Порядок виконання завдань практичних занять №3 – №4.

6.1. У режимі Конструктора таблиці Клієнти зробити в її структурі наступні зміни:

· додати поля Місто, Адреса, Телефон;

· для поля Місто у властивості Значение по умолчанию задати значення: Дніпропетровськ.

· для поля Знижка ввести умову на значення: >=0 AND <=20 і задати відповідне повідомлення про помилку.

6.2. Дані в поля Місто, Адреса, Телефон вводити в режимі таблиці.

Відредагувати значення в поле ТипКлієнта, використовуючи список значень, створений Мастером подстановок.

Для декількох записів використовувати значення за замовчуванням у поле Місто.

В одній із записів спробувати внести в поле Знижка значення, більше ніж 20.

6.3. Викликати вікно для зміни схеми даних. Сховати одну з таблиць, включених у схему даних (наприклад, таблицю ТипКлієнта). Потім відобразити всі прямі зв'язки.

6.4. Змінити макет таблиці Клієнти:

· зафіксувати стовпці Прізвище і КодКлиента.

· поле Місто поставити після поля По батькові;

· сховати стовпці Адреса, Телефон;

· залишити для стовпців тільки вертикальну сітку;

· установити довільно колір тла для записів;

· змінити шрифт для записів таблиці на курсив.

6.5. Відсортувати таблицю Клієнти по наступних ознаках:

· зростанню в поле Прізвище;

· убуванню в поле Дата народження;

· убуванню в поле Знижка і зростанню у полі Прізвище.

6.6. Знайти в таблиці Клієнти всі записи, що задовольняють наступним умовам:

· клієнти, чиї прізвища починаються з визначеної букви;

· клієнти, дні народження яких у грудні 1980 року;

· знайти записи для клієнтів з визначеною знижкою і замінити для них її значення. Наприклад, знижку 10 замінити на 12.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Що таке проект бази даних?

2. Як додати/видалити поле в структурі таблиці?

3. Як змінити шрифт записів і колір фону в таблиці?

4. Як змінити ширину стовпця і висоту рядка в таблиці?

5. Як відсортувати записи по одному полю?

6. Як відсортувати записи по декількох полях?

7. Як зробити пошук і заміну даних у Access?

8. Як використовувати шаблони при пошуку даних?

Практичне ЗАНЯТТЯ № 5 (2 год.)

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ НА ВИБІРКУ.

ЦІЛЬ РОБОТИ

Освоїти принципи створення запитів на вибірку.

ЗАДАЧІ РОБОТИ

Створити запити-вибірки й одержати зведення про дані з використанням різних критеріїв.

ЗМІСТ РОБОТИ

· Вивчити основні теоретичні положення (п. 5). Перейти до виконання роботи на комп'ютері згідно п.6.

· Створити прості запити до раніше створених таблиць.

· Створити запити з полями, що обчислюються.

ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

Звіт про пророблену роботу повинний містити файл створеної БД на дискеті.

ЗАГАЛЬНІ теоретичні ПОЛОЖЕННЯ

Поняття запиту

Основна функція БД — видавати відповіді на запити, що надходять.

Якщо СУБД не уміє відповідати на запити, то всі її інші функції безглузді. Зрозуміло, що можна сказати і про кваліфікацію користувача, якщо він не вміє задавати питання до бази даних.

Таблиці - це основні об'єкти Access, але основне призначення баз даних – це давати відповіді на запити користувачів. Запит у якомусь ступені аналогічний фільтру, тому що одна з основних функцій запиту - знайти і відібрати потрібні дані в базі даних. Однак вони дозволяють виконувати і багато інших дій.

Запити використовуються для перегляду, аналізу і зміни даних однієї чи декількох таблиць. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї чи декількох таблиць і відсортувати їх у визначеному порядку, виконати обчислення над групою записів.

Запити можуть служити джерелом даних для інших об'єктів Access: форм, звітів. Сам запит не зберігає дані, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними різні операції.

ЗАПИТ - ЦЕ ЗВЕРТАННЯ ДО БАЗИ ДАНИХ ДЛЯ ПОШУКУ ЧИ ЗМІНИ ДАНИХ, У ВІДПОВІДНОСТІ с ЗАДАНИМи КРИТЕРІЯМи

У Microsoft Access існує кілька видів запитів:

· Запити на вибірку - Запит на вибірку є найбільше часто використовуваним типом запиту. Запити цього типу повертають дані з однієї чи декількох таблиць і відображають їх у виді таблиці, запису в який можна обновляти (з деякими обмеженнями). Запити на вибірку можна також використовувати для угруповання записів і обчислення сум, середніх значень, підрахунку записів і перебування інших типів підсумкових значень.

· Запити на зміну, що дозволяють модифікувати дані в таблицях (у тому числі видаляти, обновляти і додавати запису);

· Запити на створення таблиці, що дозволяють створити нову таблицю на основі даних однієї чи декількох існуючих таблиць,

· Запит з параметрами — це запит, що при виконанні відображає у власному діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів чи значення, що потрібно вставити в поле. Можна розробити запит, що виводить запрошення на введення декількох одиниць даних, наприклад, двох дат. Потім Access може повернути всі записи, що приходяться на інтервал часу між цими датами.

· Запити на автопідстановку, що дозволяють автоматично заповнювати поля для нового запису;

· Перехресні запити -це спеціальні запити підсумкового типу. Такі запити дозволяють побачити значення, що обчислюються, у виді перехресної таблиці, що нагадує електронну таблицю. Перехресний запит служить для одержання аналітичного зрізу інформації.

· Запити до сервера, що дозволяють здійснювати вибірку даних із сервера (випадок реалізації мережного додатка – мережної бази даних);

Ми не будемо розглядати всі типи запитів, а познайомимося тільки з основними.

Запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, що відповідає зазначеним умовам, без зміни даних, що повертається.

Основна подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тім, що в тім і іншому випадку виробляється витяг підмножини записів з базової таблиці чи запиту.

Створення запиту

Для початку створення запиту треба відкрити базу даних, і, прейти на вкладку Запроси, натиснути кнопку Создать. З'явиться вікно Новый Запрос для вибору способу побудови запиту (мал. 1).

Рис. 1 Діалогове вікно Новый Запрос

Конструктор - створює запит на основі порожнього бланка запиту.

Простой Запрос - створює простий запит з визначених полів.

Перекрестный запрос - створює запит, дані в який мають компактний формат, подібний до формату зведених таблиць ("сводных таблиц" – рос.) у Excel.

Повторяющиеся записи – створює запит, що вибирає записи, що повторюються, з таблиці чи простого запиту.

Записи без подчиненных - створює запит, що вибирає з таблиці записи, не зв'язані з записами з іншої таблиці.

При виборі Конструктора через діалогове вікно Добавление таблицы (мал. 2) додаються імена таблиць у вікно конструктора запиту

Мал. 2. Вікно Добавление таблицы

Вікно Добавление таблицы складається з трьох вкладок, що містять переліки об'єктів, пропонованих програмою для проектування запиту: Таблицы, Запросы і Таблицы и запросы. При виборі вкладки Таблицы необхідно виділити потрібну нам таблицю з запропонованого списку і за допомогою кнопки Добавить можна додати кілька таблиць. Наприклад, на мал. 2 обрана таблиця Клієнты.

Імена таблиць повинні бути представлені у вікні Конструктора запросов (Мал. 3).

Рис. 3. Вікно конструктора запитів. Приклад введення умови.

5.2.1. Вікно "конструктора запроса"

Вікно "конструктора запроса" (мал. 3) розділено на дві частини. У верхній частині знаходяться вікна таблиць зі списками полів. Ім'я кожної таблиці відображається в рядку заголовка такого вікна. На мал.3 представлені таблиці Клієнты та Операції.

Нижня частина є Бланком запроса, або, як його називають, QBE – областю (Q uery b y E xample – Запит за зразком). Тут указуються параметри запиту і дані, які потрібно відібрати, а також визначається спосіб їхнього відображення на екрані.

(Для переміщення з верхньої панелі вікна в нижню і назад використовується клавіша F6).

Включення полів у запит.

У запит не слід включати всі поля обраних таблиць. Додати потрібні поля в бланк запиту можна шляхом перетаскування їхніх імен зі списку, що знаходиться у верхній частині вікна конструктора в рядок бланка Поле. Ще один спосіб – подвійний щиглик по імені поля.

Наприклад, на мЯяал. 3 у бланк запиту включені поля Прізвище, Дата операції, Код Операції, Сума операції з таблиць Клієнт та Операції.

Примітка: Якщо був установлений прапорець Имена таблиц з меню Вид, то в другому рядку бланка QBE вийде на екран ім'я таблиці, з якої обране поле (див. мал. 3). У рядку Вывод на экран прапорцем позначаються ті поля, що повинні бути виведені на екран.

У загальному випадку поля, що вводяться в наборі записів запиту, успадковують властивості, задані для відповідних полів таблиці.

Можна визначити інші значення властивостей, виконавши команду Свойства з меню Вид: Описание (текст, що містить опис об'єкта), Формат поля (представлення даних на екрані), Число десятичных знаков (для числових даних, Маска ввода, Подпись (заголовок стовпця).

Видалити поле з бланка запиту можна клавішею Delete чи через меню Правка командою Удалить. Щоб видалити таблицю, варто маркірувати її у верхній частині вікна конструктора запиту, виконавши щиглик по імені, і натиснути Delete в меню Правка чи командою Удалить.