Инвентаризация основных средств и отражение её результатов в учёте

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию основных средств.

Инвентаризация основных средств – способ проверки и документального подтверждения соответствия фактического наличия, технического состояния и использования основных средств организации данным бухгалтерского учёта.

В соответствии со статьёй 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчётном году, объекты, сроки их проведения, перечень имущества, проверяемые при каждой из них) определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда её проведение является обязательным, а именно: при передаче имущества в аренду, его купле – продаже;при реорганизации или ликвидации организации; перед составлением годовой бухгалтерской отчётности; при выявлении фактов хищения и (или) злоупотреблений, порчи имущества; в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обязательств; при смене руководителя организации и (или) материально – ответственных лиц; по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

Инвентаризация основных средств должна производиться не реже 1 раза в год, но не ранее 1 ноября отчётного года, а зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных средств – 1 раз в 2 – 3 года. Капитальные вложения целесообразнее инвентаризировать 1 раз в год, перед составлением годовых бухгалтерских отчётов и балансов, но не ранее 1 декабря отчётного года.

В целях устранения и минимизации ошибок, связанных с учетом и проведением инвентаризации, необходимо до начала инвентаризации проверить:

1) Наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета. Инвентарные карточки должны быть открыты на каждый инвентарный объект. В организации, имеющей небольшое количество основных средств, пообъектный учет может осуществляться в инвентарной книге. В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного пользования; способ начисления амортизации; индивидуальная характеристика объекта. Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается отдельный инвентарный номер. Присвоенный номер должен быть на нем обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесён краской или иным способом.

2) Наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости необходимо проверить наличие правильно оформленных документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов.

3) Наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду или на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Результаты инвентаризации в сельскохозяйственных организациях оформляются в Инвентаризационной описи основных средств (ф. № Инв.-1); рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (ф. № Инв.-2); незаконченного строительства (ф. № Инв.-7).

Опись составляется в 2 экземплярах: один передается руководителю организации, а второй остается у руководителя внутрихозяйственного подразделения, отвечающего за сохранность основных средств.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия обязана включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Неточности записей по объекту необходимо отразить в протоколе.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится с учетом рыночных цен, а она определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. В конце описи пишется установлены или нет расхождения с данными бухгалтерского учета.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и другое) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и отразить в описи фактическую стоимость объекта.

Одновременно в протоколе рабочая группа должна указать виновных в этом лиц и причины, по которым изменения не внесены в учётные регистры.Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия - изготовителя, года выпуска, назначения, мощности, количества, стоимости и т.д.

Недостача или порча основных средств относится за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи или порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются на финансовые результаты.

При отнесении недостачи на виновных лиц, определение размера причинённого вреда осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке определения размера причинённого государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003г. № 39169 (с изменениями и дополнениями, внесёнными постановлением вышеназванных органов от 29.03.2004г. № 47185):

1. по первоначальной (восстановительной) стоимости в соответствии с правилами переоценки стоимости основных средств на дату составления акта проверки (ревизии) о взыскании вреда за вычетом фактически произведенных амортизационных отчислений по данному имуществу;

2. в размере 10% первоначальной стоимости с учётом проведённых переоценок и корректировки на коэффициент изменения стоимости на дату составления акта проверки (ревизии), но не ниже ликвидационной стоимости в случае 100%-го начисления амортизационных отчислений.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и так далее одинаковой стоимости, поступившие в организацию одновременно, в инвентаризационных описях записываются по наименованиям с указанием их количества.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Данные инвентаризационных описей сверяют с данными бухгалтерского учёта и выявляют расхождения с учётными данными (излишки, недостача), составляя сличительные ведомости. К ним прилагаются письменные объяснения материального ответственных лиц. На основании объяснений комиссия принимает решения о порядке регулирования разницы между полученными данными инвентаризации и бухгалтерского учёта.

Результаты работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом подлежат отражению в бухгалтерском учёте и отчётности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчёте.

Выявленные при инвентаризации излишки основных средств в соответствии с решением руководителя приходуются на баланс организации по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, в учёте они отражаются бухгалтерской записью (данные бухгалтерские записи не отражались):

Дебет счёта 01 «Основные средства» Кредит счёта 91/1 «Прочие доходы».

При выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи составляют бухгалтерские проводки:

1. Дебет счёта 02 «Амортизация основных средств» субсчёт 1 «Амортизация основных средств»; Кредит счёта 01 «Основные средства» – на сумму списания начисленной амортизации;

2. Дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»; Кредит счёта 01 «Основные средства» – на сумму остаточной стоимости недостачи объекта основных средств;

3. Дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» субсчёт 2 «Расчёты по возмещению материального ущерба»; Кредит счётов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – отнесена сумма недостачи на материально ответственное лицо.