Вопрос 1. Понятие и классификация документов

Все факты хозяйственной жизни, которые совершаются на предприятии, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.

Ни один факт хозяйственной жизни не может быть отражен в бухгалтерском учете без подтверждения его соответствующим документом. Поэтому правильное и своевременное оформление всех фактов хозяйственной жизни документами является начальной стадией бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает совершение факта хозяйственной жизни, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и поэтому широко используется в управлении предприятием для предварительного, текущего и последующего контроля.

Путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив, называется документооборотом.

Движение первичных документов регулируется графиком документооборота. График документооборота должен способствовать: улучшению всей учетной работы на предприятии; усилению контрольных функций бухгалтерского учета; повышению уровня автоматизации учетных работ.

К оформлению документов предъявляются требования: своевременность и четность оформления; точность, ясность и полнота содержания факта хозяйственной жизни.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие данные документы.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

Во-первых, документы проверяются по существу, т.е. устанавливают целесообразность и законность указанного в документе факта хозяйственной жизни, определяется, имел ли место данный факт вообще и в том объеме, который указан в документе.

Во-вторых, производится формальная проверка документа, т.е. выписан документ на бланке утвержденной предприятием формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли подписи должностных лиц, участвующих в совершении факта хозяйственной жизни и оформлении документа.

В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка – это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения натуральных и стоимостных показателей.

Таксировка документов – это способ выражения натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Контировка документов заключается в уточнении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах факты хозяйственной жизни.

Классификация документов

Признак классификации	Классификационные группы
Название	Понятие
По назначению	Распорядительные Исполнительные Бухгалтерского оформления Комбинированные
По порядку составления	Первичные Сводные
По содержанию хозяйственных операций	Материальные Денежные Расчетные
По способу отражения операций	Разовые Накопительные
По месту составления	Внутренние Внешние
По порядку заполнения	Заполняемые вручную Заполняемые при помощи вычислительной техники