На практике удобно формировать в одном деле документы по территориальному признаку.

Если в дело будут помещены планы, отчеты, то в заголовке должно быть указание на периодичность и характер документа (например, годовые отчеты кафедры за … учебный год).

В заголовках дел распорядительных документов, в делах, содержащих протоколы, после содержания вида документа дается автор и год (например, приказы директора за … год).

В номенклатуре дел не должно быть общих определений, не раскрывающих сущность документов, хранящихся в деле, например: входящие, исходящие документы, дела с отчетностью и т.п.

После составления заголовков дел и установления сроков их хранения, проводится систематизация заголовков. Т.е. заголовки дел в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, которая одинакова для всех структурных подразделений. Стабильный порядок расположения дел обеспечивает их быстрый поиск. В соответствии с нормативными материалами рекомендуется первыми размещать дела с нормативными документами вышестоящих организаций. Затем размещаются дела с документацией, относящейся к деятельности организации: уставы, положения. Далее располагаются дела с организационно-распорядительными документами: приказами, распоряжениями, документами по деятельности общественных организаций. Затем располагаются дела с отчетной документацией: годовые, квартальные, ежемесячные отчеты. Последними располагаются дела по переписке и с рекомендациями.

При наличии однородных корреспондентов и если дела заводятся по географическому признаку, их располагают в алфавитном порядке.

Если организация имеет подразделения, то номенклатура дел составляется в каждом подразделении. После её составления она согласовывается с архивом учреждения. Согласование необходимо для того, чтобы определить полноту всех дел подразделения. В дальнейшем на основе номенклатуры дел подразделения составляется номенклатура дел организации в целом. Разделами являются названия подразделений. Первым разделом, независимо от места в штатном расписании ставится номенклатура дел канцелярии. Расположение всех дел закрепляется индексом. Если организация небольшая, то делам присваивается только 1 индекс (например, 01, 02). В сводной номенклатуре дел в индекс входит также и обозначение структурного подразделения (например, 01-05). Индексацию рекомендуется сохранять постоянной из года в год.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, где каждая графа имеет своё назначение и требует правильного заполнения. Она состоит из 5 граф:

1. Индекс дела (номер дела) – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку (как правило, состоит из номера дела и индекса подразделения).

Заголовок дела. В течение года в одном и том же деле может собраться большое количество документов, которые в дальнейшем оформляются в отдельные тома в конце года.

Указывается количество дел, томов, частей.

Срок хранения каждого дела, определяемый сводной таблицей.

Примечания. Эта графа заполняется в том случае, если дела уничтожаются, передаются в архив или какое-то из дел не завершено.

Проект номенклатуры дел организации согласовывается с ведомственным архивом и направляется на согласование в государственный архив.

Печатается в 4-х экземплярах:

1. экземпляр хранится в службе делопроизводства организации;

2. – хранится в государственном архиве;

3. – в ведомственном архиве;

Является рабочим.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом имеет постоянный срок хранения и включается в номенклатуру дел организации.

Если в номенклатуре дел ничего не меняется, то государственный архив ставится об этом в известность и номенклатура дел не составляется заново. Но каждые 5 лет номенклатура дел обязательно пересматривается.

В конце года делается итоговая запись о категориях и количествах заведенных дел, заполняются 3 графы:

1. сроки хранения (постоянное хранение, временное свыше 10 лет, временное до 10 лет включительно);

2. проставляется количество дел;