Завдання діапазонів угруповання.

Для кожного поля чи вираження, заданого у верхній частині вікна сортування й угруповання, можна установити властивості Группировка та Интервал. Звичайно дані групуються за кожним значенням поля чи вираження. Але записи можна групувати не тільки за окремим значенням, але і по діапазонах значень. Вид і розмір діапазону залежать від типу даних поля чи вираження.

При угрупованні по текстовому полю можна починати нову групу при зміні першого чи декількох початкових символів значення поля. Наприклад, щоб утворити по одній групі для кожної букви алфавіту, визначите створення нової групи при зміні першої букви значення поля – таким чином, ви одержите групу записів, у яких значення поля починається з букви А, групу записів зі значенням поля, що починається з букви Б, і т.д.

Щоб задати угруповання по перших символах, установите для властивості Группировка значення По первым знакам, а в осередку властивості Интервал уведіть число початкових символів, по яких ви хочете утворювати групи.

Для чисел можна установити властивість Группировка в значення Интервал. У цьому випадку властивість Интервал визначає діапазони угруповання. Access обчислює діапазони, починаючи з 0. Якщо задати інтервал, рівний 10, то будуть формуватися групи значень від –20 до –11, від –10 до –1, від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 і т.д.

Для полів дати/времени можна установити як значення властивості Группировка так і одиниці виміру як По годам, По кварталам, По месяцам, По суткам, По дням, По часам, По минутам. Для властивості Интервал укажіть число одиниць виміру, якщо ви хочете проводити угруповання по визначеному відрізку часу. Наприклад, якщо ви хочете створити групи з інтервалом у два роки, установите для властивості Группировка значення По годам, а в осередку властивості Интервал уведіть 2.

Використання значень, що обчислюються

Великі можливості звітів Access багато в чому визначаються їхньою здатністю виконувати прості і складні обчислення з даними базових таблиць чи запитів. Access надає десятки убудованих функцій, призначених для обробки даних чи для додавання інформації в звіт.

Додавання поточної дати і номера сторінки

Для дат Microsoft Access надає дві убудовані функції, які можна використовувати для включення в звіт поточної дати і часу. Функція Date повертає поточну системну дату і час у виді значення дати/время.

Щоб додати поточну дату в звіт, створіть вільне поле у верхньому колонтитулі і уведіть вираження = Now() в осередку його властивості Данные, а для властивості Формат поля установите значення Длинный формат даты. Поверніться в звіт і введіть із клавіатури в напис поля текст чи зовсім видалите її.

Щоб додати номер сторінки, використовуйте властивість звіту Page. Ви не побачите його у вікні властивостей, тому що воно підтримується Access на системному рівні. Крім того, у Access існує властивість Pages, що містить загальне число сторінок у звіті. Щоб додати в звіт номер поточної сторінки, створіть вільне поле й в осередку його властивості Дані уведіть вираження

= “Page ” & [Page] & “ of ” & [Pages]

Обчислення в області даних.

Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираження будь-якої складності з використанням арифметичних операторів. Крім того, в обчисленнях можна використовувати будь-як убудовані функції, а також функції, що ви самі визначили в модулі. При бажанні ви можете скористатися допомогою "будівника" виражень. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные ви хочете використовувати вираження, почніть його введення зі знака рівності (=).

Наприклад, щоб розмістити в області даних поле Премия, виберіть на панелі елементів кнопку Поле і вкажіть її розміщення в області даних. Викличте вікно Свойства й у властивості Данные введіть = [ Сумма ]*0,1, тобто Премия складає 10 % для всіх записів.

Обчислення проміжних підсумків для груп і загального підсумку.

Ще одна задача, яку звичайно приходитися вирішувати при складанні звітів, - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для одержання проміжних підсумкових значень для груп у ці розділи можна помістити додаткові вільні елементи керування, у яких використовується вираження, побудоване з застосуванням підсумкових функцій: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev і Var.

Вираження в розділі групи, що використовує підсумкову функцію, не повинне посилатися на елемент керування, розміщений в області даних. Так, наприклад Вам не удасться створити поле, що обчислюється, в області даних і послатися на нього у вираженні, що використовує підсумкову функцію. Але ви можете повторити вираження, що обчислюється, у підсумковому полі.

Наприклад, якщо поле, що обчислюється, в області даних з ім'ям Ціна містить вираження = [Ціна за одиницю]* [ Кількість], те в розділі приміток групи ви повинні використовувати
вираження =Sum([Ціна за одиницю]*[Кількість]), а не = Sum([Ціна]).

Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по всіх записах для кожного поля чи вираження. У примітці звіту, як і в примітках груп, припустимі будь-які підсумкові функції.

Об'єднання текстових значень і приховання повторюваних значень

Коли в декількох сусідніх рядках відображаються однакові значення, звіт важко читається і виглядає непрофесійним. Властивості поля Не выводить повторы (воно доступно тільки в звітах) дозволяє керувати друком повторюваних значень.

Іноді, не виводячи повтори, ми можемо сховати потрібні дані. Щоб цього уникнути, можна об'єднати значення відповідних полів в одному елементі керування. Для об'єднання служить символ амперсанда (&), що позначає операцію конкатенації (зчеплення) при об'єднанні текстових значень.

Наприклад,

=Format([Номер студентського квитка];”000000”)&” ”&[Прізвище].

Функція Format повертає рівно шістьох цифр. Другий текстовий рядок у цьому вираженні додає кілька пробілів між двома полями даних.

Обчислення відсотків

У будь-якому звіті, що групує і підсумовує дані, можна визначити частку зовнішнього проміжного чи загального підсумку, що приходиться на конкретну суму. Це можливо в силу того, що Access двічі переглядає дані звіту. При першому проході Access обчислює вираження в детальних рядках, підсумкові значення для груп, загальні підсумки для всього звіту і визначають довжину звіту, а при другому обчислює усі вираження, що посилаються на підсумки, розраховані під час першого проходу. Отже в області даних і розділах, що містить підсумки для груп, можемо створити вираження для обчислення відсотків від загальних чи сум проміжних сум, розрахованих для угруповання більш високого рівня. Створивши вираження для перебування відсотків від суми, установлюємо властивість Формат поля в значення Процентный. У режимі перегляду можемо переконатися, що в підсумках по групі відіб'ється відсоток від загального підсумку.

Настроювання звітів

Щоб змінити розмір виділеного елемента керування, можна скористатися маркерами зміни розміру, що знаходяться на сторонах, у нижніх кутах і в правому верхньому куті. Для переміщення невиділеного елемента керування використовуйте покажчик миші.

Якщо елемент керування має приєднаний напис, він переміщається разом з ним. переміщати елемент керування і приєднаний напис можна незалежно друг від друга за допомогою маркерів переміщення, розташованих у лівих верхніх кутах елемента керування і написи.

Для висновку даних за допомогою звітів ми повинні бути упевнені, що елементи керування мають достатній розмір для розміщення даних. У Access є така команда, що підбирає розмір написів відповідно до довжини і висоти тексту – Формат®Размер®По размеру данных.

Для вирівнювання елементів керування по чи краях вузлам сітки в меню Формат існує команда Выровнять.

Перегляд готового звіту

Режим попереднього перегляду призначений для того, щоб подивитися як буде виглядати звіт на печатці, тобто редагування в цьому режимі неможливо. Вікно попереднього перегляду можна розширити, щоб вивести на екран велику частину звіту. Для переміщення по вікну можна використовувати горизонтальну і вертикальну смуги прокручування, різні масштаби.

Для перегляду інших сторінок звіту користайтеся полем номера сторінки і кнопками переходу, що розташовані в нижній частині вікна перегляду.

Вікно перегляду також дозволяє переглянути кілька сторінок одночасно за допомогою кнопки кілька сторінок.