Прикладные программы обработки текстовых документов

3.3.1. Назначение и возможности текстовых редакторов и процессоров

 

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы.

Текстовые редакторы — это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов. Современный документ может содержать, кроме текста, и другие- объекты (таблицы, диаграммы, рисунки и т. д.).

Простые текстовые редакторы (например, Блокнот) позволяют редактировать текст и осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют текстовыми процессорами. Примером такой программы является(Word из офисного пакета MicrosoftOffice, Writer из пакета StarOffice)

Мощные программы обработки текста — настольные издательские системы — предназначены для подготовки документов к публикации. (Adobe PageMaker).

Для подготовки к публикации в Интернете web-страниц используют специализированные приложения (например, Microsoft FrontPage или Macromedia Dreamweaver).

 

3.3.2. Редактирование и форматирование документов

Редактирование -внесение изменений, исправлений и дополнений в содержание текста.

Редактирование документа обычно производится путем добавления, удаления или перемещения символов или фрагментов текста. Объектно-ориентированный подход дает возможность реализовать механизм встраивания и внедрения объектов (OLE — Object Linking Embedding). Этот механизм позволяет копировать и вставлять объекты из одного приложения в другое. Например, работая с документом в текстовом редакторе Word, в него можно встроить изображения, анимацию, звук и даже видеофрагменты и таким образом из обычного текстового документа получить мультимедиа-документ.

Форматирование - изменение внешнего вида текста не затрагивая его содержания.

Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать значения параметров страницы: формат, ориентацию, поля и др. Стандартным является формат страницы А4 (21х29,7 см). Существуют две возможные ориентации страницы – книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов – альбомная.

Форматирование абзацев.

Абзац с литературной точки зрения – это часть текста, представляющая собой законченный по смыслу фрагмент произведения, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли.

В компьютерных документах абзацем считается любой текст, заканчивающийся управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши ВВОД (ENTER).

Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.

В процессе форматирования абзаца задаются параметры его выравнивания (выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы), отступы (абзац целиком может иметь отступы слева и справа) и интервалы (расстояние между строк абзаца), отступ красной строки и др.

Форматирование шрифта (символов).

Символы – это буквы, цифры, пробелы, знаки пунктуации, специальные символы. Символы можно форматировать (изменять их внешний вид). Среди основных свойств символов можно выделить следующие: шрифт, размер, начертание и цвет.

Шрифт – это полный набор символов определенного начертания. Каждый шрифт имеет своё название, например Times New Roman, Arial, Comic Sans MS. Единицей измерения шрифта является пункт (1 пт = 0,367 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах. Кроме нормального (обычного) начертания символов обычно применяют полужирное, курсивное, полужирное курсивное.

По способу представления в компьютере различаются шрифты растровые и векторные. Для представления растровых шрифтов служат методы растровой графики, символы шрифта — это группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами. В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и возможно произвольное их масштабирование. Среди векторных шрифтов наибольшее распространение получили шрифты типа TrueType.

Можно также установить дополнительные параметры форматирования символов: подчеркивание символов различными типами линий, изменение вида символов (^{верхний}и _нижний индекс, зачеркнутый), изменение расстояний между символами.

Если планируется цветная печать документа, то можно задать различные цвета для различных групп символов.

3.3.3. Шаблоны документов

Шаблон - служебный файл, который содержит информацию о структуре и оформлении документа конкретного типа.

Описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, базовом для документа называют стиль

3.3.4. Вставка объектов в документ

Текстовой процессор (как и в другие офисные приложения) позволяет включать объекты (рисунки, тексты, видео, аудио и т.д.)

Для включения в документ Word объекта из другого приложения следует выполнить команду Объект меню Вставка. В появившемся диалоговом окне откроется обширный список типов объектов, которые могут быть включены в документ. Используя вкладку Создать из файла диалогового окна, можно вставить в основной документ объект в виде файла. Используя технологию OLE, можно отобразить в основном файле внедренный или связанный объект в виде значка.

Объект, созданный другой программой, можно, используя буфер обмена, вставить в основной документ командами Вставить и Специальная вставка меню Правка. Вставка объекта возможна двумя способами

· внедрением объекта

· связыванием объекта.

Внедренный объект становится частью документа Word, связь внедренного объекта и его источника не поддерживается: изменения в источнике не затрагивают внедренный в документ объект и наоборот. Размер документа Word после внедрения объекта может существенно увеличиться, особенно при внедрении графических объектов.

Внедряемый объект может отображаться в документе Word в явном виде или как значок, обеспечивающий вызов и загрузку объекта.

Редактирование внедренного объекта производится в среде того приложения, в котором он создавался.

Связывание объектов приложения источника с документом Word основано на формировании в документе Word полей ссылки, идентифицирующих источник, без непосредственного размещения самого объекта. Размер документа Word при этом существенно не изменяется.

При связывании все изменения, выполненные, в объекте-источнике, автоматически отражаются в объекте документа Word и наоборот.

Большинство вставленных объектов располагаются поверх основного текста документа и заключены в прямоугольник с маркерами изменения размера на его сторонах и углах. Этот прямоугольник становится видимым при щелчке на объекте. Выделенный объект можно перемещать, изменять размеры, обрезать ненужные боковые прямоугольные области. Удалить выделенный объект можно, нажав клавишу Del.

 

3.3.5. Документы, содержащие таблицы (на примере MS Word)

Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы. Обычно таблицы используются для более удобного расположения информации документа. Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы.

Таблица Word может содержать максимум 62 столбца и произвольное число строк. Число столбцов в отдельной строке таблицы – любое. Высота строк таблицы – произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Напротив, ширина ячеек одной строки и даже одного столбца – произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавлять новые или удаляя существующие строки и столбцы.

 

Способы создания таблиц.

1. Горизонтальное меню: ТАБЛИЦА, Вставить таблицу –указать число столбцов и строк.

2. С помощью кнопки СТАНТАРТНОЙ панели инструментов: определяется конфигурация новой таблицы до 4х5.

3. С помощью команды ВСТАВКА, Объект, вкладка Создать новый можно в документах Word вставить новую электронную таблицу Excel, указав тип объекта – Лист Microsoft Excel.

4. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды ТАБЛИЦА, Преобразовать текст при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов-разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).

Изменение структуры таблицы означает изменение числа строк и столбцов первоначально созданной таблицы. Выполнению команд реструктуризации таблиц предшествует выделение блока ячеек – столбцов. Строк или смежных ячеек по числу изменяемых элементов. Изменение ширины и высоты ячеек может касаться отдельно выделенной ячейки, блока ячеек – нескольких смежных ячеек. Ячеек определенного столбца или строки, всей таблицы.

 

3.3.6. Работа со списками, газетными колонками, сносками и пр. (на примере MS Word)

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить какими-либо значками – маркерами. Часто такое оформление применяется не только к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть еще один способ оформления текста – многоуровневые списки. В них можно использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и маркеров определяется уровнем текста.

 

Для размещения текста в газетных статьях, журналах, брошюрах используются колонки. В документах Microsoft Word размещение текста в колонках может быть осуществлено одним из способов: использованием табуляции; использованием таблиц; созданием газетных колонок. В газетных колонках текст переходит с низа одной колонки наверх другой, как в газетах и журналах.

В Microsoft Word можно создавать газетные колонки либо с помощью пиктограммы Колонки на панели инструментов Стандартная либо с помощью окна диалога Колонки, вызываемого командой " Формат/Колонки... ".

 

При создании различного рода текстовых документов в Word, часто возникает необходимость сделать сноску. Подобные сноски позволяют упорядочить содержание документа, придать ему более удобочитаемый вид, и решить ряд других задач по организации текста.

Сноски бывают как обычными, которые оформляются на текущей странице, так и концевыми – в этом случае, все сноски выставляются в конце текстового документа. Принцип их добавления в текст следующий. Для того, чтобы создать на странице обычную сноску, нужно открыть главное меню и найти в нем группу «Ссылки». На открывшейся ленте выбрать группу «Сноски», после чего нажать на пункт «Вставить сноску». Там, где на странице находится курсор, вставляется значок, соответствующий сноске. А в нижней части страницы ставится номер сноски, и появляется разделительная линия, служащая для ее выделения.

Концевые сноски вставляются примерно таким же образом. Разница между действиями будет заключаться только в том, что в группе «Сноски» необходимо будет выбрать строку «Вставить концевую сноску». Результатом подобных действий будет вставка значка сноски в том месте страницы, где размещен курсор. Разделительная линия появится уже в конце документа, она будет сопровождаться номером сноски.