Новые возможности Microsoft Excel

Область применения Excel

• Решение простых задач учета.

• Составление различных бланков.

• Деловая графика, вплоть до создания сложных трехмерных диа­грамм.

• Полный баланс фирмы.

• Разработка разделов бизнес-планов.

• Задачи планирования и прогнозирования.

• Решение задач целеориентирования.

• Решение задач для реализации финансово-экономической страте­гии развития предприятия и т.д.

Новые возможности Microsoft Excel

Разметка страницы. В основном

режиме просмотра мож­но

отрегулировать положение разрывов

страниц, передтем как выводить лист на

печать.

Построение диаграмм. Пять типов диаграмм, а также пошаговые действия под руководством специального мастера.

Книги совместного использования. Усовершенствования для пользователей, совместно работающих над книгами через локальную сеть или Интернет использованием специального подменю.

Условное форматирование. Форматирование ячейки может за­висть от ее содержимого. Например, если число в ячейке ниже поро­гового значения, оно выводится на синем фоне.

Проверка данных. Команда Проверка контролирует тип данных, вводимых в ячейки листа. Можно оставить пользователю всплывающий комментарий или вызвать нестандартное сообщение об ошибке.

Поворот текста. С помощью средства на вкладке Вы­равнивание можно развернуть текст и обрамление на любой угол.

 

2.Характеристика основных модулей MS Excel. Основные термины MS Excel.

Наиболее важным модулем является калькуляционный или вычислительный модуль, с помощью которого происходит обра­ботка как числовых, так и текстовых данных в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обрабо­танных с помощью вычислительного модуля получать диаграммы различных типов.С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Однако функциональные возможности этого модуля по сравнению со специальными программами СУБД на более низком уровне. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать собственную оболочку программы. В данной вер­сии Ехсеl возможности создания макросов значительно расширены благодаря использованию в ней языка программирования Visual Basic for Applications.

Преимущество этого языка в том, что составленные в Excel мак­росы можно использовать в других прикладных программах фирмы MICROSOFT.

Основные термины.

1.Рабочий лист. Состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Диаграммы сохран-ся и обрабатываются в листах диаграмм. 2. Рабочая книга. По умолчанию состоит из 16 листов; максимально – из 256 листов. Все листы хранятся в одном файле. 3. Контекстное меню. 4. Строка формул. Позволяет вводить формулы и производить вычисления. 5. Сама формула, кот. обязательно начинается со знака = и представляет собой комбинацию матем –х операторов, чисел, ссылок и функций. 6. Ссылка – сновной элемент при выполнении вычислений с использованием неск-х ячеек. Осн. эл-том ссылки явл-ся адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными и относительными. 7. Абсолютная ссылка устан-ся либо посредством задания имени ячейки, либо с пом. указания символа $ в адрес ячейки. Абс. ссылка устан-ся независимо от ссылки ячейки. 8. Адрес. 9. Имя присваивается отдельным ячейкам. Исп-ся в адресах и ссылках на эти ячейки. 10. Относит. ссылка. Исп-ся для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, используемой в формуле. 11. Ярлычки листов. Служит для идентификации листа, а также для копирования, выбора и перемещения. 12. Visual Basic.Представляет собой развитие языка Basic. Причина его создания - несовместимость языков макропрограммирования большинства прикладных программ. 13. OLE-протокол. Связывает внедренные данные с приложением источника.

 

3. Ввод примечаний. Использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

Примечания. Для привлечения внимания пользователей к опред. информации некот. ячейки полезно снабдить текст. или звуковыми примечаниями.

Для выполнения этой процедуры следует:

1) выделить ячейку, для которой будет создано примечание

2) выполнить команду Вставка –Примечание, откроется временное окно диалога.

3) Ввести текст под фамилией пользователя, создающего примечание.

4) Чтобы закончить ввод примечания, щелкнуть на любой ячейке.

Ячейки с примечанием снабжены красной точкой в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, следует навести указатель мыши на ячейку с примечанием и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом. Примечания не меняют содержимого ячейки. Для удаления примечания Правка – Очистить – Примечания.

Чтобы просмотреть все примечания в книге следует выполнить команду Вид – Примечания. Когда флажок этой команды установлен, все примечания в листе выводятся во всплывающих окнах.

Команда Примечания также отображает на экране панель инструментов Рецензирования, на которой имеются полезные кнопки для редактирования текста существующего примечания.

Изменить примечание можно с помощью контекстного меню щелчком правой кнопки мыши на ячейке с изменяемым примечанием и выполнением команды Изменить примечание.

.Использование ссылки на ячейки. Формулы могут содержать ссылки на ячейки. Ссылки на ячейки применяются вместе с числами, матем. операциями и т.д. Ссылки на ячейки можно создавать в формулах одним из трех способов: набором имени, с пом. мыши, с пом. клавиатуры.

Вставка гиперссылок. Порядок: 1) Выделить ячейку, в кот. должна находиться гиперссылка.2) Вставка – Гиперссылки или Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов. 3) Откроется окно диалога Добавить гиперссылку, в котором следует выбрать имя файла, открываемого при активизации гиперссылки. Выбор файла можно осуществить через кн. Обзор. 4).ОК. Активизация гиперссылки – щелчок на ячейке, содержащей гиперссылку. Удаление гиперссылки: активизировать ячейку, расположенную рядом с удаляемой, а затем следует воспользоваться клавишами со стрелками, чтобы выделить ячейку с гиперссылкой; Выполнить Правка – Очистить. Отменить удаление можно командой Правка – Отменить очистку.

 

4. Назначение колонтитулов. Создание колонтитулов. Масштабирование распечатки. Ориентация страницы.

Вставка верхних и нижних колонтитулов. Команда Вид/Колонтитулы предназначена для добавления к листам верхних и нижних колонтиту­лов. В них обычно содержится информация о документе: имя листа и книги, время и дата создания или текущий номер страницы.

1. Выполнить команду Вид / Колонтиту­лы.

2. По умолчанию верхний колонтитул состоит из имени текущего листа. Чтобы его заменить следует щелкнуть на раскрываю­щемся списке Верхний колонтитул.

3. Чтобы изменить нижний колонтитул следует щелкнуть на рас­крывающемся списке Нижний колонтитул.

4. Нажать кнопку Ok. При печати колонтитулы появляются на всех страницах.

Для удаления колонтитулов нужно в каждом из списков выбрать значение Нет-

Для создания собственных колонтитулов следует нажать кнопку Создать верхний колонтитул. Откроется окно диалога Верхний ко­лонтитул. в котором можно задать три части верхнего колонтитула: левую, центральную и правую. Тоже относится и к нижнему колонти­тулу. Для заполнения частей нужно следовать инструкциям данного окна диалога.

Управление ориентацией страницы.

Ориентацией называется направление, в котором лист выводится на печатной странице. Ориентация бывает книжной и альбомной. Команда Файл – параметры страницы – вкл. Страница позволяет установить следующие параметры: ориентация, масштаб (для печати), размер бумаги, качество печати.

Настройка полей страницы.

Вкладка Поля окна диалога Параметры страницы позволяет задавать величину полей в книге. Для центровки листа между полями следует установить флажки Горизонтально или Вертикально.

Масштаб устанавливается в процентах от натуральной величины.

5. Форматирование р.л: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат/ Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (число, выравнивание, шрифт, границы, вид, защита)

Изменить внешний вид ячеек листа можно выполнением следующей процедуры: выделить нужные ячейки и выполнить Формат – Ячейки. Откроется диалоговое окно Формат ячеек, содержащее шесть вкладок с атрибутами формата.

Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – позволяют изменить выравнивание и ориентацию данных в ячейках. Из списка По горизонтали и По вертикали выбрать нужные значения. Группа Ориентация позволяет в выделенных ячейках расположить текст под произвольным углом в пределах полукруга в 180. Предусмотрена кнопка для создания буквенного столбика.

Изменение числовых форматов. Для изменения формата число­вых значений в Excel используется команда Формат / Ячейки / вкладка Число / список Числовые форматы.

Существуют следующие стандартные виды числовых форматов: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Да­та, Время, Процентный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнительный, Все форматы

Создание пользовательских числовых форматов является одним из средств, с помощью которого пользователь может создать нестан­дартный числовой формат. Для этого следует выполнить команду Формат / Ячейки / вкладка Число / значение Все форматы из списка Числовые форматы / либо изменить существующий формат, либо создать новый. Или воспользоваться командой Формат / Ячейки / Число / и выбрать нужный формат из списка Тип.

Изменение шрифта и цвета текста.

Команда Формат / Ячейки / вкладка Шрифт позволяет изменять шрифт, начертание, размер и цвет данных в выделенных ячейках. Кроме того можно за­дать подчеркивание и создать специальные эффекты форматирования - подчеркивание, верхние и нижние индексы. Можно также выполнять форматирование отдельных символов в ячейке. Для этого выделить сначала ячейку, а затем – форматируемые символы в строке формул.

Добавление границ к ячейкам. Обведение важных ячеек рамка­ми для выделения конкретной информации на листе можно осущест­вить с помощью команды Формат / Ячейки / вкладка Граница. при этом можно исп-ть для задания рамок область Тип линии.

Добавление заливки к ячейкам. Формат – Ячейки – Вкладка Вид – область Цвет – список Узор. Добавляет фоновую заливку к ячейкам и создает узоры.

Копирование атрибутов формата кн. Формат по образцу. Выделить ячейку, формат кот. надо копировать. Нажать кн. Формат по образцу. Выделить диапазон ячеек, кот должны быть отформатированы с новыми атрибутами. Применить скопированный формат к новому диапазону. для отмены атрибутов формата – Правка – Отменить.

Защите листов.

1. Щелкнуть на ярлычке листа, который требуется защитить.

2- Выполнить команду Сервис / Защита / Защитить лист- По­является окно диалога Защитить лист. В нем есть текстовое поле Пароль и три флажка защиты, определяющие тип защиты.

3. Ввести короткий пароль и нажать кнопку Ok. Регистр букв пароля следует запомнить.

4. Когда Excel попросит повторить пароль, следует его повторить и записать где-то для памяти.

5. Для снятия защиты выполнить команду Сервис / Защита / Снять защиту листа. Защиту можно снять только при зна­нии пароля.

Если какие-то ячейки листа нужно оставить незащищенными, например, для ввода данных, то перед выполнением команды для ус­тановления зашиты следует спять флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита окна диалога Формат ячеек. Защита структуры книги. Защита от изменений структуры книги означает защиту от изменения имен и порядка следования лис­тов. Для этого: 1. Выполнить команду Сервис / Защита / Защитить книгу. В окне диалога Защита книги имеется поле Пароль, куда нужно ввести пароль, можно и не вводить (защита без пароля), и флажок Структуру. При установке этого флажка структуру книги уже изменить нельзя.2. Нажать кнопку Ok. 3. Повторить ввод пароля, когда Excel попросит.4. Снять защиту можно командой Сервис / Защита / Снять за­щиту книги.

Установка пароля для доступа к файлу. Этот уровень защи­ты ограничивает доступ к файлу, запрашивая ввод пароля перед от­крытием файла.

1. Создать книгу.

2. Выполнить команду Файл / Сохранить как. Откроется окно диа­лога Сохранение документа, в котором указать имя файла

3. Нажать в окне диалога кнопку Параметры. Появится окно диалога Параметры сохранения. В нем имеются два текстовых поля. Пер­вое из них, Пароль для открытия файла, служит для ограничения доступа к книге. Без знания другого пароля, Пароль разрешения записи, пользователи не смогут сохранить свои изменения в фай­ле.

4. Ввести пароль в поле Пароль для открытия файла и нажать кнопку Ok. Повторить ввод пароля, когда Excel попросит.

5.Для снятия пароля вып-ть ком. Сохранить как, нажать кн. Параметры и удалить пароль из текстового поля.

 

6. Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей

Списком называется таблица с данными, разделенная на столб­цы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базy данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выров­нять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в со­ответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и да­ты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаи­мосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – вкл. Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Задание пользовательского порядка сортировки.

Создание пользовательского списка сортировки выполняется так:

1.выполнить команду Сервис – Параметры – вкл. Списки

2.выбрать из перечня Списки значение Новый Список, в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки.

3.ввести значения в нужном порядке для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую.

4.закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК.

Создание сводных таблиц

Наиболее мощным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица. В результате её выполнения создастся на­страиваемая таблица для организации полей на -тете в новых сочета­ниях. Методика сводных таблиц позволяет превратить строки в столбцы и наоборот, а также решать многие другие задачи.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таб­лиц. который следит за вводом информации, помогает производить вычисления и форматировать таблицу. Сводная таблица создается следующим образом:

1. Выделить любую ячейку в списке, который будет рассматри­ваться с помощью сводной таблипы.

2. Выполнить команду Данные/Сводная таблица. Появится ок­но диалога Мастер сводных таблиц, в котором следует указать источник данных для таблицы. Для этого установить переключа­тель В списке или базе данных Microsoft Excel и нажать кнопку Далее.

3. Поскольку список находился на экране в момент запуска Мас­тера, Excel выделит его, иначе его следует выделить мышью.

4. Нажать кнопку Далее: в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице. Поля перечислены на подвижных кнопках в правой части окна.

5. Определить исходную структуру сводной таблицы перетаски­ванием кнопок с полями в области Строка и Столбец, Страница и Данные. Поля в области Данные будут просуммированы функцией СУММ. Область Страница предназначена для полей. которые необходимо просмотреть более внимательно.

6. Нажать кнопку Далее - открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако, можно выбрать уже существующий лист и даже указать точное расположение ячеек. Затем нажать кнопку Готово. В книге появится сводная таблица

8. Анализ данных.

Основные встроенные функции MicrosoftExcel

Набор встроенных функций Excel предназначен для решения специализированных задач. При помощи хорошо организованных формул и функции можно взглянуть на деловые данные в новом ракурсе.

Функции - это специализированные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.

Основные встроенные функции делятся на следующие категории:

- математические функции.

Синтаксис функций Описание

=СУММ (число) - суммирует множество чисел, аргумент числа может включать до 30 элементов.

=ABS (число) - возвращает абсолютное значение числа. =ЗНАК (число) - определяет. является ли аргумент положи­тельным, отрицательным или нулевым значением. Например, =ЗНАК(СУММ(А1:АЗ)). если сумма равна- 15, возвращает-1.

= ОКРУГЛ (число; число_цифр) округляет число, задаваемое ее до указанного количества десятых разрядов. Например. =-ОКРУГЛ(123.4563:-2) возвраща­ет 100. =ПРОИЗВЕД (числа)-перемножает все числа, аргумент числа может содержать до 30 элементов.

=ЧИСЛКОМБ( число; число_выбранных) определяет число возможных комбинаций или групп для заданного числа эле­ментов. Например, =ЧИСЛКОМБ(17,12) возвращает значение 6188

Excel поддерживает 5 встроенных логарифмических функций: LOG 10. LOG, LPM. EXP, СТЕПЕНЬ и более 50 тригонометрических функций.

-текстовые функции:

= РУБЛЬ (число,число_знаков) – преобразует число в денежном формате с заданным числом десятичных знаков. Например, =РУБЛЬ(45,899;2)возвратит 45,90. =ФИКСИРОВАННЫЙ (число; число-знаков;без_ разделителей) – округляет число, форматирует с разделителями групп разрядов, возвращает результат в виде текста. Например, =ФИКСИРОВАННЫЙ(4798.786;2;истина) возвратит текстовую строку 4798,79.

=СОВПАД (текст1;текст2) – сравнивает 2 строки текста на полную идентичность с учетом регистра букв. Возвращает ИСТИНА, если текст1 и текст2 идентичны.

-логические функции (большинство для определения истинности условия):

=ЕСЛИ (логическое выражение;значение_если_истина; значение_если_ложь)

=И( логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое значение30)

=ИЛИ( логическое_значение1; логическое_значение2; …; логическое значение30)

=НЕ (логическое значение)

- функции просмотра и ссылок.

Ряд функций таких, как АДРЕС, ВЫБОР, ПОИСКПОЗ, ВПР, ГПР и другие, позволяет «просматривать» информацию, хранящуюся в списке или таблице, а также обрабатывать ссылки.

 

 

Подбор параметра.

Сервис/Подбор параметра

С помощью команды Сервис – Подбор параметра можно определить известную величину, приводящую к требуемому результату.

Пример. Определить, какую максимальную ссуду на 30 лет можно взять, если процентная ставка = 6,5% и вы можете постепенно выплачивать не более 2000 рублей в месяц.

Для работы с командой Подбор параметра необходимо, чтобы в листe находились:

- формула ддя расчета;

- пустая ячейка для искомого значения;

-все прочие величины, встречающиеся в формуле.

Ссылка на пустую ячейку должна присутствовать в формуле; она является той самой переменной, значение которой ищет Excel.

Формула для расчета содержит функцию ППЛАТ. Функция ППЛАТ вычисляет размер периодической выплаты, необходимой для погашения ссуды за указанное число периодов. Эта функция имеет следующий синтаксис.

=ППЛАТ (ставка;число периодов; текущее значение или размер ссуды).

Предположим, 500000 – нач. значение.

	А	В
	Сумма
	Ставка	6.5%
	Срок
	Выплата	=ППЛАТ(Ставка/12; Срок*12;Сумма)

 

Решить задачу сначала следует с каким-нибудь начальным значением, например, 500000. После ввода формулы в ячейке В4 будет 3160,34.

Затем выполнить следующие действия:

1.сделать ячейку с формулой В4 активной

2.выполнить команду Сервис – Подбор параметра

3.в окне диалога Подбор параметра в поле Установить в ячейке будет адрес $B$4, оставить его без изменения.

4.в поле Значение ввести максимальное значение –2000 (это значение формулы Выплата (с минусом)).

5.в поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку $B$1 или щелкнуть на ней.

6.Нажать кнопку ОК. На экране появится окно диалога Результат подбора параметра.

7.Ответ на вопрос находится в ячейке, заданной ранее в поле Изменяя значение ячейки, т.е. в ячейке В1.

8.Чтобы сохранить это значение следует нажать кнопку ОК в окне диалога Результат подбора параметра.

10. Поиск решения.

В случаях, когда оптимизационная задача содержит несколько переменных величин, для анализа сценария необходимо пользоваться надстройкой Поиск решения.

Поиск решения – это инструмент, кот. может применяться для решения задач, включающих много изменяемых решений и позволяет найти комбинацию переменных, кот. максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Здесь же можно задать одно или несколько условий ограничений, кот. должны выполняться при поиске решений. Команда Поиск решений -это надстройка, поэтому перед работой надо убедиться в ее наличии.

Создание сценария.

Сценарием называется именованная модель «что-если», в которую входят переменные ячейки, связанные одной или несколькими формулами. Модель «что-если» - это любой рабочий лист, в котором можно подставлять различные значения для переменных, чтобы увидеть их влияние на другие величины, которые вычисляются по формулам, зависящим от этих переменных. Изменяемые ячейки – это ячейки, содержащие значения, которые следует использовать в качестве переменных.

Создание сценариев происходит так:

1.Команда Сервис – Сценарии. Открывается окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Кнопка Добавить, чтобы создать первый сценарий. Открывается окно диалога Добавление сценария.

3.Ввести имя и нажать клавишу ТАВ.

4.в поле Изменяемые ячейки указать те переменные ячейки, которые изменяются в сценарии. Вводимые ссылки, имена или диапазоны отделяются при вводе точкой с запятой.

5.кнопка ОК, чтобы создать первый сценарий. Открывается окно диалога значение ячеек сценария с полями для каждой изменяемой ячейки. По умолчанию там находятся те значения, которые в данный момент были введены на рабочем листе.

6.ввести значения в соответствующие поля или оставить без изменения. Если ячейкам были присвоены имена, то слева полей будут выделены эти имена, в противном случае ссылки на эти ячейки.

7.Чтобы создать другой сценарий, нажать кнопку Добавить для возврата в окно диалога Добавление сценария. Когда все сценарии будут введены, нажать в окне диалога Диспетчер сценариев кнопку Закрыть.

Просмотр сценария.

Excel сохраняет сценарии вместе с листом текущей книги, и просмотр их командой Сервис – Сценарии возможен только при открытии данного листа.

Просмотр выполняется следующим образом:

1.Команда Сервис – Сценарии. Открывается окно диалога Диспетчер сценариев.

2.Выбрать из списка сценарий для просмотра.

3.Нажать кнопку Вывести. Excel заменяет содержимое ячеек листа значениями из выбранного сценария.

4.Выбрать из списка другие сценарии и воспользоваться кнопкой Вывести для сравнения результатов моделей.

Область применения Excel

• Решение простых задач учета.

• Составление различных бланков.

• Деловая графика, вплоть до создания сложных трехмерных диа­грамм.

• Полный баланс фирмы.

• Разработка разделов бизнес-планов.

• Задачи планирования и прогнозирования.

• Решение задач целеориентирования.

• Решение задач для реализации финансово-экономической страте­гии развития предприятия и т.д.

Новые возможности Microsoft Excel

Разметка страницы. В основном

режиме просмотра мож­но

отрегулировать положение разрывов

страниц, передтем как выводить лист на

печать.

Построение диаграмм. Пять типов диаграмм, а также пошаговые действия под руководством специального мастера.

Книги совместного использования. Усовершенствования для пользователей, совместно работающих над книгами через локальную сеть или Интернет использованием специального подменю.

Условное форматирование. Форматирование ячейки может за­висть от ее содержимого. Например, если число в ячейке ниже поро­гового значения, оно выводится на синем фоне.

Проверка данных. Команда Проверка контролирует тип данных, вводимых в ячейки листа. Можно оставить пользователю всплывающий комментарий или вызвать нестандартное сообщение об ошибке.

Поворот текста. С помощью средства на вкладке Вы­равнивание можно развернуть текст и обрамление на любой угол.

 

2.Характеристика основных модулей MS Excel. Основные термины MS Excel.

Наиболее важным модулем является калькуляционный или вычислительный модуль, с помощью которого происходит обра­ботка как числовых, так и текстовых данных в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обрабо­танных с помощью вычислительного модуля получать диаграммы различных типов.С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Однако функциональные возможности этого модуля по сравнению со специальными программами СУБД на более низком уровне. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать собственную оболочку программы. В данной вер­сии Ехсеl возможности создания макросов значительно расширены благодаря использованию в ней языка программирования Visual Basic for Applications.

Преимущество этого языка в том, что составленные в Excel мак­росы можно использовать в других прикладных программах фирмы MICROSOFT.

Основные термины.

1.Рабочий лист. Состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Диаграммы сохран-ся и обрабатываются в листах диаграмм. 2. Рабочая книга. По умолчанию состоит из 16 листов; максимально – из 256 листов. Все листы хранятся в одном файле. 3. Контекстное меню. 4. Строка формул. Позволяет вводить формулы и производить вычисления. 5. Сама формула, кот. обязательно начинается со знака = и представляет собой комбинацию матем –х операторов, чисел, ссылок и функций. 6. Ссылка – сновной элемент при выполнении вычислений с использованием неск-х ячеек. Осн. эл-том ссылки явл-ся адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными и относительными. 7. Абсолютная ссылка устан-ся либо посредством задания имени ячейки, либо с пом. указания символа $ в адрес ячейки. Абс. ссылка устан-ся независимо от ссылки ячейки. 8. Адрес. 9. Имя присваивается отдельным ячейкам. Исп-ся в адресах и ссылках на эти ячейки. 10. Относит. ссылка. Исп-ся для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, используемой в формуле. 11. Ярлычки листов. Служит для идентификации листа, а также для копирования, выбора и перемещения. 12. Visual Basic.Представляет собой развитие языка Basic. Причина его создания - несовместимость языков макропрограммирования большинства прикладных программ. 13. OLE-протокол. Связывает внедренные данные с приложением источника.

 

3. Ввод примечаний. Использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

Примечания. Для привлечения внимания пользователей к опред. информации некот. ячейки полезно снабдить текст. или звуковыми примечаниями.

Для выполнения этой процедуры следует:

1) выделить ячейку, для которой будет создано примечание

2) выполнить команду Вставка –Примечание, откроется временное окно диалога.

3) Ввести текст под фамилией пользователя, создающего примечание.

4) Чтобы закончить ввод примечания, щелкнуть на любой ячейке.

Ячейки с примечанием снабжены красной точкой в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, следует навести указатель мыши на ячейку с примечанием и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом. Примечания не меняют содержимого ячейки. Для удаления примечания Правка – Очистить – Примечания.

Чтобы просмотреть все примечания в книге следует выполнить команду Вид – Примечания. Когда флажок этой команды установлен, все примечания в листе выводятся во всплывающих окнах.

Команда Примечания также отображает на экране панель инструментов Рецензирования, на которой имеются полезные кнопки для редактирования текста существующего примечания.

Изменить примечание можно с помощью контекстного меню щелчком правой кнопки мыши на ячейке с изменяемым примечанием и выполнением команды Изменить примечание.

.Использование ссылки на ячейки. Формулы могут содержать ссылки на ячейки. Ссылки на ячейки применяются вместе с числами, матем. операциями и т.д. Ссылки на ячейки можно создавать в формулах одним из трех способов: набором имени, с пом. мыши, с пом. клавиатуры.

Вставка гиперссылок. Порядок: 1) Выделить ячейку, в кот. должна находиться гиперссылка.2) Вставка – Гиперссылки или Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов. 3) Откроется окно диалога Добавить гиперссылку, в котором следует выбрать имя файла, открываемого при активизации гиперссылки. Выбор файла можно осуществить через кн. Обзор. 4).ОК. Активизация гиперссылки – щелчок на ячейке, содержащей гиперссылку. Удаление гиперссылки: активизировать ячейку, расположенную рядом с удаляемой, а затем следует воспользоваться клавишами со стрелками, чтобы выделить ячейку с гиперссылкой; Выполнить Правка – Очистить. Отменить удаление можно командой Правка – Отменить очистку.

 

4. Назначение колонтитулов. Создание колонтитулов. Масштабирование распечатки. Ориентация страницы.

Вставка верхних и нижних колонтитулов. Команда Вид/Колонтитулы предназначена для добавления к листам верхних и нижних колонтиту­лов. В них обычно содержится информация о документе: имя листа и книги, время и дата создания или текущий номер страницы.

1. Выполнить команду Вид / Колонтиту­лы.

2. По умолчанию верхний колонтитул состоит из имени текущего листа. Чтобы его заменить следует щелкнуть на раскрываю­щемся списке Верхний колонтитул.

3. Чтобы изменить нижний колонтитул следует щелкнуть на рас­крывающемся списке Нижний колонтитул.

4. Нажать кнопку Ok. При печати колонтитулы появляются на всех страницах.

Для удаления колонтитулов нужно в каждом из списков выбрать значение Нет-

Для создания собственных колонтитулов следует нажать кнопку Создать верхний колонтитул. Откроется окно диалога Верхний ко­лонтитул. в котором можно задать три части верхнего колонтитула: левую, центральную и правую. Тоже относится и к нижнему колонти­тулу. Для заполнения частей нужно следовать инструкциям данного окна диалога.