Создание пользовательского порядка сортировки

Excel предоставляет нам возможность задать собственный порядок сортировки данных в списке. Откройте диалоговое окно Параметры сортировки, и вы увидите, что в поле списка Сортировка по первому ключу, которое содержит все определенные пользователем последовательности, применяемые при сортировке, выделен элемент Обычная. Откройте этот список и, если ни один из предлагаемых вариантов вас не устраивает, создайте собственный.

Выполните команду Сервис – Параметры и в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Списки. Выберите элемент Новый список, после чего в поле Элементы списка появится курсор. Введите элементы списка в нужном порядке, завершая ввод каждого из них нажатием клавиши Enter. Поле Импорт списка из ячеек позволяет создать новый список с использованием данных таблицы. Поместите курсор ввода в указанное поле, выделите ячейки, содержащие данные для создаваемого списка, нажмите кнопку Импорт, и нужный вам список будет создан. А после того как вы нажмете кнопку Добавить, он будет включен в перечень существующих списков.

Фильтрация данных

Процессы ввода записей в список и удаления из него, а также процесс поиска информации можно значительно упростить за счет использования фильтров. Преимущество применения фильтров по сравнению с использованием формы данных заключается в том, что результаты запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и использовать в вычислениях. Записи, которые не соответствуют заданному критерию, при фильтрации не отображаются, однако общий порядок их расположения остается прежним.

Функция автофильтра

Функция автофильтра позволяет с помощью определения ряда критериев производить отбор записей непосредственно в рабочем листе. При использовании функции автофильтра можно устанавливать и пользовательские критерии. Откройте поле списка столбца, данные которого вы хотите отфильтровать, и выберите элемент Условие. Когда появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

Использование функции автофильтра

1. Установите указатель ячейки в области списка.

2. Затем выберите команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

3. Откройте список автофильтра и укажите значение, которое должно использоваться в качестве критерия отбора записей.

4. Чтобы отобрать значения столбца с помощью комплексного критерия, воспользуйтесь элементом Условие, и в открывшемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр (объединяет компоненты с помощью логического оператора And (И) либо Ог (ИЛИ)) определите таковой.

5. При необходимости установите фильтры для других столбцов.

6. Если заданный критерии фильтрации для отдельного столбца нужно отменить, выберите в списке его фильтров элемент Все.

7. Чтобы отменить все критерии, воспользуйтесь командой Данные – Фильтр – Отобразить все.

8. При необходимости отключить автофильтр повторно вызовите команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

 

 

Анализ данных. Средства анализа данных MS Excel. Итоги.

Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги. Однако эта операция выполняется только с теми данными, которые организованы в виде списка, и только над столбцами, содержащими числа. Перед определением промежуточных итогов требуется отсортировать список таким образом, чтобы сгруппировать значения в столбцах, по которым нужно рассчитать итоговые значения.

Создание итоговых данных

1. Отсортируйте список по столбцу, при изменении значений в котором должны вычисляться итоги.

2. Установите указатель ячейки в область списка и вызовите команду Данные – Итоги.

3. В списке При каждом изменении в выберите столбец, по которому должны вычисляться итоги, а в списке Операция — нужную функцию. Столбцы, значения которых будут использоваться в качестве аргументов этой функции, установите в списке Добавить итоги по. Нажмите кнопку ОК.

По умолчанию строки, содержащие итоговые значения, размещаются под строками с исходными данными. Если их нужно разместить над исходными данными, следует отключить флажок Итоги под данными. При выводена печать каждую группу итоговых данных можно расположить на отдельной странице. Для этого нужно установить флажок Конец страницы между группами. Флажок Заменить текущие итоги управляет удалением ранее созданных итоговых значений. Для удаления всех строк с такими данными предназначена кнопка Убрать все.

Общий итог вычисляется не на основе промежуточных итоговых значений, а с учетом всех исходных данных столбца. Таким образом, если необходимо вычислить среднее значение, то при расчете общего итога будут использоваться все данные столбца, то есть программа не вычисляет среднее среднего.

При создании итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Чтобы отобразить на экране только итоговые данные, следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, вследствие чего данные третьего уровня (исходные значения) будут скрыты. Для того чтобы восстановить отображение исходных значений, необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня. Щелкая на кнопках + и -, можно скрывать избыточную, неактуальную информацию и формировать нужный отчет с определенной степенью детализации.