Правила построения деловой беседы.

Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:

· беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки (с учетом или без учета времени);

· беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.

 

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов.

Первый этап — подготовительный.

В него входит определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор места, где будет проходить беседа. Составление плана беседы, исходя из ее задач — главный раздел этого этапа. Здесь необходимо проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, а также продумать, удобно ли выбранное время для собеседника. Нужно изначально иметь и проявлять доброжелательный интерес к собеседнику. На этом, подготовительном, этапе следует самого себя проверить по следующим пунктам:

· тщательная продуманность хода беседы;

· свобода от стереотипов, готовность воспринимать людей такими, какие они есть, гибко реагировать на происходящие в них изменения;

· полная готовность выслушать собеседника и правильно ответить на возможные вопросы;

· наличие точного, ясного и корректного плана беседы;

· способность составленного плана беседы вызвать вопросы, уводящие обсуждение в сторону;

· наличие естественных и убедительных формулировок;

· выражение всех мыслей точно и ясно;

· правильный выбор тона проведения беседы;

· попытка представить себя на месте собеседника и понять его;

· попытка представить: если бы подобная беседа была проведена с вами, остались бы вы довольны ею?

Второй этап — ознакомительный.

В течение этого этапа преодолевается психологический барьер и устанавливается атмосфера доверия.

Третий этап — основной состоит из 3 частей (рис. 8.1):

Рис. 8.1. Основной этап деловой индивидуальной беседы

 

Тон беседы с незнакомым человеком должен быть дружелюбно-деловым. Такой тон быстро создает атмосферу взаимного доверия.

Неизменным условием является пунктуальность. Она укрепляет атмосферу. Но пунктуальность должна проявляться с обеих сторон. Плохой тон — это когда потенциального собеседника заставляют ждать более 15 — 20 мин в приемной. Если время приема просрочено, то необходимо постараться предупредить ожидающего о непредвиденной задержке и попросить его подождать, указав время с небольшим запасом (5— 10 мин). Нужно всегда помнить высказывание теоретика Никола Буало: ≪Я точен потому, что заметил: те, кто ждет, не думают ни о чем другом, как о недостатках людей, заставляющих ждать≫.

Подготовка к беседе. Если на беседу вы пришли впервые, то необходимо, войдя, назвать себя. Если посетитель пришел к вам и представился, постарайтесь сразу запомнить его имя и отчество. Фамилия запоминается легче. Всматриваясь в лицо своего будущего собеседника, нужно постараться прочесть его взгляд и без слов установить взаимное понимание. Ученые выяснили, что впервые встречая человека, мы сначала обращаем внимание на его внешний вид, нас интересует его экспрессия. (≪По одежке встречают, по уму провожают≫.)

Встретив посетителя, нужно встать из-за стола и пригласить собеседника сесть напротив. Хорошо выйти ему навстречу: этот жест дает понять собеседнику, что вы уважаете его и готовы к разговору на равных. В случае, когда вы встречаетесь для беседы со своим сослуживцем или просто со знакомым вам человеком, приветствуя его и называя при этом по имени и отчеству, вполне достаточно встать из-за стола, но переходить на другое место необязательно. При частых беседах с одними и теми же лицами особых любезностей не требуется, хотя их значение неоспоримо. История утверждает, что впервые в России обращаться на ≪Вы≫ к своим приближенным стал Петр I.

Перед началом беседы с незнакомым человеком рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым вы располагаете для беседы. В каждой деловой индивидуальной беседе сложившуюся ситуацию рассматривают с разных точек зрения два человека, причем каждый из них часто считает, что его точка зрения единственно правильная.

Беседа (основной этап). Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает ситуацию и почему именно так, а не иначе. Необходимо постараться представить полную картину события или обстановки, ориентируясь только на слова собеседника. Нужно уметь слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые могут помочь раскрыть мысли собеседника и как итог — правильно определить его точку зрения. Непременным должно быть правило: первое слово за вашим собеседником, знаком он вам или незнаком. Внимательно слушая его, можно понять, что он хочет или, наоборот, не хочет или не может сказать без вашей помощи, свою или чужую точку зрения излагает. Все уточняющие вопросы, которые задаются в процессе беседы, должны быть предельно конкретны и тактичны, не содержать двойного смысла и быть обоснованными. Беседа может иметь сценарий, т.е. строиться по заранее подготовленным вопросам.

Первый вопрос должен быть простым и интересным, но не дискуссионным. Есть правило:чем больше человек хочет убедить, тем меньше он должен утверждать. Это позволит снизить количество контрутверждений уже в начале беседы. Личные вопросы и оговорки обычно приберегают к концу беседы, когда с собеседником установлен определенный контакт. После соблюдения указанных требований можно убедительно и подробно высказать свою точку зрения. Но делать это надо так, чтобы собеседник увидел событие или обстановку как бы с другой стороны и критически пересмотрел свои взгляды исходя из более полного знания обстановки. Это поможет обоим собеседникам принять правильное решение.

Беседа не всегда может проходить гладко. Причину неудачи следует искать только в себе, в своем выражении лица, тоне, внимании, а не в собеседнике. Нужно находить точное слово, которое должно быть веским, но добрым. Именно такое слово доходит до собеседника и переубеждает его гораздо быстрее, чем ≪начальнический металл≫ в голосе и безудержная категоричность суждений.

Не следует бояться выказывать эмоции, реагируя на слова собеседника. Если после нескольких уточняющих вопросов с вашей стороны сыплются встречные вопросы - контрутверждения, это может привести к спору и ненужной напряженности в разговоре. Причиной контрутверждений часто оказывается неумение быстро оценить ситуацию и направить разговор в нужное русло, убежденность собеседника во всеобъемлющей правоте личного суждения либо прикрытие беззащитности и отсутствие уверенности в себе.

Пагубной для беседы оказывается безудержная категоричность суждений, которая может уничтожить доброжелательность собеседника. Обладая одинаковыми знаниями, люди часто не могут договориться, так как у каждого из них своя точка зрения, через которую они ≪пропускают≫ окружающий мир.

В процессе беседы надо последовательно проводить основную мысль.

Нужно научиться:

· слушать подтекст;

· не поддаваться на мысль, что именно собеседник заблуждается;

· выбирать правильные моменты для замечаний и делать их в тактичной форме;

· ненавязчиво аргументировать свои установки;

· проявлять самокритичность при обоснованных встречных замечаниях;

· терпеливо выслушивать возражения собеседника, даже необдуманные и резкие.

 

Надо помнить, что возбужденный человек пытается сразу сделать три дела:

· подсчитать ущерб, нанесенный его идее;

· найти каверзный вопрос и задать его собеседнику;

· получить удовлетворение от неловкости собеседника, когда тот не может ответить на такой вопрос.

 

В случае, если приходится отвечать на возражения:дайте собеседнику самому ответить на собственные возражения и опровергнуть их. Для этого не надо противоречить открыто; выслушав замечание, надо попытаться отвергнуть его косвенно; условно согласиться с тем или иным возражением; стараться выслушать несколько возражений, чтобы уловить главное, и сразу ответить; резкие возражения следует повторить спокойным тоном, смягчая формулировку, а затем ответить на них; свою реакцию на слова собеседника выразите кивком головы, ≪ожидающим взглядом≫, короткими периодическими одобряющими замечаниями, повторением последних слов, сказанных собеседником, показывая, что мысль понята; заставьте себя забыть личные предубеждения и расположение; не торопитесь с заключением и строго проводите различие между фактом и мнением.

Бывают случаи, когда собеседник имеет ярко выраженное самомнение и склонность к спорам. В этом случае нужно дать ему выговориться, затем вернуться к этому вопросу или ждать, пока собеседник крепко ≪оседлает≫ свою ошибочную идею и сам зайдет в тупик.

Нужно обращать внимание на темп беседы и паузы. Это имеет большое значение, так как помогает выделить главное, подчеркнуть последующее или предыдущее. Речь собеседников должна быть отчетлива и предельно ясна. Не следует говорить слишком громко или слишком тихо. Первое — бестактно, второе — может заставить вашего собеседника многократно задавать один и тот же вопрос.

Решение всегда должно следовать за обсуждением, так как в ином случае собеседник вместо изложения своих идей начнет критиковать вас или будет безучастно со всем соглашаться.

Окончание беседы. Как только точка зрения собеседника становится ясной и свою вы также высказали, можно беседу завершать. Все вопросы согласованы, решения сформулированы, регламент беседы выполнен. Можно прощаться.

Совещание.

Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:

· сбор и переработка информации;

· координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников;

· принятие решения.

Кроме того, что деловое совещание является способом привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых предприятий деловое совещание — это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание — возможность показать свой талант менеджера.

Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

· развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь;

· интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

· выявление и расчет коллективных результатов;

· коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

 

Классификация деловых совещаний.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

· по назначению:

o вырабатывающие и принимающие решения;

o разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

o подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

o оперативные (диспетчерские);

· по периодичности (частоте) проведения:

o разовые;

o регулярные;

o периодические;

· по количеству участников:

o узкий состав (до пяти человек);

o расширенные (до двадцати человек);

o представительные (свыше двадцати человек);

· по степени стабильности состава участников совещания:

o с фиксированным составом;

o с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;

o комбинированные;

· по принадлежности:

o общественных организаций;

o административные;

o научные и научно-технические;

o объединенные.

Планирование проведения совещаний.

Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов (табл. 8.1).

 

Таблица 8.1 Технология организации и проведения делового совещания (этапы и элементы)

 

 

 

Подготовка совещания.

Начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам. На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть:

· решение вышестоящего руководства;

· возможность решения вопроса по телефону;

· селекторное совещание;

· возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями.

В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято.

Определение повестки дня. Здесь необходимо определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность; условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (они определяют цели совещания).

Нужно, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения; кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д. При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров-организаторов совещаний. Выделяются 6 групп ошибок:

· отсутствует главная тема совещания;

· при наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;

· участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;

· в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами. Число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей, увеличивается;

· на совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;

· не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение ≪для массовости≫).

Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше проводить во второй половине дня, так как из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Деловое совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

· не регламентируется его продолжительность;

· не соблюдается установленная продолжительность;

· слишком большая продолжительность;

· не делаются перерывы;

· не ограничивается время на доклады и выступления;

· участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

 

Определение места проведения совещания. Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения.

Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

· слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

· в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

· помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

Подготовка участников совещания. Менеджер — организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

 

Проведение совещания.

Продолжительность совещания. Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 — 45 мин.

Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление.

После 30-40 минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось.

Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв на 10—15 мин.

Регламент — порядок ведения заседания, собрания, совещания. Это слово произошло от фр. reglement, которое в свою очередь произошло от лат. regula — правило. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения.

В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании. Обычно обязанность следить за соблюдением регламента возлагается на председателя собрания. Но уважение к регламенту должны соблюдать все участники делового совещания, независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

· достижение цели совещания;

· решение;

· исполнители задания и сроки.

 

Ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

· дата, место проведения;

· номер протокола;

· краткое содержание обсуждаемого вопроса;

· присутствовали;

· отсутствовали, причины отсутствия;

· копии (фамилии тех, кому предназначены);

· повестка дня по пунктам;

· тема по пункту повестки дня;

· обсудили (кто выступил);

· решили;

· постановили (сообщается, что именно);

· выполнение решения возложено на (фамилии);

· срок исполнения (дата).