Установка критеріїв відбору записів.

При створенні запиту можна задати критерії, унаслідок чого по запиту буде здійснений відбір тільки потрібних записів.

Щоб знайти записи з конкретним значенням поля, потрібно ввести це значення в дане поле в рядку бланка QBE Условие отбора
(див. мал. 3).

Критерії, встановлювані в QBE – області,
повинні бути укладені в лапки.

Якщо ACCESS ідентифікує введені символи як критерії відбору, то укладає їх у лапки автоматично, а якщо ні, те повідомляє про синтаксичну помилку.

Наприклад, як показано на мал. 3, побудований запит, по якому з даних по сумі операції будуть обрані прізвища клієнтів, дати і тип операцій, сума яких повинна бути більше заданого значення 30000.

Види критеріїв.

Для створення запиту з декількома критеріями користаються різними операторами.

Логічна операція OR (ИЛИ – рос.).

Можна задати кілька умов відбору, з'єднаних логічним оператором or, для якогось поля одним із двох способів:

1) можна увести всі умови в один осередок рядка Условие отбора, з'єднавши їх логічним оператором OR. У цьому випадку будуть обрані дані, яки задовольняют хоча б одній з умов.

Наприклад, умова: 4 or 5

відповідає тому, що будуть обрані значення: 4 або 5.

2) увести другу умову в окремий осередок рядка. І якщо використовується кілька рядків, щоб запис був обраний, досить виконання умов хоча б в одному з рядків, як, наприклад, показане на мал. 4.

Мал. 4. Приклад запису умови з використанням оператора OR.

При такому записі умови також будуть обрані клієнти для яких установлена знижка 10 чи 12 відсотків.

Логічна операція AND (и – рос.)

Логічна операція AND використовується в тому випадку, коли повинні бути виконані одночасно обоє умови і тільки в цьому випадку запис буде обрана.

Наприклад, записавши умову

>5 and <15

будуть обрані тільки ті клієнти, для яких знижки знаходяться в інтервалі (5;15).

Щоб об'єднати кілька умов відбору оператором and, необхідно привести їх в одному рядку.

Наприклад, на Мал. 5 показано, як можна задати умову для вибору прізвищ клієнтів, що проживають у місті Дніпропетровську, що мають знижку тільки 10%.

Мал. 5. Приклад запису умови з використанням оператора AND.

Виключити групу даних зі складу записів, що аналізуються запитом, дозволяє наступний критерій

< > 10 (не дорівнює)

У цьому випадку можна не використовувати лапки.

Оператори AND та OR застосовуються як окремо, так і в комбінації. Необхідно пам'ятати, що умови зв'язані оператором AND виконуються раніш умов, об'єднаних оператором OR.

Оператор Between

Оператор Between (між) дозволяє задати діапазон значень, наприклад:

Between 10 and 20

5.3.4. Оператор In дозволяє задавати список значень для порівняння. Наприклад:

In (“перший”,”другий”,”третій”)

Оператор Like

Оператор Like корисний для пошуку зразків у текстових полях, причому можна використовувати шаблони:

* — позначає будь-яку кількість (включаючи нульову) символів;

? — будь-який одиночний символ;

# — указує що в даній позиції повинна бути цифра.

Наприклад: для вибору прізвища, що починається з букви П и с закінченням на “ ов ” можна записати

like П*ов

5.3.6. Оператори для дати і часу.

Можна ввести дату і час, при цьому значення, що задають дату, повинні бути укладені між символами #. Наприклад:

#10 травня 1998#

>#31.12.96#

У Access використовується ряд інших функцій, що допоможуть задати умови відбору для дати і часу, наприклад:

· Day(дата) – повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31

· Month(дата) – повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12

· Year(дата) – повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999

Сортування даних у запиті.

Дані можна упорядкувати по зростанню чи по убуванню. Для упорядкування відібраних записів доцільно скористатися можливостями сортування самого запиту в рядку Сортировка вікна конструктора запиту (див. мал. 5).

Поля що обчислюються.

Можна

· задати обчислення над будь-якими полями таблиці

· зробити значення, що обчислюється, новим полем у запиті.

Для цього в рядку Поле бланка QBE уводиться формула для обчислення, причому імена полів беруть у квадратні дужки.

Наприклад: =[Сума]/5,05

У вираженнях можна використовувати наступні оператори:

· арифметичні: * множення; + додавання; - віднімання; / ділення; ^ зведення в ступінь;

· з'єднання частин тексту за допомогою знака &, наприклад:

=[Прізвище]&“ “&[Ім'я]

(Пробіл у лапках уставлений для того, щоб текст не був злітним)

 

Прімітка. При створенні виражень для полів, що обчислюються, можна використовувати ПостроителЬ выражений. Для цього потрібно клацнути по порожньому полю в бланку QBE, а потім по кнопці Построить - на панелі інструментів, при цьому відкриється вікно Построитель выражений (мал. 6).

Мал. 6. Вікно Построителя выражений.

У верхній частині вікна розташована порожня область уведення, у якій створюється вираження. Можна самим увести вираження, але простіше використовувати різні кнопки, розташовані під областю введення.

Для початку потрібно клацнути двічі в лівому списку по папці Таблицы, і вибрати саму таблицю, а потім вибрати необхідне поле і клацнути по кнопці Вставить.

Усі імена об'єктів, з яких будується вираження для обчислення, укладені в квадратні дужки, причому перед ім'ям поля може стояти знак (!) поділяючий його й ім'я таблиці.

Помилку при складанні вираження можна скасувати, клацнувши по кнопці Отмена. У результаті зроблених дій вийде вираження, наприклад як показане на малюнку 6 задане вираження для поля, що обчислює суму операцій у доларах.

Якщо клацнути по кнопці ОК, то отриманий результат буде перенесений у бланк QBE.

5.6. Групові операції у запитах (ПІДСУМКОВІ запити).

У запитах, створених у режимі Конструктора (як і у запиті, створеним у з допомогою Майстра) можна виконувати групову обробку даних. Підсумкові запити значно відрізняються від звичайних. У них поля поділяються на два типи:

· поля, по яких здійснюється угруповання даних;

· поля, для яких проводяться обчислення.

Для складання підсумкового запиту, знаходячись у режимі конструктора, необхідно натиснути кнопку - Груповые операции на панелі інструментів чи скористатися командою Груповые операции з меню Вид. У результаті чого в бланку запиту з'явиться рядок Груповая операция. Якщо для відповідного поля зі списку вибрати функцію Группировка (Мал. 7), те при виконанні запиту групуються за значеннями в цьому полі, але обробка (підсумок) не виконується.

Угруповання в підсумковому запиті виконується тільки по одному полю. У всіх інших полях уводяться підсумкові функції.

Мал. 7. Рядок Групповая операция в бланку QBE.

 

Access надає ряд функцій, що забезпечують виконання групових операцій. Можна задати потрібну функцію, набравши на клавіатурі її ім'я в рядку Групповая операция вибравши її зі списку, що розкривається. Основні групові функції, якими можна скористатися:

· SUМ - обчислює суму всіх значень заданого поля (для числових чи грошових полів), відібраних запитом;

· AVG - обчислює середнє значення в тих записах визначеного поля, що відібрані запитом (для числових чи грошових полів);

· MIN - вибирає мінімальне значення в записах визначеного поля, відібраних запитом;

· MAX - вибирає максимальне значення в записах визначеного поля, відібраних запитом;

· COUNT - обчислює кількість записів, відібраних запитом у визначеному полі, у яких значення даного поля відмінні від нуля;

· FIRST - визначає перше значення в зазначеному полі записів;

· LAST - визначає останнє значення в зазначеному полі записів.

Виконання запиту.

Готовий запит виконується після щиглика по кнопці панелі інструментів у режимі Конструктора запросов чи при активізації команди Запуск із меню Запрос.