Особливості роботи з запитами-діями

Для того щоб захистити себе від яких-небудь випадків, необхідно перед виконанням запиту-дії створити резервну копію таблиці, яку ми використовуємо. Для створення резервної копії таблиці необхідно перейти у вікно БД, вибрати таблицю, у якій відбудуться зміни, а потім скористатися командою Правка/Копировать. Потім виконати команду Правка/Вставить, і в діалоговому вікні вказати ім'я для копії таблиці. Створення запитів на відновлення, додавання і видалення неможливо без руйнування цілісності даних, тому виконувати вправи краще на створеній копії таблиці.

Новий запит бажано створити спочатку як запит на вибірку. Так ви зможете перевірити правильність відбору записів.

Перш ніж клацнути по кнопці Запуск, переглянете результат у режимі таблиці, скориставшись кнопкою Вид.

Швидке переключення між режимами Конструктора і Выполнение звичайно здійснюється за допомогою однойменних піктограм, розташованих на панелі інструментів.

Запити на створення таблиці

Для збереження результатів вибірки в реально існуючій таблиці використовуються запити на створення таблиці. Це прискорює доступ до даних, отриманих по запиті. Збереження у виді окремої таблиці корисно й у тому випадку, якщо які-небудь дані потрібно зберігати протягом тривалого часу.

Наприклад, зведену інформацію з років необхідно зберігати протягом 5 років. Для цього створюється підсумковий запит і результат його виконання зберігається у виді окремої таблиці. Для цього в режимі Конструктора запросов потрібно вибрати команду Запрос/Создание таблицы.

Access виведе на екран діалогове вікно «Создание таблицы», де потрібно вказати ім'я таблиці, у якій будуть збережені результати вибірки (мал. 9).

Мал. 9. Вид вікна запиту на створення таблиці

Запити на відновлення всіх записів

Цей тип запитів-дій призначений для зміни значень деяких полів для всіх обраних записів.

Після входу в режим Конструктора запросов потрібно вибрати команду Запрос/Обновление. Після цього в бланку запиту з'явиться рядок Обновление. Цей рядок використовується для того, щоб задати нові значення для обраних записів (Мал. 10).

Мал. 10. Вид вікна запиту на відновлення записів

Обновляти значення можна не тільки в полях критеріїв, а в будь-якім полі таблиці. Також для обраних записів можна створювати поля що обчислюються.

Запит на видалення записів

Цей вид запитів служить для видалення групи записів бази даних, що задовольняють визначеним умовам. Звичайний запит можна перетворити в запит на видалення з допомогою команди Запрос/Удаление в режимі Конструктора запросов. При цьому в бланку запиту з'явиться рядок Удаление, де можна ввести умову для видалення записів (мал.. 4).

*

Мал. 11. Вид вікна запиту на видалення записів

 

У режимі Конструктора запросов необхідно вказати таблицю, у якій будуть проводитися видалення. Потім визначити критерії й обов'язково переглянути результати виконання запиту на вибірку.

Якщо, після виконання запиту, у результаті будуть присутні тільки записи, яки підлягають видаленню, варто перетворити створений запит у запит на видалення.

Видалення записів може привести до непередбачених результатів, у тому числі і до порушення цілісності бази даних, по наступних причинах:

· Таблиця є частиною відносини " один-ко-многим"

· Як умова забезпечення цілісності даних використана опція Каскадное удаление связанных полей.

· Наприклад, ви вирішили виключити деяких клієнтів і видалити відповідні записи з таблиці Клієнты. При цьому існує також таблиця Операции, що зв'язана з таблицею Клієнти, відношенням один – ко многим. Якщо для забезпечення цілісності даних обрана опція Каскадное удаление связанных полей, у результаті видалення записів про клієнтів будуть вилучені записи про їхні операції, тобто інформація про угоди!

· Якщо встановлена опція Каскадное удаление связанных полей і ви намагаєтеся видалити записи в режимі перегляду таблиці, то одержите попередження про можливе видалення даних в інших таблицях. А при використанні запитів на видалення ви не побачите попередження. MS Access видасть тільки інформацію про кількість записів, що видаляються, але нічого не скаже про каскадне видалення.

5.5. Запит на додавання записів

За допомогою запиту на додавання записів можна скопіювати обрані записи і помістити їх в іншу таблицю. Виконання запиту на додавання записів можна почати (також як і в інших запитах-діях) із запуску запиту-вибірки – для того, щоб переконатися, що ви копіюєте необхідні записи. У вікні діалогу, що відкривається, потрібно в поле Ім'я таблиці ім'я таблиці, до якої потрібно приєднати дані з результуючого набору записів запиту. Закриття діалогового вікна кнопкою ОК приводить до того, що Access додає в бланк запиту рядок Добавление (малюнок 5).

Мал. 5. Вид вікна запиту на додавання записів

У рядок Автоматическое добавление (чи вручну) вставляються імена тих полів цільової таблиці, що збігаються з іменами полів запиту.

Далі треба виконати запит. Для цього виконайте команду Запрос / Выполнить або клацніть по кнопці Выполнить на панелі інструментів. У спеціальному діалоговому вікні Access укаже скількох записів буде додано до цільової таблиці, і зажадає підтвердити виконання цієї операції.

Однак при переключенні на запит-вибірку і назад Access не зберігає відповідності імен полів. Так що якщо перед запуском відповідного запиту на додавання записів ви хочете виконати запит-вибірку, приходиться заново задавати відповідності імен двох таблиць.

Примітка. Додані помилково записи легко знаходяться і видаляються. Проте, можна заощадити час, якщо зробити резервну копію таблиці, у якій буде здійснюватися додавання записів.