Управление базами данных (списками) и анализ данных

 

Возможность работы с базами данных (списками) у программ, предназначенных для обработки таблиц, становится в настоящее время все более важной в экономической работе. Excel имеет развитые инструментальные средства поддержки баз данных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

¨ Организация встроенных, расположенных непосредственно на рабочем листе баз данных с помощью списков.

¨ Работа с внешними данными с помощью специальных запросов.

Современные базы данных представляют собой набор таблиц, имеющих между собой сложные связи. Каждая такая таблица состоит из множества строк, называемых записями. Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жестко определены требования к типу содержащихся в них данных.

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, необходимо следовать следующим правилам:

Ø Каждый столбец должен содержать информацию одного типа

Ø Одна или две верхние строки списка должны содержать уникальные заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.

Ø Список не должен включать пустые строки и столбцы.

Ø Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если же это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

Ø Не следует размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Над списками можно производить следующие действия:

Ø Сортировать список.

Ø Добавлять или изменять данные с помощью формы.

Ø Фильтровать список таким образом, чтобы были выбраны только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию.

Ø Автоматически вычислять промежуточные итоги.

Ø Создавать для списка структуру.

Ø Создавать отчет, который в Excel называется Сводная таблица. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке.

Ø Проверять вводимые в ячейку данные.

Все основные возможности работы со списками включены в пункт меню Данные.

 

Для получения навыков создания базы данных и ее обработки предлагается открыть новую рабочую книгу и создать таблицу – пример списка.

Для открытия новой рабочей книги:

· На стандартной панели инструментов нажать пиктограмму Создать (или выбрать команду меню Файл|Создать|Чистая книга).

Содержимое новой таблицы-списка будет основано на данных «Прайс-листа» предыдущей рабочей книги, для чего данный лист необходимо скопировать из книги «Продажи.xls» в новую рабочую книгу. Для этого необходимо:

· Выбрать пункт меню Окно|Расположить|Слева направо и нажать ОК.

· В книге «Продажи.xls» открыть «Прайс-лист».

· Удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащить ярлычок копируемого листа из одной книги в другую, расположив его перед Листом1. В новой книге копия листа будет иметь то же имя, что и оригинал.

· Открыть Книгу2 на весь экран.

· Открыть Лист1 и переименовать его в «Отчет».

· В ячейку В1 ввести заголовок: Отчет ООО «Техносервис» о продаже аудио- и видеотехники магазинам-закупщикам в 1 квартале.

· Шапку таблицы заполнить по образцу (рис.13).

Рис.13

· В ячейку А3 ввести 1, в ячейку А4 -2.

· Выделить блок ячеек А3:А4 и протащить маркер заполнения до ячейки А18.

· Выделить блок ячеек В3:В18.

· Выбрать пункт меню Данные|Проверка.

· В окне Тип данных выбрать Список.

· В окне Источник нажать F3 и выбрать «Наименование_товара». Нажать ОК.

· Заполнить графу «Наименование товара» по образцу (рис.14).

Рис.14

· Выделить блок ячеек С3:С18.

· Выбрать пункт меню Данные|Проверка.

· В окне Тип данных выбрать Список.

· В окне Источник с клавиатуры ввести новый список Аудио;Видео (вводить текст без пробела) и нажать ОК.

· Заполнить графу «Вид продукции», используя созданный список по образцу (рис.15).

· Аналогичным способом заполнить графы «Наименование магазина» и «Вид оплаты».

Рис.15

Графу «Цена» необходимо заполнить с использованием функции ПРОСМОТР, для этого:

· Установить курсор в ячейку F3.

·

В строке формул нажать кнопку Вставка функции (или выбрать пункт меню Вставка|Функция…).

· В открывшемся окне в области Категория выбрать Ссылки и массивы, в области Выберите функцию – ПРОСМОТР и нажать ОК.

· В следующем окне выбрать искомое_значение; просматриваемый_вектор;вектор_результов и нажать ОК.

· Передвинуть открывшееся окно так, чтобы просматривались данные таблицы.

· Установив курсор в окне Искомое _ значение, щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке В3 текущей таблицы.

· Установить курсор в окно Просматриваемый _ вектор и нажать функциональную клавишу F3 на клавиатуре.

· В открывшемся окне выбрать имя блока Наименование_товара и нажать ОК.

· Установить курсор в окно Вектор _ результатов и нажать функциональную клавишу F3.

· В открывшемся окне выбрать имя блока Цена _ в_у.е. и нажать ОК.

· Нажать ОК в главном окне функции ПРОСМОТР.

· Скопировать полученную формулу в ячейки F4:F18.

В результате выполненных действий в ячейке F3 появилось значение цены товара «Аудиоплеер».

· Графу «Количество» заполнить по образцу (рис.16).

· Графу «Сумма» рассчитать по формуле =Цена*Количество

Рис.16

 

· Сохранить новую рабочую книгу с именем «Списки.xls».