Часть 1. Основы СУБД MS Access

Часть 1. Основы СУБД MS Access

Краткие сведения

СУБД Access 2003 использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).

СУБД Access 2003 позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

 

Рабочая среда СУБД Microsoft Access

СУБД Access предназначена для разработки информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows. Она позволяет решать как несложные информационные задачи (без использования программирования), так и создавать сложные приложений с использованием языка программирования Visual Basic for Application. СУБД входит в профессиональную версию офисной системы Microsoft Office.

База данных (БД) в СУБД Access представляет собой совокупность объектов, хранящихся в одном файле (mdb). В один момент времени допускается работа только с одной БД, в составе которой может быть сколько угодно объектов.

В строке Заголовка – отображается имя активной в данный момент программы.

Строка Основного меню содержит название нескольких подменю. Перечень подменю и их содержание изменяется в зависимости от режима работы системы.

Панель инструментов – это группа пиктограмм, расположенных под строкой основного меню. Ее назначение – ускоренный вызов команд меню. Кнопки Панели инструментов могут изменяться в зависимости от выполняемой операции.

В Строке состояния отображается информация о выполнении текущих операций.

При открытии базы данных в Рабочей области окна системы Access появляется окно базы данных.

В окне базы данных есть строка заголовка, панель инструментов, слева располагается панель Вкладки объектов с помощью которой можно выбрать тип нужного объекта. Все объекты выбранного типа отображаются на правой панели.

 

Операции над объектами

Над любым объектом можно выполнить три стандартных действия (им соответствуют три кнопки в окне БД): открыть текущий объект для работы; создать новый объект текущего типа; изменить текущий объект (конструктор).

 

Открытие объектов

Существующую базу данных можно открыть командой Файл\Открыть. В результате появляется окно БД, содержащее список всех объектов данной базы, рассортированный по типам. Окно внешне выглядит как картотека, причем каждая карточка соответствует одному типу объектов, например, карточка с именами таблиц, карточка с именами форм и т.д. Для перехода между разными типами объектов достаточно мышкой указать на корешок соответствующей карточки. Для выбора конкретного объекта используется указатель мыши или клавиши со стрелками.

Открытие конкретного объекта приводит к его появлению в отдельном окне и делает доступным все операции над ним. Например, открытие таблицы или формы позволяет изменить, добавить или отсортировать записи в ней; открытие запроса или макроса приводит к его выполнению.

 

Работа с объектами.

 

Таблицы

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структуру двумерной таблицы определяют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, значит, ее структура определена набором полей.

В Microsoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждому полю.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.

Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре. Таблицы составляют основу базы данных.

Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Для каждого поля необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей:

Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле Мемо Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.

Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - до 8 байт. Точность -до 15 знаков.

Дата / время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. В таблице может быть только одно такое поле.

Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина'/Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

ПолеобъектаОLЕ Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных MicrosoftAccess через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка - позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.

Мастерподстановок – запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы

Связи между таблицами БД

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц.

Реляционные базы данных состоят из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. Связи, во-первых, обеспечивают целостность БД, а во-вторых, позволяют автоматизировать задачи обслуживания базы. Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект. Отношение между объектами определяет отношение между таблицами. Существует 4 типа отношений:

1. Отношение «один-к-одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

2. Отношение «один-ко-многим» означает, что каждой записи в одной таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице.

3. Отношение «многие-ко-одному» аналогично рассмотренному ранее типу. Тип отношения между объектами зависит от вашей точки зрения.

4. Отношение «многие-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

· одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

· одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Определение ключевого поля

Для создания связей между таблицами необходимо в каждой таблице определить ключевое поле. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут (например идентификационный код). Если в таблице такого поля нет, то его можно создать искусственно комбинацией полей, например для таблицы где содержится расписание занятий такой комбинацией являются поля «Время занятий» и «Номер аудитории». Если в таблице вообще нет полей, которые могут быть использоваться в качестве ключевых, то следует ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

Для определения ключевого поля, необходимо в режиме конструктора, выделить нужное поля и нажать клавишу на панели инструментов или отдать команду Ключевое поле в меню Правка или в контекстном меню. Если необходимо создать ключевое поле на базе нескольких полей, то нужно сначала выделить эти поля (удерживая клавишу Ctrl щелкать на квадратных маркерах слева от имен полей), а затем отдать команду Ключевое поле.

Если необходимо назначить ключевым другое поле, то прежде нужно отменить неверно заданный ключ (выделить соответствующее поле и нажать кнопку или отдать команду Ключевое поле), а затем задать новое ключевое поле.

 

Создание связей между таблицами

Чтобы определить связи, необходимо использовать команду Сервис\Схема данных (или кнопка ). Если связь определяется впервые в базе данных, то Access откроет пустое окно Схема данных, а затем выведет на экран окно диалога Добавление таблицы. В этом окне необходимо выделить нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. Окно диалога Добавление таблицы дает возможность добавить как таблицы, так и запросы. Кнопка Закрыть закрывает окно диалога Добавление таблицы (данное окно можно вызвать по нажатию кнопки ). После этого окно Схемы данных будет выглядеть примерно так, как показано на рис.1.а. Чтобы установить связь между таблицами, надо выбрать поле, которое есть в обеих таблицах (поле по которому будут связываться таблицы) и перетащить его из одной таблицы в другую. Когда вы отпустите кнопку мыши, Microsoft Access откроет окно диалога Связи, представленное на рис.2.

а) б)

Рис.1. Окно Схема данных.

После установки флажка Обеспечение целостности данных, Access делает доступными еще два флажка: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Например, если вы решили удалить какого-либо исполнителя в таблице Исполнители, то в этом случае следует удалить соответствующие данные в связующей таблице Альбомы. Access автоматически выполнит эту операцию, если установлен флажок Каскадное удаление связанных записей.

Рис. 2. Окно диалога Связи

 

После нажатия кнопки Создать Access создаст связь и нарисует линию между двумя таблицами, указывающую на наличие связи между ними. Заметьте, когда вы просите обеспечить целостность данных, Access изображает на конце линии у таблицы, находящейся на стороне отношения «один», цифру 1, а на другом конце у таблицы со стороны отношения «многие» – символ бесконечности (см. рис.1.б). Чтобы удалить связь, щелкните по ее линии и нажмите клавишу Del. Если вы хотите отредактировать или изменить существующую связь, дважды щелкните по соответствующей линии, чтобы снова открыть окно диалога Связи.

Изменение таблиц

Изменение структуры таблиц

В режиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставка\Строки или нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести имя нового поля и выбрать тип данных для него.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка\Удалить или нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно Конструктора.

 

Поиск и замена данных

Access может искать нужное значение в определенном поле или во всех полях таблицы. Для этого используется диалоговое окно Поиск, в котором можно выбрать вариант поиска (команда Правка\Найти).

Аналогичное окно Замена позволяет заменить значения последовательно в нескольких записях таблицы (команда Правка\Заменить).

Не всегда точно известно, что именно следует найти. В этом случае можно использовать символы шаблона:? - замена не точно известного символа в указанной позиции шаблона, * - замена группы символов. Для определения диапазона символов используется дефис, например, любая буква от А до К обозначается как [A-K]. Для описания альтернативных символов применяют скобки, например, [OA] означает О или А. Примеры шаблонов:

р?ка рука, река

*град Волгоград, Ленинград, Белград

К[оа]мпания компания, кампания

 

Сортировка записей

Для изменения порядка записей в таблице, для группировки одинаковых значений удобно применять команду быстрой сортировки (Записи\Быстрая сортировка) или соответствующие кнопки на панели инструментов . Для этого нужно выделить столбцы, по значениям которых будут сортироваться записи, а затем нажать на кнопку на панели инструментов.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно открыть таблицу и выполнить команду Записи\Фильтр\Расширенный фильтр. Появится окно Фильтр (рис.3).

Рис.3. Окно Фильтр.

В этом окне в строке Поле из списка полей таблицы нужно выбрать то, сортировка по которому должна производиться в первую очередь. В строке Сортировка в этом же столбце бланка выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию). В следующем столбце бланка выбирается поле, по которому будет проводиться сортировка во вторую очередь, и для него указывается тип сортировки. И так далее для всех полей, по которым будет проведена сортировка. После заполнения бланка сортировки выполнить команду Записи\Применить фильтр.

Чтобы вернуться к первоначальному порядку записей, выполните команду Записи\Удалить фильтр.

 

Запросы

Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц. Но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Все приемы, используемые при работе с единственной таблицей, годятся и для сложных многотабличных запросов, поэтому мы начнем с запросов на выборку данныходной таблицы.

На рис.4. показан запрос в режиме конструктора. Окно конструктора запросов разделено на две части. В верхней находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней располагается бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу), в котором выполняется вся работа по созданию запроса. Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Поле может просто принадлежать одной из таблиц, быть вычисляемым (иными словами, его значение рассчитывается на основе одного или нескольких полей таблицы), или итоговым, то есть использующим одну из встроенных функций Microsoft Access.

Первая строка бланка запроса служит для выбора полей, которые должны присутствовать в наборе записей, используется для сортировки данныхили для выбора информации из таблицы. Полям запроса можно присвоить имена, которые будут отображаться в заголовках столбцов привыводенабора записей запроса, а для генерации вычисляемых полей можно использовать выражения любой степени сложности.

Если была выполнена команда Вид/Имена таблиц, во второй строке бланка запроса Access выведет имя таблицы, из которой выбрано поле. В третьей строке бланка можно задать сортировку по возрастанию или по убыванию.

Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за вывод полей в наборе записей. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланк запроса.

Рис. 4. Запрос на основе таблицы тАбитуриенты в режиме

 

Для ввода условия отбора записей используется строка Условие отбора и строки или. На рис.1. показан запрос на выборку фамилий тех студентов, которые имеют оценки от 4 до 5 баллов.

Включение полей в запрос

Первым шагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в набор записей. Это можно сделать несколькими способами. Можно просто перетащить поле с помощью мыши в нужный столбец бланка из списка полей верхней части окна. При перетаскивании поля указатель мыши превращается в маленький прямоугольник. Или произвести двойной щелчок на нужном поле в списке полей таблицы в верхней части окна.

В самом начале списка полей, находящегося в верхней половине окна запроса (а также в раскрывающихся списках в первой строке бланка QBE), находится специальный символ «*», означающий «Все поля». Если необходимо включить в запрос все поля таблицы, не надо определять каждое по отдельности в бланке QBE. Достаточно перетащить «*» из списка полей в бланк QBE. Учтите, что вы можете повторно включить столбец поля таблицы в бланк запроса, чтобы определить условия отбора для них. В этом случае, чтобы поля дважды не выводились в наборе записей запроса снимите флажки Вывод на экран в столбцах бланка, содержащих повторяющиеся поля.

В общем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно задать другие свойства с помощью команды Вид/Свойства (кнопка ).

Выбор данных из нескольких таблиц производится аналогично. Для этого в окно конструктора запроса нужно вывести те таблицы, поля которых будут использоваться в запросе (это можно сделать в окне Добавление таблицы, которое можно всегда вызвать кнопкой ), а затем включить нужные поля таблиц в запрос.

Ввод условий отбора

Ввод условия отбора в запросе аналогичен заданию условия на значение для поля таблицы. Когда вы вводите условия отбора для нескольких полей, то все выражения в строке Условие отбора или в строке или должны принимать значение Истина для любой записи, включаемой в набор записей запроса. Это означает, что Асcess выполняет логическую операцию AND над условиями отбора, находящимися в одной строке. В таблице приведены значения выражения, состоящего из двух условий, связанных оператором AND. Очевидно, чтобы результат операции AND имел значение Истина, оба условия должны быть истинными; только в этом случае запись отбирается запросом.

Когда вы задаете для некоторого поля несколько условий отбора, соединенных логическим оператором OR, то для того, чтобы запись была отобрана истинным должно быть хотя бы одно из них. Есть два способа задать несколько связанных оператором OR условий для одного поля. Можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их оператором OR. Другой вариант: ввод каждого условия в отдельную ячейку строки или. При использовании нескольких строк или для отбора записи достаточно выполнения всех условий в одной из строк или.

Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.

Результат применения к двум условиям логических операций AND и OR

 

AND Истина Ложь Истина Истина (Отбирается) Ложь (Отвергается) Ложь Ложь (Отвергается) Ложь (Отвергается)

OR Истина Ложь Истина Истина (Отбирается) Истина (Отбирается) Ложь Истина (Отбирается) Ложь (Отвергается)

 

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий

< > 4

В этом случае можно не использовать кавычки.

Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например:

between 10 and 20

Оператор I n позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например:

in (“первый”,”второй”,”третий”)

 

Оператор Like полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны:

* — обозначает любое количество (включая нулевой) символов;

? — любой одиночный символ;

# — указывает что в данной позиции должна быть цифра.

Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать

like П*ов

Можно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены между символами #. Например:

#10 мая 1998#

>#31.12.96#

В Access используется ряд других функций, которые помогут задать условия отбора для даты и времени, например:

Day(дата) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31

Month(дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12

Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999

Создать параметрический запрос. Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. Результирующая таблица будет зависеть от того параметра, который пользователь введет при запуске запроса. На рис.5,а Представлен запрос, который позволяет выбрать из таблицы результатов сдачи экзамена группу студентов, которые сдали этот экзамен на ту или иную оценку. В поле Условие отбора в квадратных скобках указывается текст, который появляется в диалоговом окне при запуске запроса и приглашает ввести нужный параметр запроса рис.5,б. После ввода нужного значения нажмите ОК и перед Вами появится результирующая таблица рис.5,в. Очевидно, что если бы был введен другой параметр запроса (например оценка «2»), то список студентов был бы совершенно другой.

а)

б) в)

Рис.5. Параметрический запрос Балл.

Вычисляемые поля

С любыми полями таблицы можно выполнять вычисления и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей, при этом можно использовать любые из встроенных функций Access. Кроме того, поля запроса могут содержать данные, получаемые с помощью арифметических операций над полями таблицы. Например, ЦенаТовара*Количество.

Вычисляемое поле может содержать вызовы встроенных функций Access и следующие операторы:

+ – складывает два арифметических выражения.

- – вычитает из первого арифметического выражения второе.

* – перемножает два арифметических выражения.

/ – делит первое арифметическое выражение на второе.

\ – округляет два арифметических выражения до целых значений и делит первое на второе. Результат округляется до целого.

^ – возводит первое арифметическое выражение в степень, задаваемую вторым арифметическим выражением.

MOD – округляет оба арифметических выражения до целых значений, делит первое на второе и возвращает остаток.

& – создает текстовую строку как результат присоединения второй строки к концу первой. Если один из операндов является числом, то оно автоматически преобразуется в строку символов.

На рис. 6 показан пример вычисляемого поля для таблицы тАттестат. Вычисляемое поле Среднее выводит средний балл по трем предметам: Русский, Математика, Физика.

Рис. 6. Запрос на основе таблицы тАттестат с вычисляемым полем Среднее

 

Итоговые запросы

Для вычисления итоговых значений надо нажать кнопку Групповые операции ( ), чтобы в бланке QBE появилась строка Групповые операции. Access использует установку Группировка в строке Групповая операция для любого поля, занесенного в бланк запроса. Теперь записи по каждому полю группируются, но итог не подводится. Если выполнить запрос сейчас, вы получите набор записей, включающий по одной строке для каждого уникального значения поля запроса – но без итогов. Для получения итогов замените установку Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.

Access предоставляет девять функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Вы можете задать нужную вам функцию, введя ее имя с клавиатуры в строке Групповая операция бланка запроса или выбрав ее в раскрывающемся списке.

Итоговые функции Access:

Sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе.

Avg – вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе.

Min – возвращает наименьшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Max – возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Count – возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.

StDev – стандартное отклонение всех значений данного поля в каждой группе.

Var –вычисляет дисперсию значений данного поля в каждой группе.

First – возвращает первое значение этого поля в группе.

Last – возвращает последнее значение этого поля в группе.

Формы

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Формы могут применяться для различных целей:

· Вывод и редактирование данных. Формы обеспечивают вывод на экран данных в необходимом представлении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме можно сделать доступными только для чтения все данные или некоторую их часть, автоматически выбирать информацию из других связанных таблиц и помещать ее в форму, вычислять выводимые в форме значения, скрывать или, наоборот, выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.

· Управление ходом выполнения приложения. Чтобы автоматизировать вывод определенных данных или выполнение некоторой последовательности действий, создаются формы для работы с макросами или процедурами Visual Basic для приложений. Для запуска макросов или процедур VBA обычно используются элементы управления, называемые командными кнопками. С помощью макросов и процедур можно открывать другие формы, выполнять запросы или команды меню, фильтровать выводимые на экран данные, устанавливать значения в записях и формах, выводить меню на экран, печатать отчеты и выполнять ряд других действий. Можно так спроектировать форму, чтобы макросы или функции Visual Basic для приложений запускались в ответ на определенные события – например, открытие формы, активизацию определенного элемента управления или изменение данных в форме.

· Ввод данных. Формы, предназначенные только для ввода в базу новых данных или значений, помогающих автоматизировать выполнение приложения.

· Вывод сообщений. Формы могут предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях. С помощью макрокоманды Сообщение или функции MsgBox Visual Basic для приложений можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

· Печать информации. Несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно распечатать информацию, содержащуюся в форме. Поскольку для вывода формы на экран можно определить один набор параметров, а для печати – другой, форма может играть двойственную роль. Например, можно задать два заголовка и два примечания для формы – одну пару (заголовок и примечание) для ввода заказа, а другую – для печати счета по заказу

Отчеты

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1. Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

 

Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка VisualBasic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модули являются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Страницыдоступа к данным – это WEB- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Задание 1. Ознакомиться с учебной базой данных компании «Борей»

Технология

1. Загрузить Microsoft Access 2003.

2. В меню Справка выбрать пункт «Примеры баз данных…», далее – «Учебная база данных «Борей».

5. Закрыть главную кнопочную форму.

6. Просмотреть данные каждой таблицы, открыв их.

7. Просмотреть структуру каждой таблицы в режиме конструктора. Обратить внимание на типы и свойства полей.

8. Открыть таблицу «Клиенты». Выполнить следующие операции:

- определить количество записей в таблице;

- просмотреть 45-ую запись, введя ее номер в окно номеров записей

- рассортировать таблицу по должностям. Для этого установить указатель мыши на заголовок столбца и щелкнуть правой кнопкой мыши. Столбец будет выделен и появится контекстное меню. Выбрать в контекстном меню пункт «Сортировка по возрастанию».

- скрыть столбец «Обращаться к», выделив его и выполнив команду ФОРМАТ/ Скрыть. Отобразить скрытый столбец;

- выделить первые два столбца и закрепите их, выполнив команду ФОРМАТ/Закрепить. Прокрутить таблицу по горизонтали. Отменить закрепление;

- применить фильтр для выделения строк с клиентами в г. Лондон. Для этого выделить в любой строке поле со значением «Лондон» и вызвать контекстное меню. Выбрать пункт «Фильтр по выделенному». Отменить фильтр, щелкнув в контекстном меню по пункту «Удалить фильтр»;

- изменить вид сетки таблицы, используя соответствующую кнопку инструментальной панели «Таблица», если такой кнопки нет, то ее необходимо ввести.

9. Просмотреть запросы и их структуру

- открыть запрос на выборку товаров с ценой выше средней;

- переключить запрос в режим конструктора и просмотреть структуру запроса.

10. Просмотреть формы:

- «Сотрудники», вкладки «Служебные данные», «Личные данные»;

- «Товары»;

- «Типы»;

11. Просмотреть форму «Сотрудники» в режиме конструктора.

12. Просмотреть отчеты:

- «Каталог»;

- «Продажи по типам»;

- «Суммы продаж по годам»;

- «Счет»;

«Продажи по сотрудникам и странам», введя дату начала: 01.01.1995 и дату окончания: 31.12.1995

13. Просмотреть отчет «Каталог» в режиме конструктора.

Примечания.

Ключевое поле можно не заполнять.

 

2.5 Закройте файл и сохраните изменения.

2.6 Произведите сортировку таблицу по какому-либо полю (выделяете нужный столбец и сортируете).

2.7. Измените структуру базы данных. Перед полем «Год рождения» вставьте поле «Телефон», тип – текстовый. Используйте контекстное меню.

2.8. Заполните номера телефонов.

2.9. Осуществите поиск по какому- либо признаку (например, по фамилии). Для этого в открытой таблице выделяете столбец поиска и подаете команду Правка/Найти.

2.10. Произведите поиск данных с помощью фильтра. (Открыть таблицу, затем использовать команды: Записи/Фильтр/Изменить фильтр, Записи/Фильтр/Применить фильтр, Записи/Фильтр/Удалить фильтр).

 

Этап 3. Создание запросов

3.1. Перейдите к объекту Запросы.

Создание Запроса 1: Требуется составить выборку из таблицы, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников.

3.2 Выберите режим создания запроса с помощью конструктора.

3.3 Добавьте таблицу