Форматирование данных сводной таблицы

1.Установите указатель ячейки в нужную ячейку области данных и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню.

2. С помощью команды Параметры поля откройте диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.

3. Укажите в списке Операция операцию, которую нужно производить над исходными значениями для вычисления элементов данных сводной таблицы.

4. При необходимости задать дополнительные вычисления нажмите кнопку Дополнительно, после чего выберите в списке Дополнительные вычисления нужную функцию, а также поле и элемент, если это понадобится.

5. Чтобы изменить формат данных сводной таблицы, нажмите кнопку Формат, в открывшемся диалоговом окне выберите нужный формат и щелкните на кнопке ОК.

6. Закройте диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, щелкнув на кнопке ОК.

 

 

Подготовка материалов выступления по научным исследованиям с помощью Power Point.

С помощью PP разнообразная текстовая и числовая информация легко преобразуется в красочные слайды, графики и диаграммы. Помимо деловых презентаций и учебных лекций, в PowerPoint можно создавать различные проспекты, готовить материалы для конференций, оформлять служебные сообщения и т.д. Эта программа позволяет соз­давать и демонстрировать слайд-шоу (электронные презентации) на экране компью­тера с помощью проектора, а также устраивать показы слайдов в сети Internet.

Подобно тому как текстовые файлы программы Microsoft Word называют докумен­тами, а таблицы приложения Excel — рабочими книгами, документы программы Pow­erPoint также имеют специальное название — презентации. Они называются так даже тогда, когда еще ничего никому не представляют. Если документы Microsoft Word со­стоят из отдельных страниц, а книги Excel из рабочих листов, то презентации состоят из одного или нескольких слайдов.

Каждый слайд может содержать текст, графические и другие элементы. Программа предлагает ряд инструментов, которые позволяют легко форматировать и создавать привлекательные слайды.

Макеты слайдов. У каждого слайда есть макет, который определяет расположение информации на слайде. Макет слайда — это просто набор заполнителей, расположенных в теле слайда и предназначенных для хранения информации. В зависимости от выбранного макета, на слайде может располагаться текст, графики, картинки, звуковые и видеофайлы, таблицы, диаграммы и пр.

Фон. Каждый слайд имеет фон — основу для смыслового наполнения. Фон может быть однотонным, многоцветным, иметь текстуру (жатая бумага, кирпичная кладка и пр.) либо узор (диагональный, плитка и пр.). В качестве фона можно использовать и рисунок. Фон слайдов бывает разным, но обычно все слайды презентации имеют одинаковый фон, что обеспечивает целостность восприятия.

Цветовая схема. PowerPoint располагает огромным количеством встроенных цветовых схем, которые облегчают создание качественных слайдов.

Образец слайдов. Управляет основными опциями дизайна и форматирования всех слайдов презентации. Образец слайда определяет местоположение и размер заголовка и текста слайда, фон и цветовую схему, используемые в презентации, настройки шрифтов (тип, цвет, размер). Образец слайдов может также содержать графические и текстовые элементы, которые должны помещаться на каждый слайд презентации.

Шаблоны. Это просто файлы презентаций, содержащие предопределенные образцы слайдов, которые можно использовать, чтобы придать презентации профессиональный вид. При создании новой презентации можно взять за основу одну из презентаций, поставляемых в комплекте PowerPoint. Помимо шаблонов из библиотеки этого приложения, можно загрузить дополнительные шаблоны с Web-узла Microsoft, а также создать собственные.

Заголовок и текст слайда. Большинство макетов слайдов содержат объекты заголовка и текста слайда. Вместо заполнителей можно ввести любой текст.

Надписи. Текст можно поместить в любом месте слайда. Для этого добавьте надпись и введите текст. Надписи используются для добавления текста, который должен выделяться на слайде, и не смотрятся в областях, предназначенных для заголовка и текста слайда.

Фигуры. Используйте средства рисования PowerPoint, чтобы добавить в слайд графические элементы. Можно применить готовые автофигуры (прямоугольники, овалы, звезды, ленты, стрелки и пр.), либо создать собственные, используя средства рисования линий, полилиний и кривых.

Рисунки. В слайд можно поместить рисунки, отсканированные или полученные из Internet. В поставку PowerPoint входит также большая коллекция картинок.

Диаграммы. PowerPoint позволяет создавать диаграммы разных типов: организационные, пирамидальные, диаграммы Венна, и пр.

Медиафайлы. На слайды можно добавлять аудио- и видеоролики.

Обычно показ презентации начинается с титульного слайда, который содержит ос­новную информацию о предстоящем докладе: название темы, цель презентации, имя докладчика и другие вводные сведения.

Если проводить аналогию презентации с книгой, то титульный слайд — обложка книги, а заголовок слайда — название главы или части книги.

Презентация является файлом, который вы создаете в программе PowerPoint. Каж­дую презентацию можно сохранить как отдельный файл на диске. Эти файлы имеют специальное расширение.ppt, которое автоматически добавляется в конце имени файла (pps – демострация презентации)

Основные элементы интерфейса программы PowerPoint

Сразу после запуска PowerPoint на экране во всей своей красе раскрывается окно новой презентации

Строка меню. Непосредственно под строкой заголовка окна программы проходит строка меню. С помощью этой строки, содержащей девять главных меню, можно получить дос­туп к любым средствам управления и инструментам PowerPoint.

Панели инструментов – быстрый доступ к наиболее часто используемым командам. Обычно она состоит из двух панелей инструментов: Стандартная, содержит кнопки универсаль­ных команд, предназначенных для работы с файлами (их создания, редактирования и т.д.); вторая – Форматирование, содержит кнопки команд, позволяющих изменять внешний вид текста с помощью различных шрифтов, размеров символов, а также типов их начертания (полужирное, курсив, с подчеркиванием, с тенью и т.д.). По умолчанию в самом низу экрана отображается еще одна панель инструментов — Рисование. Она содержит кнопки, отвечающие за вставку в слайды графических объектов.

Панель слайдов расположена в центре экрана — здесь отображаются текст и кар­тинки текущего слайда

Панель структуры презентации. С левой стороны от панели слайдов находится особая область, имеющая две вкладки, — она называется панелью структуры презентации. На вкладке Структура этой панели составные элементы всей презентации отображаются в виде структуры, что упрощает их просмотр и редактирование.

Панель заметок. Под слайдом расположена небольшая область — панель заметок. Она используется для добавления заметок к слайду.

Панель Область задач Эта панель обычно занимает правую сторону экрана и, по сути, представляет собой целую группу специализированных панелей, отображаемых в одном и том же окне. Основное их назначение — обеспечить быстрый доступ к уже существующим презен­тациям и другим документам, а также упростить создание новых презентаций с ис­пользованием предоставляемых программой стандартных средств — шаблонов оформ­ления, мастера автосодержания и т.п.

К страницам панели Область задач — специализированным панелям, отображае­мым в данной панели, относятся панели Разметка слайда, Буфер обмена, Справка, Поиск и многие другие. Так, с помощью панели Разметка слайда можно сформиро­вать структуру построения слайда для презентации, с помощью панели Дизайн слайда выбрать вариант его дизайна. Другие панели позволяют задать цветовую гамму и ани­мационные рисунки, которые будут использоваться в каждом слайде, или же изме­нить расположение слайда, который уже вставлен в презентацию.

С помощью панели Буфер обмена можно скопировать или удалить составные эле­менты некоторого слайда и поместить их в уже существующий или новый слайд. Ис­пользуя панель Коллекция клипов, к слайдам можно добавлять графические и звуковые элементы, а также анимационные клипы. При открытии приложения PowerPoint на па­нели Область задач автоматически выбирается панель Приступая к работе, с помощью ко­торой можно быстро открыть требуемый файл презентации или создать новый.

Строка состояния – самая нижняя строка главного окна программы содержит информацию о текущем слайде, открытом в окне.

Основные этапы подготовки презентации:

1. Определение целей и задач выступления, которые влекут подбор материала с текстовой, графической и иной информацией.

2. Разработка основных тезисов выступления, которые размещаются на слайде

3. Добавление на слайде необходимых объектов: графика, таблицы, диаграммы

4. Оформление презентации: выбор шаблона оформления, цветовой схемы

5. Добавление анимации звуковой схемы, настройка перехода между слайдами и настройка времени

6. Просмотр и корректировка презентации в режиме «Сортировщик слайдов»

7. Создание скрытых слайдов и произвольных демонстраций

8. Проверка орфографии и стиля слайда – редактирование слайда

9. Настройка презентации в целом (выбор и установка параметров показа)

10. Использование встроенных средств для подготовки материала:

o Добавление заметок к слайдам

o Подготовка раздаточных материалов для участников

o Упаковка файла (для компакт-диска)

o Подготовка материалов выступления для печати

o Использование возможностей контестного меню во время демонстрации.

Мастер автосодержания Простейший способ построения основы презентации в PowerPoint — воспользоваться услугами мастера автосодержания. Этот мастер запрашивает определенную информацию (имя и фамилию автора, название презентации, ее тип и пр.) и на базе полученных данных создает основу презентации, которую после можно применить в соответствии с вашими требованиями.

1. Запустите PowerPoint. На экране появится окно программы

2. Щелкните на ссылке Создать презентацию в нижней части области задач Приступая к работе, а затем — на ссылке Из мастера автосодержания. На экране появится первое окно мастера автосодержания

3. Выберите тип создаваемой презентации. Мастер предлагает создать презентации шести категорий. Щелкните на категории и выберите желаемый тип презентации.

4. Выберите результирующий тип создаваемой презентации. Чтобы демонстрировать презентацию на компьютере или с помощью проектора, установите переключатель Презентация на экране.

Схемы анимации позволяют приблизить показ слайдов к демонстрации фильма. Можно задать как строки текста, картинки и другие объекты будут появляться на слайде, использовать визуальные эффекты, на­пример, в слайд маркированных пунктов списка слева по одному слову. Анимация создается для любого числа объектов слайда, в том числе для элементов диаграммы.

Для использования анимации выделите слайды, к которым будет применен эффект. Выберите меню Формат - Дизайн слайда – Эффек­ты анимации – а затем выберите в списке вари­ант. Для просмотра анимации в режиме Показ слайдов нажмите одноименную кнопку.

Эффект смены Смену слайдов можно сопровождать специальными эффектами. Выделите слайды, к которым вы хотите применить этот эффект, и выберите в меню Показ слайда команду Смена слайда или нажмите кнопку Смена на панели инструментов Сортировщик слайдов. На экране отобразится область задач Смена слайдов. В раскрывающемся списке Применить к выделенным слайдам выберите требуемый эффект. В раскрывающемся списке Скорость установите скорость выполнения эффекта: Быстро, Средне, Медленно. Показ слайдов можно сопровождать различными звука­ми, выбор которых производится в списке Звук.