эта часть начинается словом: основание, после которого ставится двоеточие и указывается, что это за основание (например, приказ директора), далее с новой строки после слова «Составлен:» перечисляются члены комиссии: председатель и остальные по алфавиту с указанием должности и Ф.И.О., ниже, тоже по алфавиту указываются присутствующие.

Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.

3. Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.

Перед текстом имеется заголовок с предлогом «О (Об)».

После текста перед подписями при необходимости указывается количество экземпляров акта, и куда они направляются. Завершается текст акта подписью, причем перед подписью должность не указывается.

Некоторые виды актов требуют утверждения, например, акты о ликвидации, об уничтожении дел.

Телеграммы – это документы, передаваемые посредством телеграфной связи, и в зависимости от срочности передаваемой информации на телеграмме могут быть пометки:

· внеочередная;

· правительственная;

· срочная и т.д.

Категорию указывают перед адресатом. Далее дается точный адрес, без почтового индекса: город, № почтового отделения, улица, дом и название адресата. Многие организации на телеграфе имеют условный или сокращенный адрес (например, Кемерово – Колос – Петрову).

Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы – на чистом листе бумаги только на одной стороне через 2 интервала прописными буквами. Между словами – 2 пробела. Текст начинается с абзаца, в дальнейшем абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст состоит только из одного логического элемента – заключения, иногда с доказательствами. Пишется особым языком: без предлогов, союзов, знаков препинания. Но если они нужны, то пишутся сокращенно: ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), + (плюс), - (минус),! (восклицательный) и? (вопросительный) знаки, % (проценты),: (двоеточие) и т.д.

Особенности работы с кадровыми документами

Являются основными документами для работников. От правильного оформления кадровых (КД) зависят назначения пенсий, подтверждение стажа работы, квалификации.

В больших организациях кадровую работу проводят специалисты по кадрам, на небольших (до 100 человек) – ведение кадровых документов возлагается на секретаря. Они оформляют документы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и др.

Помимо нормативно-правовых актов при создании кадровых документов необходимо руководствоваться:

Трудовым кодексом РФ

Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Унифицированными формами по учету труда и его оплаты

Документооборот организации – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Все документы организации делятся на 3 потока:

1. входящие (поступающие);

2. исходящие (отправляемые);

Внутренняя документация.