Microsoft Access – система управления реляционными базами данных.

Приложение Microsoft Access специализировано и предназначено для разработчиков БД. Особенность работы в Microsoft Access в том, что нельзя изначально открыть новый файл-файл, в котором будут отображены основные компоненты приложения для создания БД, а также сохранить при последующей работе весь файл БД.

Для работы с конкретным меню можно разработать собственный интерфейс, основой которого, как правило, являются формы. На формах располагаются различные элементы: поля таблиц, поля со списком, выключатели и т.д. За кнопками обычно закрепляют вызов функций. Все функции задаются с помощью макросов или программ VBA. БД, имеющую интерфейс пользователя и расширение mde, МОЖНО считать приложением, так как все описания БД, включая программ. коды, интерпретируются системой Microsoft Access при работе пользователя.

Таблица – основная единица хранения данных в базе. Для создания новой таблицы необходимо перейти к объекту Таблицы в левой части окна БД и воспользоваться одной из возможностей по созданию таблиц. При создании табл. С использованием режима конструктора в соответствующем окне необходимо в области описания полей заполнить столбцы Имя поля, Тип данных, Описание, а также при необходимости - ключевое поле, а в области Свойства поля ввести необходимое свойства для каждого поля с использованием вкладок Общие и Подстановка.

В главной таблице связи должен быть определён первичный ключ. При этом ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей.MS Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по которым она проиндексирована.

Созданные таблицы, в которых определены поля, ключевые поля и индексы, связываются в схему данных с помощью графического окна Схема данных. Связи между таблицами устанавливаются по значению полей.

При создании новой связи очень важна последовательность действий: с помощью мыши поле со стороны «один» связи «один ко многим» перетаскивается на сторону «многие». В результате выполнения этого действия появляется диалоговое окно.

После этого можно приступить к заполнению данными БД. Следует выделить таблицу в окне БД, перейдя объектам Таблицы, и воспользоваться кнопкой Открыть в окне БД либо контекстным меню. В пустой таблице отображается одна пустая запись, заполнение происходит последовательным вводом данных в ячейку таблицы. После того, как введена хотя бы одна запись в таблицу, активная строка отмечается треугольником, а новая - звездочкой.

Запрос – это динамический набор данных, которые существуют только во время выполненного запроса. В силу этого при каждом новом выполнении запроса можно получать различные результаты, учитывающие все изменения, которые произошли с данными в таблицах MS Acs. Запросы можно создавать после того, как созданы таблицы, схема и добавлены данные в базу.

Основные виды запросов:

ü Запрос на выборку данных.

ü Параметрический запрос.

ü Перекрестный запрос.

ü Групповой запрос.

Типичными примерами использования групповых операций могут служить запросы общей стоимости заказа, стоимости всех проданных товаров с учетом их наименования и др.

Создание форм и отчётов в Microsoft Access, включая использование макросов, позволяет придать приложению, созданному на основе БД, законченный вид: оконный интерфейс, автоматизация действий пользователя, распечатка необходимых документов, полученных на основе хранимых данных.

Формы Microsoft Access используются для поддержки задач:

ü Ввод, редактирование и просмотр информации, находяеся в таблицах,

ü Отображение результатов запроса

ü Организация экранного окна поиска необходимой информации по БД

ü Распечатка данных в организованном виде

ü Сохранение в виде отчёта и др.

Создать форму можно с помощью конструктора и мастера форм. Но перед тем, как создать форму, необходимо определиться с таблицей, для которой она создаётся. Создание и редактирование формы происходит непосредственно в окне конструктора форм.

Главное назначение отчётов - представление данных, находящихся в БД, в удобном виде с целью их последующей распечатки либо использования в качестве визуально-сгруппированной информации. Макрос – автоматизированная последовательность команд, направленная на выполнение каких-либо действий.

Макросы решают задачи: запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы; открывать окна различных объектов БД; контролировать правильность ввода данных; перемещать данные

Типы макросов: линейные - команды расположены последовательно и выполняются по очереди; макросы с условием - отдельные макрокоманда или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия; групповые - объединённые в группы с учётом некоторой логики использования.

Основные приёмы работы с макросами аналогичны приёмам работы с другими объектами Microsoft Access. После задания макроса его надо запустить.

Модуль – это совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохранённая под общим именем. В Microsoft Access используют модули 3х типов: формы, отчёта и стандартный.