Підготовка до практичних занять №3 -№4. Необхідні теоретичні відомості.

ЗМІСТ РОБОТИ

1. Змінити структуру головної таблиці, додавши нові поля і змінивши властивості для деяких полів, створених раніше.

2. Заповнити даними нові поля таблиці і перевірити, як працюють зміни у властивостях полів.

3. Змінити схему даних для багато-табличної БД.

4. Змінити макет однієї з таблиць БД.

5. Зробити сортування записів у таблицях по одному та декільком полям.

6. Знайти в таблицях записи, що задовольняють визначеним умовам, і замінити їхнього значення.

Зміна проекту бази даних

ПРОЕКТ БАЗИ ДАНИХ МІСТИТЬ У СОБІ СТРУКТУРИ УСІХ ТАБЛИЦЬ І ЗВ'ЯЗКи МІЖ НИМИ.

Користувач Access може змінити існуючі таблиці, змінити зв'язки між таблицями, додати нові таблиці і т.д.

Проект уже створеної БД легко змінити. Однак потрібно враховувати, що деякі зміни в проекті БД (видалення полів, зміна типу і формату полів, зміна первинних ключів, зв'язків між таблицями) можуть привести до втрати чи псування вже введених у таблиці даних. Тому до змін проекту БД варто прибігати тільки у випадку крайньої необхідності. У будь-якому випадку Access попереджає про можливу втрату даних і дає можливість відмовитися від таких змін.

Щоб захистити себе від випадкових помилок чи непередбачених наслідків від змін, перед внесенням серйозних змін у проект БД необхідно зробити резервну копію файлу БД шляхом копіювання.

Якщо зміни потрібно внести тільки в одну таблицю, то її копію можна зробити безпосередньо в Access. Для цього у вікні бази даних на вкладці Таблицы потрібно виділити ім'я таблиці та скопіювати її в буфер обміну (команда Правка/Копировать) і відразу ж уставити її з буфера обміну, задавши нове ім'я (команда Правка/Вставить).

Зміна структури таблиць

У режимі Конструктора таблиці можна змінювати імена, типи і властивості полів, порядок їхнього проходження, видаляти і додавати поля.

Для зміни імені поля потрібно перейти в рядок з ім'ям цього поля у вікні Конструктора таблиці і внести зміни в стовпці Имя поля.

Для вставки нового поля потрібно установити курсор на поле, перед яким воно буде вставлено, і виконати команду Вставка - Столбец чи натиснути клавішу Insert. На порожньому рядку, що з'явився, потрібно ввести ім'я нового поля і вибрати тип даних для нього.

Для видалення поля потрібно виділити рядок з його ім'ям і виконати команду Правка / Удалить чи натиснути клавішу Delete.

Для зміни типу поля чи його формату потрібно в режимі Конструктора виділити це поле, перейти в стовпець Тип данних, розкрити список типів даних і вибрати потрібне значення. Аналогічно можна змінювати властивості поля, перейшовши в бланк Свойства.

Для збереження всіх змін досить просто закрити вікно Конструктора.

Видалення і перейменування таблиць

У випадках, коли одна з таблиць БД містить застарілу чи непотрібну інформацію, її можна видалити з проекту БД. Для цього потрібно виділити ім'я таблиці у вікні бази даних натиснути клавішу Delete чи виконати команду Правка / Удалить. Access відкриє діалогове вікно для підтвердження чи скасування видалення.

Для видалення таблиці можна такожвикористовувати команду
Правка/Вырезать. У цьому випадку копія таблиці посилається в буфер обміну, відкіля її можна вставити в іншу БД.

Для зміни імені таблиці її також потрібно виділити у вікні бази даних і виконати команду Правка/Переименовать. Після чого Access дасть можливість ввести нове ім'я таблиці.

Зміна первинних ключів

Визначений на етапі проектування ключ надалі може не завжди однозначно визначати запис. У цьому випадку ключ потрібно визначати заново. Або колись потрібно скасувати невірно заданий ключ.

Для цього потрібно виконати команду Вид > Индексы. У вікні Индексы виділити рядок, якій визначений ключовим, і натиснути клавішу Delete. Потім вікно Индексы можна закрити, а в структурі таблиці визначити нове ключове поле. Причому поле, що раніше використовувалося як ключ, не завжди підлягає видаленню зі структури таблиці, тому що необхідність у його даних може залишитися.

Редагування зв'язків

Якщо потрібно змінити вже існуючі зв'язки, то необхідно перейти у вікно бази даних і викликати вікно Схема данных (команда Сервис/Схема данных).

Перед редагуванням зв'язків потрібно закрити всі таблиці, яких це стосується!

Для редагування існуючого зв'язку потрібно клацнути правою кнопкою миші на її лінії. У контекстному меню, що з'явилось буде усього дві команди: Изменить связь.. та Удалить ( связь ). Вибір першої команди дає діалогове вікно Связи де потрібно змінити існуючі установки.

Якщо в схему даних необхідно додати нову таблицю, то потрібно клацнути по кнопці на панелі елементів чи виконати команду Связи > Добавить таблицу. Після цього буде виведене вікно Добавление таблицы де потрібно вказати ім'я таблиці, що додається.

Деякі зі зв'язаних таблиць у схемі даних можна сховати. Для цього використовується команда Связи / Скрыть таблицу. Зв'язки при цьому не порушуються, але в схемі даних таблиця не відображається. Це можна робити для різних довідкових таблиць, використовуваних, наприклад, Мастером подстановок. Це роблять звичайно тільки при великій кількості таблиць-довідників для баз даних складної структури.

Для видалення непотрібної таблиці зі схеми даних потрібно виконати команду Связи / Удалить таблицу

Зміна макета таблиці

Під макетом таблиці мають на увазі її представлення на екрані, чи зовнішній вигляд. Макет таблиці ніяк не зв'язаний з її структурою. Тому якщо вимагаються чисто зовнішні зміни, те їх можна зробити в режимі таблиці, не змінюючи її структуру. Для установки параметрів макета таблиці використовуються відповідні команди меню Формат.