Трудные ситуации, возникающие во время телефонного разговора.

1. Отвечать ли на звонок, если у вас посетитель?

Да, но извиниться в трубку и перед посетителем, попросив подождать немного того, кто в этой ситуации покажется вам более важным. Если разговор по телефону можно возобновить позже, договоритесь об этом, если нет, попросите посетителя, «не теряя мысль», дать вам возможность закончить разговор.

2. Если у вас обеденный перерыв, но вы в кабинете, как реагировать на звонок?

Снять трубку, узнать, кто звонит, и, если возможно, перенести разговор. При этом постарайтесь не потерять потенциального клиента, ведь результативный деловой разговор улучшит ваше самочувствие скорее, чем любой обед.

3. Если звонящий представляется другом вашего шефа, нужно ли сразу их соединять?

Сначала убедитесь, что этого хочет шеф.

4. Если того, кому звонили, нет на месте, нужно ли называть свое имя?

Нужно, если вы хотите перезвонить или просите его позвонить вам. Не нужно, если вы не заинтересованы в дальнейших контактах лично с ним. Но в любом случае вы должны сказать, кто и откуда звонил, иначе вас могут заподозрить в желании получить «закрытую», информацию. Кроме того, не забывайте, что во многих офисах установлены аппараты с определителем номера звонящего.

5. Среди людей, часто ведущих телефонные разговоры, встречаются чересчур многоречивые. Как прервать монолог звонящего? Попробуйте использовать тот факт, что вас только слышат, но не видят. В этом случае вполне уместны следующие фразы (особенно, если они соответствуют действительности):

— Простите, пожалуйста, мне звонят по второму телефону.

— Хотел бы продолжить наш разговор, но через пять минут у меня совещание.

— Извините, нас может прервать международный телефонный звонок. Лучше поговорим в другой раз.

— К сожалению, у меня сейчас важная деловая встреча.

Для того чтобы окончательно убедить собеседника в вашем расположении к нему, добавьте:

— Я позвоню вам в понедельник.

— Позвоните, если ситуация изменится.

— Давайте не будем надолго откладывать встречу.

Если вы не хотите продолжения контактов, а в ином случае не надеетесь на их продолжение, скажите:

— Жаль, что не смог убедить вас.

— Сожалею, что вы не станете нашим клиентом.

— В любом случае желаю вам успехов.

— Буду рад изменению ситуации.

— 6. Какие действия приводят к грубым нарушениям делового этикета?

Самое грубое нарушение делового этикета — не перезвонить, когда вашего звонка (или прихода) ждут. Это необходимо сделать в течение рабочего дня, даже вечером, не откладывать на долгое время.

Серьезное нарушение этикета — заставлять ждать у телефона говорящего с вами человека, решая в это время свои проблемы «на месте». В этом случае даже извинения бывает не всегда достаточно. Лучше договориться о повторном звонке собеседнику через какое-то время.

 

Пример делового телефонного разговора

А. – Алло. Центр «Интерконгресс».

Б. – Здравствуйте. Радитехнический университет. Миронова Ольга. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.

А. – Добрый день. Слушаю вас.

Б. – Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать – сто сорок человек?

А. – Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зал на сто пятьдесят мест.

Б. – Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?

А. – В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их количество.

Б. – Как отправить вам заявку?

А. – Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо. В нем вы и укажете все виды услуг и их стоимость.

Б. – Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу.

А. – Да.

Б. – И через сколько дней вы его получите?

А. – Письмо идет обычно два-три дня.

Б. – Это довольно долго.

А. – Можно послать с нарочным, тогда оно придет к нам в течение двух часов.

Б. – Так мы и сделаем. Спасибо большое за исчерпывающую информацию.

А. – Пожалуйста. Всего доброго.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите универсальные правила разговора по телефону.

2. Почему нужно грамотно разговаривать по телефону?

3. Что значит «отработать ход» беседы?

4. На какие вопросы нужно подготовить ответы перед деловой беседой?

5. Что влияет на успех деловой беседы?

6. Каковы особенности делового телефонного разговора?

7. Как правильно подготовиться к деловому разговору по телефону?

8. Какие элементы включает в себя грамотное общение по телефону, когда речь идет о звонящем?

9. Какие элементы включает в себя грамотный ответ по телефону?

10. Дома сядьте за телефон и, пользуясь рекомендациями, обзвоните 5-7 учреждений. Подсчитайте, в скольких из них сидят профессиональные «ответчики». Проанализируйте свои разговоры. Много ли вы допустили оплошностей? В дальнейшем старайтесь избегать подобных ошибок.

 

Искусство комплимента

Комплимент – слово французского происхождения compliment. Это лестное замечание в адрес кого-либо, небольшое преувеличение достоинства, которое собеседник желает видеть в себе. Собеседник, удовлетворяющий эту потребность, становит желанным собеседником. Нам это нужно? Необходимо.

В беседе очень важно от комплимента не переходить на лесть. Например: "У тебя красивые глаза" (комплимент) и "Ты самая красивая" (Лесть). От лести комплимент отличается именно небольшим преувеличением, так как льстец сильно преувеличивает достоинства собеседника. Лесть грубее и имеет больше шансов быть отвергнутой из-за вопиющей неправдоподобности.

 

Зачем говорить комплименты?

У комплиментов десятки функций. Комплимент – это социальное поглаживание.

1. Окуджава один ответ уже дал: «Ведь это все любви счастливые моменты».

2. Чтобы доставить удовольствие тому, кому он говорится. Все люди любят, когда ими восхищаются, — и женщины, и мужчины, и дети, и старики. Заметим, что комплименты повышают настроение не только у того, кому говорятся, но и у того, кто делает комплимент. Делать добро доброму человеку всегда приятно.

3. Психологи предупреждают, что нельзя долго пребывать в состоянии озабоченности, в состоянии побежденного: это состояние сначала угнетает психику, а потом убивает волю к победе и веру в себя. Комплимент и обо­дряющие слова могут вывести человека из такого состояния, назовем это словесное внушение комплиментотерапией.

«Скажи мне два-три нежных слова

И нет депрессий, я здорова».

«Доброе словечко — лечит сердечко.

Злое словечко — ранит сердечко».

4. С помощью комплимента можно внушить человеку качество, которого у него нет, или оно слабо выражено, или исправить какой-нибудь недостаток, например, неаккуратность, если хвалить его даже за незначительные успехи в этом направлении. Это — комплименты внушения. Например, «Вы сильный и умный человек, я уверен, вы найдете выход».

Хороший комплимент окрыляет, вселяет веру в свои достоинства, лечит душу: «Меня ценят! Во мне видят хорошее».

Одна из целей женского комплимента мужчине — усилить, а если их нет, то воспитать замечательные мужские качества: надежность, мужественность, умение принять решение, поддерживая его инициативу, ободряя при неудачах и восхищаясь при успехе. Это, кстати, относится и ко всем членам семьи, и к друзьям.

Мужской комплимент женщине — это выражение поклонения женщине, восхищение женщиной.

Цель комплимента детям — поощрение проявления их способностей.

Внушайте только хорошее.

5. Вообще-то, комплимент — это элемент общения. Человек склонен испытывать сильную симпатию к другому человеку, если тот выразил ему даже слабое одобрение. С помощью комплимента можно расположить к себе чело­века, восстановить хорошие отношения и даже из врага сделать если уж и не друга, то нейтрально расположенного к вам человека.

Если муж часто делает своей жене комплименты, то вероятность ссоры становится ничтожной.