Организация собственного труда руководителя

Неорганизованная работа самого знающего и талантливого руководителя может принести меньше полезных результатов, нежели организованная работа руководителя среднего по своему уровню. Методичная работа всегда дает возможность выполнить гораздо больший ее объем. Отсюда - методичность - одно из условий правильного и хорошего руководства любым объектом. Только она позволит в кратчайшее время решить максимальное количество вопросов. А именно в решении таких вопросов и состоит главным образом работа руководителя. При этом на хорошо налаженном производстве, как правило, возникает значительно меньше оперативных вопросов и главное внимание можно уделить вопросам стратегическим - главным. Руководителю необходимо отвлекаться на решение неожиданно возникших оперативных вопросов всегда в ущерб времени, которое должно уделяться главным задачам производства. Отсюда следует, что если руководитель начинает задыхаться под наплывом оперативных задач, значит что-то неладно в общей системе руководства подразделением (предприятием, объектом). У руководителя всегда должен быть свой график работы, в котором постоянное внимание к главным задачам сочетается с выполнением оперативных задач. Главные задачи - это все задачи, касающиеся выполнения производственной программы в целом, технического перевооружения производства, использования техники, закрепления работающих на производстве, создания условий для их производительной и безопасной работы. Оперативными могут быть любые вопросы, возникшие в связи с изменением ситуации, непредвиденными изменениями условий работы, возникновением конфликтов в коллективе и т.д.. Особое значение имеют вопросы, возникшие в связи с авариями, стихийными бедствиями, несчастными случаями на производстве. Подобные вопросы всегда являются в данный момент самыми главными, руководитель превращается в командира, все решения которого должны выполняться безоговорочно и немедленно. К такому повороту событий должны быть подготовлены и знать свои места и обязанности все работники коллектива. Обеспечить это - тоже одна из важнейших задач первого руководителя.

7.2.1. Что необходимо для высокого уровня самоорганизации работы руководителя?

а) Четкое и утвержденное распределение обязанностей между руководителем и всеми его помощниками, которое хорошо известно всем им. Лучше всего такое распределение иметь в письменном виде на доске объявлений. При этом должна быть предусмотрена полная ответственность каждого за выполнение своих функций. Руководитель не должен в обычных условиях выполнять работы, которые положено делать его подчиненным.

б) Высокий уровень компетентности помощников руководителя. Если это требование не может быть соблюдено, то первому руководителю необходимо специально выделить время для помощи и контроля за работой недостаточно компетентных (или неопытных) специалистов. Он может поручить такую работу одному из наиболее надежных своих помощников. Это - единственный случай, когда руководитель должен принимать решения за своих подчиненных. Однако это должно быть временным мероприятием, поскольку человека, который не научился работать самостоятельно, необходимо заменять и проследить за этим - одна из важнейших обязанностей руководителя.

в) Руководитель обязан уметь четко выделять среди всех задач, которые ему постоянно приходится решать, главные и только эти задачи решать самому - все остальные могут быть поручены помощникам и специалистам. Самые главные (стратегические) задачи всегда должны быть в поле зрения руководителя. Среди оперативных также надо выделять наиболее важные, поскольку их значение далеко не одинаково, и если руководитель будет решать все задачи сам, то он просто будет не в состоянии справиться с ними.

г) В поле зрения руководителя всегда должны быть главные вопросы производства и только наиболее важные из числа оперативных.

Как руководителю распределять свое время? Все вопросы, подлежащие решению на день, должны быть определены руководителем в конце предыдущего дня. С утра необходимо уточнить обстановку - вполне возможно появление каких-либо новых вопросов - в результате ночных аварий, сбоев производства, простоев и т.д.. Поэтому окончательный график работы на день может быть составлен только после ознакомления с работой смены. О результатах смены докладывает ее руководитель (сменный начальник участка, дежурный горный мастер) и только после этого руководитель участка устанавливает окончательно вопросы, которые ему (и его помощникам) необходимо решишь в течение дня. Руководитель сам проводит утреннее оперативное совещание с горнадзором и специалистами, занятыми в дневной смене. На этом совещании все вопросы должны быть поставлены очень четко, с учетом результатов ночной смены, само совещание должно быть кратким. После оперативного совещания руководитель окончательно определяет вопросы сегодняшнего дня и составляет их перечень с очередностью выполнения. В дальнейшем, если не произойдет каких-либо серьезных событий, этот перечень и является графиком, который руководителю необходимо строго выполнять. Лучше всего при этом иметь еще резерв времени на решение непредвиденных вопросов, и, кроме того, выделить те вопросы, решение которых может быть перенесено на следующий день. В конце дня может быть также проведено оперативное совещание с кратким подведением итогов дневной смены и выявлением задач для ночной. На таком совещании обязательно присутствие начальника смены и горных мастеров, выходящих на ночную работу.

Когда и как проводить совещания. Кроме оперативок, о которых было сказано выше, в работе руководителя возникают вопросы, требующие коллегиального обсуждения. Это могут быть стратегические вопросы, вернее, мероприятия по их реализации, неожиданно возникшие производственные, организационные и технические вопросы и т.д.. Возможны два варианта: 1) подобные совещания проводятся по мере необходимости; 2) их проводят регулярно в определенные дни и часы (не чаще одного раза в неделю). Последний вариант предпочтительнее, поскольку к регулярным совещаниям всегда будет наиболее полная подготовка, особенно если повестка дня известна заранее. Руководитель в течение недели готовит материалы для такого совещания.

Посещение объектов является обязательным для любого руководителя, который должен своими глазами видеть состояние объектов, уровень организации работ, отношение людей и их руководителей к работе. Однако нельзя этим злоупотреблять. У руководителя, который основное время проводит на объектах, может не хватать времени для решения основных вопросов руководства участком. Кроме того, это создает у работников горнадзора мнение, что руководитель им не доверяет. Поэтому посещение объектов не должно занимать основное время работы руководителя, но зато эти посещения должны оставлять след. Какие-то конкретные вопросы должны быть решены на месте, чья то работа отмечена, недостатки в организации производства и труда - выявлены.

Существуют различные мнения относительно посещения объектов. Некоторые руководители делают это регулярно, не беспокоясь о том, что к их приходу объект может быть специально подготовлен. Другие предпочитают неожиданное посещение, дающее возможность захватить объект врасплох. Оба эти метода имеют право на существование и дело руководителя, какому из них отдать предпочтение.

Работа с людьми совершенно обязательная часть ежедневной работы руководителя. Любой из работающих или просто проживающих на территории участка должен иметь возможность встретиться и переговорить по своим вопросам с руководителем. Одна из стратегических задач руководства - создание заинтересованности в повышении производительности труда и в том, чтобы не было текучести кадров. Поэтому встречи с трудящимися необходимы не только им, но и самому руководителю, который обязан знать настроения и стремления всех членов коллектива. Помимо встреч, которые неизбежны в течение дня, руководитель должен иметь часы, специально предназначенные для приема поличным вопросам. Своевременное решение личных вопросов - одно из условий закрепления работающих на данном участке. Для приема не обязательно рабочее время, не обязательно также проводить его ежедневно. Обязательно только одно - в дни и часы, указанные руководителем, прием должен быть проведен. Если чрезвычайные (только чрезвычайные) обстоятельства не дают такой возможности, руководитель должен заранее предупредить, когда состоится очередной прием и извиниться перед теми, кого он не мог принять в назначенное время. Поэтому приём по личным вопросам - одно из обязательных мероприятий в графике работы первого руководителя на любом участке.

7.2.2. Составление примерного графика рабочего дня начальника горно-экспуатационного участка

Начальник такого участка - основная фигура в руководстве горными работами на прииске (в горнообогатителъном комбинате). Кроме того, это одна из первых руководящих должностей, которую придется осваивать молодым специалистам, работающим на производстве. Что касается работников горного надзора - они имеют дело обычно с одним не слишком крупным добычным объектом. Поэтому их работа значительна проще работы, начальника участка.

Перечислим основные работы, которые приходится выполнять начальнику участка в течение дня (здесь они расположены в порядке их очерёдности, о чем будет сказано ниже).

- проведение оперативных совещаний;

- решение оперативных вопросов;

- решение и согласование главных вопросов перспективы работы участка;

- проверка работы объектов;

- работа с документами и согласование вопросов с руководством;

- кадровые вопросы и прием по личным вопросам;

- проведение плановых совещаний (или участие в них);

- составление графика работы на следующий день.

Конечно, здесь перечислены далеко не все работы, а только основные из них. Рассмотрим все эти вопросы по необходимой очередности их решения. Ранжировка по важности не может быть произведена, поскольку она в значительной степени зависит от конкретной обстановки, сложившейся на прииске и на самом участке. На первое место следует поставить проведение оперативных совещаний (" оперативок "), поскольку с них начинается, а иногда ими и кончается рабочий день руководителя участка, кроме того, эти совещания определяют задачи, стоящие перед каждым руководителем объекта и горным мастером. На них же весь персонал участка знакомится с ситуацией и главными задачами сегодняшнего дня. Это - ежедневная работа руководителя, он должен специально готовиться к проведению оперативок, на них он сам знакомится с обстановкой на каждом объекте, определяет необходимость личного посещения объектов и очередность решения оперативных задач.

На втором месте находится решение оперативных вопросов, прежде всего потому, что многие из них не терпят отлагательства и должны быть решены немедленно. Вместе с тем в течение дня неизбежно возникнут еще дополнительные оперативные вопросы, поэтому их практически приходится решать весь рабочий день. Следовательно, второе место здесь несколько условно и говорит только о том, что сразу же после “оперативки" необходимо решить вопросы, возникшие в ее процессе, а также те, которые руководитель определил для себя со вчерашнего дня. Некоторые из них могут получить разрешение в процессе самой "оперативки", однако ко всем вопросам это отнесено быть не может. Очередность решения оперативных вопросов определяет для себя сам руководитель.

В поле зрения руководителя постоянно должны находиться общие вопросы, связанные с работой участка и ее перспективами (для участка это вопросы " стратегические "). Такими, например, являются: техническое перевооружение, жилищно-бытовое строительство на участке, обеспечение кадрами, строительство производственных и подсобных зданий и сооружений, досрочный завоз, внедрение новой технологии и др.. Поэтому решению этих вопросов руководитель должен уделять время ежедневно, сразу после того, как не терпящие отлагательства оперативные вопросы будут решены. В силу этой причины мы эту работу поставим на третье-место.

Проверка работы объектов на местах важная часть работы, если руководитель хочет быть в курсе всех событий на каждом объекте. Однако не следует посвящать этому слишком много рабочего времени (за исключением тех случаев, когда возникает, аварийная или сложная обстановка). Совершенно не обязательно ежедневно посещать все объекта. Такие объекты должны быть определены заранее по итогам работы, по материалам оперативного совещания, по решению, принятому ранее. Во всяком случае, руководитель должен знать с утра, какие объекты он сегодня должен посетить. При этом в результате посещения должен быть какой-нибудь конкретный результат (решение оперативного вопроса, проверка качества работы начальника или горного мастера и т.д.). Не имеют смысла бесцельные посещения.

Работа с документами. У начальника участка деловых документов обычно не много, поэтому такая работа не должна отнимать значительного времени. Однако с поступившими документами начальник участка обязан ознакомиться, решить, кому поручить их исполнение или составление ответа. При этом если можно ограничиться телефонным разговором, необходимость в составлении специального ответа отпадает, зато возникает необходимость согласования некоторых вопросов с руководителем или функциональными службами прииска. Такое согласование может иногда занять даже больше времени, нежели само ознакомление с документами, тем более что согласованию подлежат также многие решения, принятые по серьезным оперативным вопросам.

Прием по личным вопросам. Руководитель сам устанавливает время и регулярность этой работы, которые совершенно необходимо строго выдерживать. Прием можно проводить ежедневно, можно 2-3 раза в неделю - это зависит от масштабов работы и. количества людей, проживающих на территории участка. 0 важности этой работы для руководителя уже сказано выше. Поскольку прием требует присутствия руководителя на своем рабочем месте, то к нему (до его начала или после него) следует привязывать работу с кадрами (прием, увольнение, беседы).

Проведение плановых совещаний. Обычно такие совещания проводятся для подведения итогов работы за месяц, квартал, год. Даты их проведения должны быть четко установлены. Совещания, на которых обсуждаются технологические вопросы, обычно проводятся техноруком (главным инженером). Однако руководитель сам решает, на каких совещаниях его участие может быть полезно (или необходимо).

Составление перечня вопросов, которые необходимо решить в следующий рабочий день, и заданий для ночной смены и ее руководителей.

Примерно такая последовательность графика работы руководителя на рабочий день может быть рекомендована. Конечно, это не догма, важность отдельных работ определяется конкретной обстановкой, знанием возможностей своих подчиненных, установившимися деловыми взаимоотношениями с вышестоящим руководителем и его распорядком дня.

Ниже приведены итоги хронометражных наблюдений за работой руководителей предприятий объединения "Северовостокзолото" (март 1991г.).

Составление документов - 13%

Чтение корреспонденции - 10%

Телефонные разговоры - 16%

Неофициальные встречи - 23%

Командировка - 17%

Официальные встречи - 15%

Анализ работы - 5%

Прочие -1%

100%

В результате анализа этих затрат времени руководителя можно сделать выводы об общих недостатках в организации его труда.

Выбор объекта для хронометражных наблюдений. Хронометражные наблюдения это наблюдения, в процессе которых фиксируется с точностью до секунд время, затрачиваемое на какую-либо операцию, процесс, работу в целом. Они широко практикуются за работой отдельного человека, бригады (или объекта, в целом) в течение рабочей смены (суток). В результате получается т.н. фотография рабочего дня (смены), в которой зафиксированы все производительные и непроизводительные работы, а также любые простои, имевшие место в течение времени наблюдения. Наблюдения производят специальные хронометражисты, которые в течение всего периода с хронометром и блокнотом фиксируют все затраты времени. Такие фотографии позволяют выявить непроизводительную работу, причины простоев, резервы повышения производительности труда. Иногда наблюдения может производить сам работающий, это т.н. самофотография. Она практикуется в тех случаях, когда сам работник заинтересован в выявлении резервов своей работы. Однако самофотография всегда менее достоверна в силу той причины, что в процессе работы исполнитель может забыть зафиксировать какие-то детали, кроме того, он вынужден отрывать время для записей от непосредственной работы. Тем не менее, при достаточной заинтересованности подобные самофотографии могут также принести существенную пользу.

В каких случаях производят хронометраж. Чаще всего это связано с пересмотром нормативов или с их составлением. Правда, в таких случаях на объективности наблюдении может сказаться своего рода саботаж работающих, которые чаще всего не заинтересованы в повышении норм выработки. Поэтому иногда приходится прибегать к скрытому наблюдению с тем, чтобы исключить возможность подобного саботажа. К хронометражу прибегают при длительной неудовлетворительной работе объекта (бригады). В этом случае он часто помогает выявить и устранить причины такой работы. В ряде случаев, например, несколько объектов, находящихся в примерно одинаковых условиях, работают с разной степенью эффективности. Одновременный (хуже - разновременный) хронометраж при этом может раскрыть причину этого явления. Производится хронометраж с целью изучения опыта передовых звеньев, бригад, рабочих. В таком случае фотография рабочей смены позволяет использовать прогрессивный опыт работы.

Наконец, подобные наблюдения совершенно необходимы для анализа рабо ты, которые систематически должны производиться соответствующими службами. Большую помощь он оказывает при испытаниях или опытном внедрении новых технологий или новой техники, выявляя недостатки в них самих, либо в их обслуживании. Наблюдения организовывают и проводят работники отдела труда и заработной платы, для этой пели должен быть штат специалистов-нормировщиков, владеющих техникой фотохронометража. Наиболее правильно, когда наблюдения производятся систематически и регулярно, тогда они не вызывают паники среди работающих. Для облегчения работы хронометражистов существуют специальные таблицы, которые заполняются в процессе фотонаблюдений.

Выбор объекта наблюдений производится с обязательным участием руководителя участка. Для этой цели, как уже указывалось, могут быть намечены и отстающие, и передовые объекты. Любой руководитель должен анализировать работу своих объектов (участков). Для того чтобы это можно было сделать достаточно объективно, необходима соответствующая информация. Именно фотохронометражные наблюдения и анализ их результатов и являются наиболее достоверной информацией для руководителя.

Первичный анализ могут делать работники нормирования, однако окончательный - обязанность самого руководителя. Руководитель при анализе должен выявить и недостатки своего руководства. Об этом, например, будут свидетельствовать систематические простои объектов по организационным причинам. Поэтому выводы должны быть сделаны не только по работе проверяемого объекта, но и по руководству участком (предприятием в целом).

При анализе, кроме результатов наблюдении, необходимо анализировать действующие нормативы. Хронометраж, может показать, например, что систематическое невыполнение производственных заданий каким-либо объектом является результатом не слабой организации производства и труда в бригаде, но каких-либо факторов, который не были учтены (или были учтены не в полной мере) при составлении проекта горных работ. Например, наличие большого количества крупных валунов в песках или в торфах, наличие вялой мерзлоты в подземных выработках, линз льда, не подсеченных разведочными выработками, т.д.. В таких случаях необходимо приводить действующие нормы в соответствие с фактическими условиями работы - иными словами – составлять специальные нормы для работы данного объекта с отклонениями от типовых.

Отсюда очевидно, чем следует руководствоваться при выборе очередных объектов для фотохронометража.

1. Систематическим невыполнением (или перевыполнением) производственных заданий.

2. Большим количеством простоев на объекте.

3. Подготовкой к внедрению новой техники или технологии, либо в случае необходимости проверки хода внедрения.

4. Неопытность или ненадежность (с точки зрения руководителя) начальника объекта или горного мастера.

5. При значительных расхождениях данных маркшейдерского замера и оперативных отчетов о работе объекта.

Во всех этих случаях фотохронометраж может оказаться весьма полезным и дать ценную информацию.