Указываются переходящие дела.

При составлении номенклатуры дел обязательно по каждому подразделению оставляются резервные индексы.

Номенклатура дел является достаточно сложным документом и если организация не имеет нужных специалистов по составлению дел, то необходимо обратиться за помощью в государственный архив.

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Исполненные документы формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

29 Изъятие документов из дела могут производить только органы, на это уполномоченные: налоговой инспекции, органы дознания прокуратуры. Изъятие документов производится только в присутствии лиц, ответственных за их хранение. Оформляется изъятие протоколом, копия которого вручается должностному лицу организации. В организации на изъятые документы составляется опись, в которой отражается их содержание. С разрешения и в присутствии изымающих органов представители организации могут снять копии с этих документов.

Если же изымаются документы недооформленные, не исполненные, не прошитые, то с разрешения органов они могут быть дооформлены.

В случае уничтожения или утери исполненных документов, руководитель организации создает комиссию, которая расследует причины утраты документа. В эту комиссию могут входить процессуальные органы, органы противопожарной безопасности, органы государственного надзора и проч.

30

Дело считается заведенным в момент помещения в него 1-го исполненного документа, и оно хранится в подразделении до момента сдачи в архив.

Хранятся дела в сейфах, вертикально.

Для особо важных документов составляется внутренняя опись документов, хранящихся в деле. Она помещается на внутренней стороне папки и постоянно дополняется. Документы, исполненные и включенные в дело, в течение года могут быть востребованы работниками организации. Поэтому вместо документа, который выдан работнику, в дело помещают лист-заместитель, в котором указывается когда, кому и на какой срок выдан документ, ставятся подписи того, кто выдал, и того, кто получил. Если требуется все дело, то заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер дела, дата выдачи, количество листов в деле, кому выдано и его расписка, дата возврата дела и расписка получателя. Дело может быть выдано сотруднику подразделения на срок до 1 месяца.

После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Но если документ нужен, то может быть выдано дело целиком.

Изъятие дела после завершения делопроизводственного года может производиться по письменным запросам компетентных органов и с разрешения руководителя организации. При этом составляется акт об изъятии дела.

31.32?

33

1. Устав – свод правил, который определяет деятельность организации, учреждения или общества.

В уставе определяются взаимоотношения данной организации с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Например, уставы есть у АО, добровольных обществ, спортивных организаций, вооруженных сил и т.д.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций утверждаются на съездах этих организаций. Уставы государственных предприятий, организаций утверждаются их вышестоящими органами. Уставы муниципальных предприятий и организаций – районными, городскими или областными советами. Если частное предприятие – устав утверждается его владельцем с последующей регистрацией в районном, городском или областном советах.

В оформлении любого устава должны присутствовать следующие реквизиты:

· наименование министерства;

· наименование организации;

· вид документа, его регистрационный № и дата;

· место издания;

· гриф утверждения.