Выписка – часть документа с указанием, из какого документа она сделана. Выписка заверяется должностным лицом.

Организация имеет право выдать дубликат документа при его утрате, при этом лицо, которое его утеряло должно написать служебную записку с причиной его утери. В правом верхнем углу ставится пометка «Дубликат». И подлинник, и дубликат документа имеют одинаковую юридическую силу.

По средствам фиксации документа (письменные, графические, фотодокументы).

Реквизита, м. (от латин. requisitum - потребность). 1. Совокупность настоящих, не бутафорских предметов, необходимых для театральной постановки (театр.). 2. Совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие к-рых лишает сделку или документ юридической силы (офиц. право).

6. текст документа. Составляется на русском языке, либо на языке субъектов Федерации, в зависимости от статуса организации может и на других языках. Бывает следующих видов:

· анкета;

· таблица;

· обычный связный текст;

· комбинированный.

Графы и строки таблиц должны иметь наименование и, если есть, подзаголовки. Если таблица на нескольких листах, то колонки таблицы нумеруются на первом листе и на II и последующих листах заголовки уже не ставятся, а проставляются только номера. Что касается текста – он может состоять из 1 части (распорядительной), но чаще состоит из 2-х частей: I констатирующей (причины, цели, следствия составления документа); II распорядительной (или заключительной, содержащей решения, выводы, предложения, приказы и т.д.).

Если текст охватывает несколько решений, то он подразделяется на параграфы.

В документах организации, которая действует на правах единоначалия, текст излагается от 1-го лица ед. числа. В документах коллегиальных органов текст излагается от 3-го лица ед. числа. В совместных документах: от 3-го лица, множ. числа. В письмах: от 1-го лица множ. числа или ед. числа, или 3-го лица, ед. числа.

7. наименование организации, которая является автором документа; наименование организации должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в учредительном документе на эту организацию. Над наименованием организации указывается наименование вышестоящего органа (например, агентство по образованию РФ). Под полным наименованием организации может указываться сокращенное её наименование (если оно закреплено в уставе). Допускается в документах (не в бланках) сокращенное наименование организации, тоже только в том случае, если оно закреплено в уставе. Наименование субъекта указывается на государственном языке и справа или ниже – на языке субъекта.

15 – адресат (та организация, подразделение, должностное или физическое лицо, которому адресован документ). Название организации или подразделения указывается в именительном падеже, а должностное лицо в дательном. Центрируется по левому краю. Если же адресат – это несколько организаций, которых касается этот документ, то адресат указывается обобщенно: например, главам администрации районов смоленской области и городов смоленской области. Если число адресатов более 4, то составляется рассылочная ведомость. Если это письмо в организацию, то на нем указывается её наименование и почтовый адрес. Если лицу – то его адрес и Ф.И.О., причем инициалы указываются перед фамилией. Адрес указывается следующим образом:

Ул., д., кв.,

Город,

Область, индекс

Например: Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности подписывающего документ (причем оно указывается полностью, если документ оформляется не на бланке, если же на бланке, то допускается сокращенное название), личная подпись и её расшифровка. Если документ оформляется на фирменном бланке организации, то должность лица, подписавшего документ, пишется без указания названия организации. В противном случае указывается полное название организации. Если документ составляется несколькими организациями, то первый лист документа оформляется без бланка. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются друг под другом в соответствии с занимаемыми должностями. Если документ составляется комиссией, то указываются не должности этих лиц, а их обязанности в составе комиссии. Как правило, это председатель комиссии и её члены. За председателем может быть подпись секретаря комиссии.

9.дата документа (обязательный реквизит). Датой считается дата его подписания должностным лицом. Если же документ составляется несколькими организациями, то датой считается дата последней подписи. Т.е. она одна для всех организаций. Для протокола датой считается дата заседания. Для актов – дата свершившегося события. Даты оформляются арабскими цифрами и могут проставляться так: день. месяц. год:

08.09.2005

Допускается словесно-цифровое оформление: 08 сентября 2005 г.

Или 2005. 09. 08.

Резолюция, накладывается должностным лицом на документ, пришедший из вышестоящей организации. В резолюции указывается исполнитель, срок исполнения (если подлежит контролю), существо исполнения документа, подпись и дата. Если исполнителей несколько, то указывается ответственный исполнитель, если ответственный не указан – им считается первый в списке.