Підготовка до практичних занять №1 -№2. Необхідні теоретичні відомості.

Цей розділ необхідно прочитати в першу чергу, потім перейти до розділів 1.1.2, 1.1.3.

Основні визначення

Сучасні інформаційні системи характеризуються великими обсягами збережених даних, їх складною організацією, а також високими вимогами до швидкості й ефективності обробки цих даних. Це стає можливим тільки при використанні спеціальних програмних засобів - систем управління базами даних (СУБД). БД - це пойменована сукупність даних, що відносяться до визначеної предметної області.

Система управління базами даних - це комплекс програмних і мовних (мовні засоби – це мови програмування, яки можна використовувати в середовищі СУБД, наприклад VBA, SQL та інші) засобів, необхідних для створення, обробки БД і підтримки їх в актуальному стані.

Основна особливість СУБД – це наявність процедур для введення і збереження не тільки самих даних, але й описів їхньої структури.

Майже всі сучасні СУБД засновані на реляційний моделі даних. Назва " реляційна " зв'язана з тим, що кожен запис у кожної таблиці такої БД містить інформацію, що відноситься (related) тільки до одного інформаційного об'єкта (наприклад у таблиці Клієнти кожна запис містить інформацію про тільки одного клієнта ). Крім того, з даними про два інформаційні об'єкти можна працювати як з єдиним цілим, заснованим на значеннях зв'язаних між собою даних.

Усі дані в реляційнійБД представлені у виді таблиць. Кожен рядок таблиці містить інформацію тільки про один об'єкт і називається записом. Стовпець таблиці містить однотипну для всіх записів інформацію і називається полем.

Для успішного функціонування бази даних важлива правильна організація даних у ній. При визначенні структури даних у базі виділяють наступні основні поняття:

Клас об'єктів - сукупність об'єктів, що мають однакові набори властивостей.

Наприклад, у БД по обліку операцій із клієнтами класами об'єктів є:

• клас об'єктів - клієнти,
• клас об'єктів- операції.

Для кожного окремого об'єкта з даного класу об'єктів у таблиці створюється окремий запис.

Властивість (атрибут) - визначена частина інформації про деякий об'єкт. Зберігається у виді стовпця (поля) таблиці. Наприклад прізвище, ім'я, по батькові - це властивості (або поля) для об'єкта Клієнт.

Зв'язок ( відношення ) - спосіб, яким зв'язана інформація про різні об'єкти БД.

Поняття зв'язку. Типи зв'язків між об'єктами БД.

Основними структурними компонентами бази даних є таблиці. При визначенні складу таблиць треба керуватися правилом:

У кожній таблиці повинні зберігатися дані тільки про один клас об'єктів.

Якщо в БД потрібно зберігати дані про декілька інформаційних об'єктів, то необхідно створювати декілька таблиць. Наприклад, в одній таблиці не можна зберігати анкетні дані клієнтів і види товарів, з якими він виконував операції, тому що це властивості різних класів об'єктів.

Зв'язок між таблицями здійснюється за допомогою загальних полів.

Зв'язки між будь-якими двома таблицями бази даних відносяться до одного з трьох типів:

· "один-к-одному" ("один -до-одного") (1:1),

· "один-ко-многим) ("один -до-багатьох") (1:М),

· ("много-ко-многим") ("багато -до-багатьох") (М:М).

Зв'язок типу "один-к-одному" (1:1)

При цьому типі зв'язку кожний запис в одній (із двох зв'язаних) таблиці відповідає не більш ніж одному запису в іншій таблиці і навпаки. Цей вид зв'язку зустрічається досить рідко, в основному в тих випадках, коли частина інформації про об'єкт або рідко використовується, або є конфіденційної. Така інформація зберігається в окремій таблиці, що захищена від несанкціонованого доступу.

Зв'язок типу "один-ко-многим"(1:М)

При такому типі зв'язку кожний запис в головній (батьківській) таблиці відповідає багатьом записів у зв'язаній з нею підлеглій (дочірній) таблиці. Кожному запису в підлеглій таблиці відповідає тільки один запис у головній таблиці. Це найбільш розповсюджений тип зв'язку. Для його реалізації використовуються дві таблиці. Одна з них представляє сторону " один" – це головна таблиця, інша - сторону "много" – це підлегла таблиця.

Наприклад, потрібно мати інформацію про клієнтів і результати операцій з ними (дата, сума і т.д.). Якщо все це зберігати в одній таблиці, то обсяг таблиці (кількість полів та загальна кількість записів) невиправдано зросте, тому що в ній для кожного запису про чергову угоду повинні повторюватися всі анкетні дані про клієнта. Оскільки Клієнт і Операції - це різні класи об'єктів, тому і їх властивості повинні зберігатися в окремих таблицях.

Рішенням цієї задачі є створення двох таблиць (поки тільки двох). Умовно назвемо їх Клієнти й Операції. У кожній з них зберігаються відповідні властивості (атрибути). Для зв'язку цих таблиць потрібно використовувати тільки частину інформації про клієнта, з яким виконується операція. Але вона повинна однозначно визначати кожного клієнта серед усіх. Такою інформацією може з'явитися, наприклад, поле Код Клієнта (він унікальний для кожного клієнта). У таблиці з боку "один" (у нашому прикладі це таблиця Клієнти) такі поля називаються ключовими. Основна вимога до значень у ключових полях - це їхня унікальність для кожного запису (тобто вони не повинні повторюватися у таблиці).

Зв'язок типу "много-ко-многим"(М:М)

При такому типі зв'язку безлічі записів в одній таблиці відповідає безліч записам у зв'язаній таблиці. Більшість сучасних СУБД безпосередньо не підтримують такий тип зв'язку. Для його реалізації такий зв'язок розбивається на два зв'язки типу "один-ко-многим". Вводиться одна додаткова таблиця. Відповідно, для збереження інформації будуть потрібні вже три таблиці: дві з боку " много " і одна з боку " один ". Зв'язок між цими трьома таблицями також здійснюється по загальних полях. Використання зв'язків такого типу виходить за рамки нашої дисципліни.

Зв'язки між таблицями встановлюються також у наступних випадках:

· при створенні запитів;

· шляхом зв'язування таблиці БД з таблицею іншої бази даних.

Відзначимо, що в реляційній базі даних можуть бути й окремі таблиці, не зв'язані з жодною іншою таблицею.

Загальна структура СУБД MS Access

MS Access - це функціонально повна реляційна СУБД, що працює в середовищі операційної системи Windows (98, 2000, XP). MS Access дозволяє створювати складні бази даних, при цьому визначається структура таблиць і зв'язки між ними. MS Access має систему створення запитів, звітів і форм будь-якої складності. У Access, як у будь-якому програмному додатку Windows, можна використовувати всі можливості обміну даними між додатками Windows (технології DDE і OLE), що дозволяє включити в БД графічну і звукову інформацію з інших додатків. У Access БД; містить у собі всі об'єкти, зв'язані зі збереженими даними.

Об'єктами MS Access є:

· таблиці, що є основними об'єктами БД, у них зберігаються дані, які можна переглядати, редагувати, додавати;

· форми, за допомогою яких можна виводити дані на екран у зручному виді, переглядати і змінювати їх;

· запити – які дозволяють цілеспрямовано і швидко вибирати і необхідну інформацію з таблиць і робити з нею необхідні дії.

· звіти – за допомогою яких можна створювати різні види інформаційних документів для друку.

· макроси і модулі, що дозволяють автоматизувати роботу з базою даних.

Всі об'єкти Access зберігаються в одному файлі з розширенням mdb, наприклад, файл БД з іменем Робота з клієнтами.mdb. В інших СУБД збереження усіх об'єктів БД може бути організоване інакше.

Початок роботи з MS Access

Після запуску MS Accessна екрані з'явиться робочий екран програми MS Access, у верхньому рядку якого розташоване Головне меню, а під ним панель інструментів. Вона містить кнопки, що дублюють дії команд головного меню. (За допомогою команди Вид ® Панели инструментов ® Настройка можна самостійно визначити, яки з них будуть відображені на екрані.)

Рис. 1. Перше вікно MS Access, що відкривається.

У середній частині робочого екрану розташоване преше вікно, що складається з двох полів. Верхнє поле " Создание базы данных " пропонує створити нову БД і містить дві кнопки для вибору способу її створення: за допомогою " Конструктора" - (Новая база данних) чи за допомогою майстра - (Мастера, страницы и проекты баз данных). Нижнє поле цього вікна пропонує відкрити вже створену раніше БД – (Открыть базу данных)

Після вибору варіанту Новая база даних Access запитує ім'я для файлу БД, у якому буде зберігатися та створюватися майбутня БД і відкриває вікно Файл новой базы данных. Ви вводите ім'я вашої майбутньої БД, вибираєте місце на жорсткому диску для збереження, потім ОК. Далі створюються необхідні об'єкти БД та зв'язки між ними (таблиці, зв'язки між таблицями, форми, запити, звіти та інше).

Зверніть увагу на те, що в MS Access ім'я файлу задається перед створенням нової бази, а не після того, як вся робота над файлом виконана й залишається тільки зберегти результат (як, наприклад ми робимо, в MS Word або MS Excel). Зроблено це для забезпечення збереження даних. Всі зміни, внесені в БД, відразу ж відображаються у її файлі (тому у програмі MS Access з самого початку треба знати ім'я файлу майбутньої БД). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях комп'ютера (наприклад таких, як відключення електроживлення).

Після вибору у вікні діалогу Создание базы данных варіанту Мастера, страницы и проекты баз данных Accessзапрошує створити БД використовуючи деякі стандартні теми додатків зі своєї бібліотеки. Ці додатки містять у собі весь необхідний набір об'єктів Access: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі. З запропонованих прикладів можна вибрати придатний і на його основі створити свою БД. Після цього користувачу залишається тільки ввести в таблиці потрібні дані.

Майстер баз даних не може враховувати всі нюанси конкретного застосування БД, тому створений в такий спосіб варіант БД можна відкоригувати, використовуючи Режим Конструктора для потрібних об'єктів БД.