Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при необходимости их рассылки, но каждая копия должна быть заверена гербовой печатью.

17 На официальных бланках деловых писем должны присутствовать следующие реквизиты:

1. герб РФ – помещается только на бланках государственных учреждений;

2. наименование организации – помещается в полном и сокращенном виде, в котором они закреплены в уставе организации. Производственные сокращения не допускаются. Допускаются сокращенные названия организации 3-х видов:

· по первым буквам полного названия;

· по начальным слогам слов, входящих в название организации (например, Смолстрой);

· сочетание буквенного и слогового сокращения (например, НИИ Дорстрой).

3. справочные данные об организации:

• почтовый, телеграфный адрес организации (должен соответствовать почтовым правилам);
• номер тлф, факс;
• банковские реквизиты (расчетный счет, ИНН).

Дата документа – проставляется в левом верхнем углу, датой считается дата его подписания, она является поисковым символом и используется при ссылке на данный документ. Дата оформляется цифрами.

5. регистрационный № документа – входящий номер структурного подразделения, в котором составлен документ по номенклатуре организации, и порядковый номер документа в книге регистрации (например, 18/159);

Ссылка на регистрационный № и дату документа, на который следует ответ. Присутствует только на бланках писем. В письмах при ссылке на входящий документ слова: Ваш, Ваши не допускаются.

На ____ от _____

№ дата

Этот реквизит не применяется в самом тексте письма.

Адресат – включает наименование и адрес получателя письма и указывается в верхней правой части письма. Если письмо направляется в адрес организации, то пишется только название этой организации и её адрес. Если деловое письмо адресовано какому-либо должностному лицу (т.е. заранее известно кому), то вначале указывается название организации, должность лица адресата, его инициалы, фамилия. Если деловое письмо адресовано руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав должности адресата.

Знаки препинания могут быть опущены.

Но следует руководствоваться правилом: название организации и её адрес должны проставляться в строгом соответствии с её названием и адресом, на которые следует ответ, либо определяются по справочнику.

Если деловое письмо адресуется официальному лицу, то вначале указывается должность, далее И.О.Ф. и адрес организации.

Если деловое письмо адресуется частному лицу, то вначале указывается адрес, далее И.О.Ф.

Если тот, кому адресуется деловое письмо, имеет ученое звание, то оно указывается перед его инициалами в сокращенном варианте.

Перед инициалами ставится гр. (гражданин) – в арбитраже; г. (господин) или г-ну (обычно для иностранцев).

8. заголовок к тексту – должен отражать основную суть письма и по возможности должен быть кратким. Обычно начинается с предлога «О» или «Об» (например, о закупке оборудования). Заголовок делового письма не заключается в кавычки и начинается сразу от левого поля листа. Не допустимо, чтобы заголовок был более 2-х строк (считается дурным тоном). Не рекомендуется в заголовке употреблять такие слова: касательно, касается, по делу.

Текст – максимальная длина стандартной строки – 64 символа, как правило, используется 60 или 62 символа.

Подпись – помещается слева от текста, в неё входят: наименование должности, подпись, расшифровка. Если проект делового письма уже готов, а лицо, которое должно подписать отсутствует, то деловое письмо подписывает либо его заместитель, либо исполняющий обязанности.

Исполнитель – И.О.Ф. исполнителя и его номер тлф

Герб РФ

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Справочные данные организации

от ________ № _________

на № ________ от _______

Заголовок письма

Текст

должность ____________ И.О. Фамилия

Подпись

И.О. Фамилия исполнителя, тлф

18.

1. Письма-просьбы. Излагая просьбу в письме, необходимо как можно четче выразить заинтересованность в её выполнении. Простейшее письмо-просьба – личное или коллективное заявление. Просьба может быть выражена от 1 лица ед. ч. (прошу), от 1 лица множ. ч. (просим), от 3 лица ед. ч. (организация просит). Чаще всего в письмах-просьбах встречаются следующие словосочетания: просим Вас проверить качество продукции; просим выслать в наш адрес подробную информацию о; просим включить в план; прошу принять меры; прошу сообщить данные о сроках поставки…; прошу направить наш договор; прошу подтвердить факт…

2. Письма-ответы или письма-отказы.

Логическая схема письма-ответа:

- повторение просьбы, на которую составляется ответ;

- обоснование причины отказа;

- констатация отказа.

В письмах-ответах чаще всего встречаются словосочетания: Ваше предложение отклонено по следующим причинам; сообщаем Вам; считаем нужным сообщить Вам. Если в письме-ответе содержится решение какого-то коллегиального органа, то может использоваться следующее выражение: Ваше предложение не получило поддержки на заседании директоров в связи с …

3. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов, либо материальных ценностей. Эти письма составляются только при необходимости. В них содержатся дополнительные разъяснения. Однако, сопроводительные письма являются надежным средством соблюдения дисциплины и контроля за сохранностью ценных бумаг или материальных ценностей. Текст обычно небольшой (формат А5). Словосочетания, характерные этому типу писем: направляем заявку на участие в … на 5 листах; высылаем наложенным платежом; возвращаем проект на доработку.

4. Договорные письма – это разновидность сопроводительного письма. Они только подтверждают факт направления договора. Словосочетания: направляем Ваш договор о … на … листах.

5. Письма-напоминания следует готовить только в том случае, если не удается с помощью средств связи или личных контактов получить необходимый ответ. Письма-напоминания состоят из 2-х логических элементов:

· напоминание о выполнении действий;

· указание мер, которые будут приняты организацией в случае невыполнения обязательств.

Если на поле текста указано слово «вторично», то это означает, что это уже письмо-напоминание. Эта пометка делается в том случае, если организация допускает, что адресат не получил от них письмо по независящим от него причинам. После этой пометки излагается один к одному текст письма. Но в письмах-напоминаниях чаще встречаются словосочетания: напоминаем, что согласно договору …; напоминаем Вам, что; несмотря на неоднократное напоминание.

Информационные письма. Их цель заключается в своевременном информировании других организаций или заинтересованных лиц о совершившихся фактах. Информационные письма могут варьироваться – от одного листа до нескольких страниц. Нередко к информационным письмам прибегают организации, заинтересованные в рекламе своей продукции.

Письма-приглашения могут быть адресованы частному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. Письма-приглашения к массовому адресату бывают, как правило, уже готовыми, частному лицу или нескольким они направляются на бланках предприятий.

8. Письма-предложения могут представлять собой заявление предприятия-продавца на заключение сделки на реализацию своей продукции. Либо это может быть ответ той или иной организации на её запрос о заключении сделки.

9. Письма-разрешения – это отдельный вид писем, которые содержат ответ на выполнение той или иной просьбы. Например, организация … разрешает…

10. Письма-подтверждения содержат информацию о получении организацией того или иного документа, оборудования, ценностей и т.д., могут подтверждать какой-либо факт. Встречаются словосочетания: подтверждает, что; с благодарностью подтверждаем получение Вашего письма, заказа; организация … подтверждает…

19.